Modul Dienstplanung

Zuallererst müssen Sie über ‚Stammdaten‘ > ‚Aufträge‘ > ‚Dienste‘ > ‚Schnellerfassung‘ den bereits angelegten Aufträgen Ihre entsprechenden Dienste anlegen.

Über die ‚Schnellerfassung‘ können Sie auf einem Blick alle grundlegenden Informationen zu dem Dienst hinterlegen:

• Nummer
• Bezeichnung des Dienstes
• Kurzform (bis zu zehn Zeichen)
• Beginndatum
• Enddatum (ggfs.)
• Tätigkeit
• Pausenzeitmodell

Weitere Eingabefelder:

• Anzahl der zeitgleich arbeitenden Mitarbeiter (wenn gewünscht aufgeschlüsselt nach weiblich und männlich)
• Arbeitszeit
• Pausenzeit
• Optionen des Pausenabzugs (Rechnung/Lohn)

Nach erfolgter Eintragung erscheint im unteren Bereich eine Tabelle, in der Sie die Eintragungen ergänzen können, zum Beispiel bei verschiedenen Dienstzeiten oder unterschiedlichen Mitarbeitervorgaben pro Tag. Der Feiertag muss immer separat angeklickt werden. Mit ‚Speichern‘ legen Sie den Dienst dann an. Für jeden weiteren Dienst starten Sie wieder die ‚Schnellerfassung‘ und legen den nächsten Dienst an.

Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen haben, können Sie nun mit einem Klick auf den Button ‚Dienstplanung‘ die Dienstplanung starten.

Im Planungsfenster haben Sie oben in der linken Ecke die Möglichkeit das Datum anpassen, mit den Pfeiltasten schnell das Datum anzupassen (von 1 Monat bis 3 Tage vor und zurück) und sich den aktuellen Monat anzeigen zu lassen. Ebenfalls können Sie durch Betätigen des roten Mülleimers den ‚Löschmodus aktivieren‘ und so einfach mehrere Dienste auf einmal löschen. Der Löschmodus muss danach wieder deaktiviert werden.

Im Reiter rechts können Sie zwischen Planung der Mitarbeiter, Aufträgen und Abwesenheiten wählen. Doppelklicken Sie, um die Auswahl im Planungsfenster anzuzeigen. Die Aufträge in der oberen Ansicht, die Mitarbeiter in der unteren.

Wenn Sie nun einen Dienst verplanen wollen:

• Wählen Sie zuerst den zu verplanenden Auftrag aus dem Menü auf der rechten Seite aus.
• Klicken Sie im Anschluss einmal auf den Dienst Ihrer Wahl im linken Bereich (blau markiert).
• Zuletzt führen Sie den Mauszeiger auf den gewünschten Tag (Spalte) zu einem Mitarbeiter (Zeile) und bestätigen mit der linken Maustaste.

Sofern dies noch nicht durch die Zuordnung beim Mitarbeiter geschehen ist, können Sie den zu verplanenden Mitarbeiter auch jederzeit zur Planung hinzufügen:

• Reiterauswahl ‚Mitarbeiter‘

Folgende Möglichkeiten haben Sie:

• Doppelklick
• Markieren und Klick auf ‚Auswahl‘

Im Planungsfenster haben Sie diverse Optionen der grafischen Darstellung des Planungsfeldes. Zum einen können Sie sich über die Auswahl (Horizontal / Vertikal) die Ansicht auf Ihrem Rechner verändern und zum anderen können Sie über die beide auf der linken Seite (bei den Auftrags- und bei der Mitarbeiterplanung) Ihre Einstellungen verändern. Hier zum Beispiel: Farbliche Darstellungen, Anzeige der Planungsvorgaben, Soll/Ist- oder Solldarstellung, Stundenlimits etc …

Einstellungsoptionen des Layouts:

• Aufträge im Layout speichern
• Datumsbereich im Layout speichern
• Speichermodus

• Ihr Auftraggeber meldet kurzfristig, dass ein zweiter Mitarbeiter benötigt wird (Sollvorgaben für einen Tag ändern).
• Die Dienstzeiten ändern sich (Sollvorgaben für einen Tag ändern).
• Ein Dienst fällt aus.
• Ein Mitarbeiter erkrankt oder fällt aus anderen Gründen während des Dienstes aus.
• Ein Mitarbeiter erkrankt vor dem Dienst, die Abwesenheit ‚Krank‘ soll die Dienstzeiten
  übernehmen (Lohnausfall).

Die Sollvorgaben für einen Tag ändern (Zeit und Mitarbeiter):

• Führen Sie den Mauszeiger auf den betroffenen Dienst und Tag.
• Wählen Sie „Eintrag bearbeiten“ aus.
• Anpassung nach Wunsch.
• Speichern durch Klick auf grünes Häkchen.

Optionen der Anpassung:

• Anzahl (Mitarbeiter).
• Beginn und Ende der Zeiten.
• Pausenabzug bei Verwendung von Disponic für Lohn und/oder Faktur.

