Modul SEPA-Lastschrift
Um auf den Bereich der SEPA-Lastschriften zugreifen zu können, benötigen Sie eine entsprechende Lizenz. Verfügen Sie über diese Lizenz, müssen Sie dem betreffenden Benutzer die folgenden Bereiche in den Programmberechtigungen freischalten:
- Faktur > Verarbeitung > SEPA Lastschriften
- Grundlagen > Unternehmen > Hausbanken
- Systemeinstellungen > Organisation > Organisationseinheiten
Zudem ist es erforderlich, dass der Benutzer auch Zugriff auf die Stammdaten der Kunden sowie die Stammdaten der Aufträge erhält.
Im ersten Schritt sollten Sie im Bereich Grundlagen > Unternehmen > Hausbanken die benötigten Hausbanken anlegen. Hierfür werden folgende Informationen benötigt:
- Name: Geben Sie den Namen der Bank ein.
- Name des Auftraggebers: Tragen Sie hier den Namen Ihres Unternehmens ein.
- CI – Gläubigeridentifikation: In Deutschland wird die Gläubiger-Identifikationsnummer von der Deutschen Bundesbank in Zusammenarbeit mit der Deutschen Kreditwirtschaft vergeben. Diese CI-Nummer ist eine eindeutige Kennung, die den Zahlungsempfänger im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahrens identifiziert.
- IBAN: Bitte geben Sie hier die IBAN ein.
- BIC: Tragen Sie hier den BIC ein.
Im Bereich der Hausbanken haben Sie zudem die Möglichkeit, die Vorlauffristen für die Berechnung des Fälligkeitsdatums (in Tagen) festzulegen. Dies gilt sowohl für erstmalige und einmalige Lastschriften also auch für wiederkehrende Lastschriften.
Im nächsten Schritt müssen Sie nun im Bereich der Systemeinstellungen > Organisation > Organisationseinheiten die entsprechenden Daten hinterlegen:
- Standardhausbank: vorher angelegte Hausbank hinterlegen.
Im Bereich SEPA die Firmendaten für:
- den Kontoinhaber.
- die IBAN.
- und die BIC.
TIPP: Wenn Sie die SEPA-Daten für Ihre Kunden im Bereich Stammdaten > Kunden verwalten, werden die gespeicherten Informationen automatisch auf alle zugehörigen Aufträge angewendet. Sollte es jedoch innerhalb der Aufträge eines Kunden unterschiedliche SEPA-Daten geben, müssen diese jeweils dem entsprechenden Auftrag zugeordnet werden.
Im letzten Schritt müssen Sie im Bereich der Stammdaten unter Kunden (oder Aufträge) die erforderlichen Informationen im Abschnitt Beleg für SEPA eingeben:
- Kontoinhaber: Bitte tragen Sie hier den Namen des Kontoinhabers des Kunden ein.
- IBAN: Geben Sie die IBAN des Kunden an.
- BIC: Hier sollten Sie die BIC des Kunden eingeben.
- Mandat / Datum des Mandats: Ein SEPA-Mandat ist die schriftliche Zustimmung des Kunden, die Ihnen erlaubt, Beträge von seinem Konto einzuziehen.
- Lastschrifttyp: Wählen Sie hier den gewünschten Lastschrifttyp aus.
- Lastschriftrhythmus: Bestimmen Sie den Rhythmus für die Lastschrift.
- Hausbank: Wählen Sie Ihre Hausbank aus.
HINWEIS: Erklärung der Lastschrifttypen:
- CORE-Lastschrift (normale Lastschrift): Die CORE-Lastschrift ähnelt in vielen Punkten der bekannten Einzugsermächtigung per Lastschrift. Das bedeutet: Der Kunden muss Ihnen eine Erlaubnis zum Einzug, das sogenannte SEPA-Basis-Lastschriftmandat, erteilen. Ebenfalls hat Ihr Kunde bei der CORE-Lastschrift ab dem Tag der Belastung acht Wochen Zeit, der Zahlung zu widersprechen. Was ebenfalls wichtig ist: Der Kunde ist vorab (in der Regel über eine Rechnung) über den Termin und die Höhe der Abbuchung zu informieren. Zudem müssen Sie der Zahlstelle der Lastschrift frühestens 14 Tage und spätestens 5 Tage vor Fälligkeit vorlegen.
- B2B – Firmenlastschrift: Diese Lastschrift wurde entwickelt für wiederkehrende Business-to-Business-Transaktionen. Hier es es notwendig, dass man das Bankkonto des Schuldners von seiner Bank autorisiert sowie der Zahlungspflichtige eine konkrete Einzugsermächtigung unterzeichnet. Die B2B-Lastschrift kann nicht mehr angefochten werden, sobald sie genehmigt und ausgeführt wurde.
- COR1 – Lastschrift mit verkürzten Einreichungsfristen: ist zurzeit ausschließlich für den nationalen Lastschrifteinzug innerhalb Deutschlands möglich. Die Vorlagefrist zur Vorlage der Lastschrift bei dem Kreditinstitut beträgt einheitlich einen Tag vor Fälligkeit.
Über die „Einstellungen“ im Bereich Faktur > Verarbeitung > SEPA Lastschriften müssen Sie nun die dort erforderlichen Voreinstellungen vornehmen. Dabei sollten Sie Folgendes beachten:
- Land: Wählen Sie das entsprechende Land aus.
- Version: Hier können Sie die benötigte XML-Version auswählen.
- Ausgabeverzeichnis: Legen Sie das gewünschte Laufwerk auf Ihrem Computer fest.
- Dateinamen: Bitte beachten Sie, dass die Länge des Dateinamens 31 Zeichen nicht überschreiten darf. Andernfalls werden die überzähligen Zeichen abgeschnitten.
HINWEIS: Um eine SEPA-Lastschriftdatei erstellen zu können, ist es erforderlich, dass die Belege im Bereich Faktur > Belegbearbeitung berechnet und verbucht werden.
Um die SEPA-Lastschriftdatei zu erstellen, navigieren Sie bitte zu dem Bereich Faktur > SEPA Lastschriften und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor:
- Hausbank: Wählen Sie hier die gewünschte Hausbank aus, über die Sie die Lastschriften abwickeln wollen.
- Zeitraum: Bestimmen Sie den den Zeitraum aus, in dem Sie die Lastschriften einziehen möchten. Hierbei wird das Rechnungsdatum zur Überprüfung herangezogen.
- Erstelldatum: Tragen Sie das Datum ein, an dem Sie die Datei erstellen.
- Einreichername: Geben Sie hier den Name des Einreichenden ein.
Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, müssen Sie lediglich den Button „Lastschriften erzeugen“ betätigen. Bei erfolgreicher Durchführung erhalten Sie eine Meldung, die bestätigt, dass die Erstellung Erzeugung der Lastschriften-Datei abgeschlossen ist, sowie eine Übersicht darüber, wie viele Lastschriften übernommen wurden. Im angegebenen Verzeichnis können haben Sie nun Zugriff auf die XML-Datei, die Sie im Rahmen des Lastschriftenverfahrens weiterverarbeiten können.
TIPP: Sie haben die Möglichkeit, eine bereits erstellte Lastschrift zurückzusetzen. Alle erzeugten Lastschriften werden angezeigt, sobald Sie auf „Lastschriften zurücksetzen“ klicken.
Darüber hinaus können Sie auch bereits erstellte Lastschriften erneut generieren. Dazu klicken Sie einfach auf „Lastschrifterzeugung wiederholen“ und wählen die entsprechende Zeile aus.