Um auf die Tagesplanung zugreifen zu können, müssen Sie die Berechtigungen beim jeweiligen Benutzer oder der Benutzergruppe freischalten.

Alle Funktionen der Monatsplanung funktionieren auch in der Tagesplanung. Zwischen der Monats- und Tagesplanung ist eine Live-Datenübertragung eingerichtet. Das bedeutet, dass kein manuelles Update erforderlich ist.

Als Standardlayout ist die vertikale Ansicht eingestellt, diese können Sie jedoch wie gewohnt auf horizontal oder vertikal verändern.

Die angezeigten Mitarbeiter beziehen sich immer auf den ausgewählten Dienst. Beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter werden diese direkt auf den ausgewählten Dienst geplant. Per ‚Drag&Drop‘ lassen sich ein oder mehrere Mitarbeiter umplanen.

Siehe Modul Zeiterfassung im Handbuch.

Zeiten können von externen Programmen importiert werden (VDQ, EBS, „Stempeluhr“ etc.). Fragen hierzu werden Ihnen gerne von unserer DISPONIC-Hotline beantwortet.

Der Monatsabschluss kann gesetzt werden, indem Sie die Aufträge auswählen und das Schlosssymbol anklicken. Der Monatsabschluss dient dazu, dem Monat ein Ende zu setzen. Ohne dieses Tool besteht die Gefahr, dass ggfs. nachträglich noch Stunden verändert werden können. Dadurch kann ein Nachteil für Kunden und Mitarbeiter, aber auch für das eigene Unternehmen entstehen.

In den ‚Berechtigungen‘ (Systemeinstellungen) können Sie festlegen, wer einen Monatsabschluss ansetzen und wer ihn wieder öffnen kann. So kann man beispielsweise die Berechtigung für das Beenden eines Monats den Disponenten erteilen und das Öffnen eines Monats der Lohn bzw. der Fibu Abteilung.

Wenn Sie nachträglich Änderungen in der Planung durchführen wollen, muss der Auftrag durch einen Berechtigten wieder geöffnet werden.
Das Öffnen eines Auftrages erfolgt ähnlich wie beim Abschluss. Zunächst wird der betreffende Auftrag markiert, anschließend wird das Symbol des geöffneten Schlosses angeklickt.

Die Druckauswahl ist identisch mit der Druckauswahl in der Dienstplanung. Hier steht lediglich die Leistungsprüfung noch mit zur Auswahl. Wählen Sie den für Sie passenden Report aus. Anschließend werden die Parameter abgefragt, die für die Generierung des gewünschten Plans erforderlich sind.

Die erstellten Dienstpläne können Sie über mehrere Wege den Mitarbeitern zugänglich machen:

• In Papierform
• Per E-Mail
• In DISPONIC im Web

Für den Druck eines Dienstplanes und den Versand per E-Mail ist es erforderlich, dass Sie zunächst den Druck des gewünschten Planes auswählen und über die Druckvorschau öffnen.

Nun können Sie die gewünschten Parameter eingeben:

• Eingabe des Zeitraumes
• Auswahl des Mitarbeiters (Auswahlmöglichkeiten: einen einzelnen, alle oder nur bestimmte Mitarbeiter)
• Sortierung: ob nach Name oder Personalnummer sortiert werden soll
• alle Tage anzeigen: Anzeige der freien Tage
• Dienstbemerkungen anzeigen
• Pausenzeiten anzeigen
• Stundenaufteilung (Lohn) anzeigen
• Freitexte

Nachdem Sie alle für Sie wichtigen Parameter ausgewählt haben, können Sie über den Button ‚Bestätigen‘ den Dienstplan aufrufen.

Sobald die Pläne aufbereitet und die E-Mail Einstellungen vorhanden sind, erscheint der Button: ‚Sende Emails‘ (siehe oben). Wenn Sie darauf klicken, wird der E-Mail Versand gestartet und die Frage ‚Wurde der Report erfolgreich gedruckt?‘ erscheint.

Darstellung für den Mitarbeiter
Der Dienstplan im Web setzt die Lizenz ‚Dienstplan für Mitarbeiter im Web‘ voraus. Es wird kein gesonderter Versand benötigt. Die Planung erscheint beim Mitarbeiter, sobald die Synchronisierung zwischen DISPONIC Client und DISPONIC im Web abgeschlossen ist. Je nach Konfiguration von der DISPONIC Umgebung ist dies unmittelbar oder im 15-Minuten Takt der Fall.

Ansicht auf dem Desktop.

Ansicht von Ihrem Smartphone aus.
Die Dienste werden beim ersten Öffnen rot angezeigt. Blättern Sie im Zeitraum vor oder zurück, ändert sich die Schrift auf schwarz.

Siehe Stammdaten -> 4.1.9 Mitarbeitersperre

Sollten Sie über verschiedene Organisationseinheiten verfügen und Ihre Mitarbeiter werden in diesen eingesetzt, so können Sie mithilfe der Mitarbeiterausleihe die Mitarbeiter in mehreren Organisationseinheiten planen.

Der Ablauf der ‚Mitarbeiterausleihe‘ ist folgender:

1. Auswahl, welcher Mitarbeiter ausgeliehen werden soll.
2. Auswahl, wohin ausgeliehen wird.
3. Zeitraum der Leihe.
4. Mit ‚Speichern‘ bestätigen.

Grundsätzlich legen Sie die Basis der Einstellungen in den ‚Systemeinstellungen‘ unter ‚Web Portal‘ fest. Die Einrichtung für Mitarbeiter-, Kunden- und Auftrags- Zugänge befinden sich in den ‚Stammdaten‘.

Unter ‚Stammdaten‘ ‚Mitarbeiter‘ haben Sie 2 Optionen, Zugänge für Ihre Mitarbeiter zu erstellen.

1. Über die ‚Webeinstellungen‘ können Sie einzelnen Mitarbeitern Zugangsdaten und Berechtigungen erteilen.

Der Anmeldename wird automatisch generiert.

Die E-Mail Adresse kann ausgewählt werden, wenn Sie bei dem Mitarbeiter auch eine hinterlegt haben.

Das Passwort können Sie selbst erstellen, oder mit Klick auf das ‚+‘ ein Passwort generieren.

Wenn sie den Haken bei ‚Passwort bei erster Anmeldung ändern‘ setzen, dann muss der Mitarbeiter nach der ersten Anmeldung das Passwort ändern.

2. Haben Sie mehrere Mitarbeiter, die den Web-Zugang erhalten sollen, wählen Sie in der Menü-Leiste den Punkt ‚Serienmail neue Web Mitarbeiter‘ aus.

In dem nun geöffneten Fenster werden alle Mitarbeiter angezeigt, bei denen eine E-Mail Adresse hinterlegt ist und die noch nicht über einen Web-Zugang verfügen.Sie können entweder ‚alle selektieren‘, oder sich einzelne heraussuchen.

Ist in der aufgerufenen Mitarbeitergruppe ein Einsatzleiter, der über andere Berechtigungen verfügen soll, muss dieser hier ausgeklammert werden. Bearbeiten Sie daher solche Sonderfälle bevor Sie die Option Serienmail wählen. Mit Bestätigung durch Klick auf ‚OK‘ öffnet sich das E-Mail Fenster.

Die Empfänger-Zeile ist ausgeblendet, da diese ja bereits feststehen. Sie haben die Möglichkeit noch eine CC-Adresse einzufügen oder den Betreff zu ändern. Ebenso können Sie den vorgegebenen Text individuell anpassen.

Die Mitarbeiter erhalten dann mit Klick auf den Briefumschlag oben links, eine E-Mail mit ihrem Passwort für den Web-Zugang.

Ähnlich wie bei der Einrichtung des Web für Mitarbeiter ist das Vorgehen im Bereich der Kunden. Die Einstellung bezieht sich immer auf den in der Kundenliste blau unterlegten Datensatz. Sofern eine E-Mail Adresse vorhanden, ist diese in den Kundenstammdaten anzulegen, um – analog zu Mitarbeiter-Web – das Passwort automatisch versenden zu können.

Sie können steuern, ob Ihr Kunde die Namen Ihrer Mitarbeiter sehen darf und ob er die Freigabe für das Wachbuch hat. Nutzen Sie das Wächterkontrollsystem hat der Kunde automatisch auch die Möglichkeit, sich die Touren anzeigen zu lassen. Dies erspart Ihnen den allmonatlichen Versand von Berichten. Sie haben außerdem die Wahl, ein Passwort vorzugeben oder eines automatisch generieren zu lassen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf „OK“.

Der Kunde kann seinen Benutzern einen WEB Zugang erstellen. Diese Benutzer haben somit Zugriff auf den Dienstplan, Wachbuch, Tourdaten und Informationen.

Zuerst erstellen Sie einen Benutzer, indem Sie auf das ‚+‘ klicken. Befüllen Sie die Felder und speichern mit Klick auf das Häkchen. Zuletzt können Sie oben Rechts im Feld die Auftragszuordnung aufrufen.

Wählen Sie den gewünschten Auftrag und den Mitarbeiter. Mit Klick auf das Häkchen speichern Sie den Vorgang.

Das Fenster „Webfreigabe des Auftrags“ ist etwas weitläufiger, als bei den Webeinstellungen für Kunden. Sie haben in diesem Fenster diverse Felder, die je nach Lizenz zu bearbeiten sind.

Auftragsfreigabe: Geben Sie hier an, bis zu welchem Tag Ihre Mitarbeiter den Auftrag einsehen können soll.

Auftragszeiten/bei Zeiterfassung per NFC: Erfolgt in Ihrem Unternehmen die Zeiterfassung per NFC-Chip, können Sie hier einrichten, in welchem Zeitrahmen sich die Mitarbeiter zum Dienst ein- oder ausstempeln können. Dies gilt sowohl für Dienstbeginn, als auch Dienstende. (kommen/gehen)

Zeiterfassung durch externes System via Schnittstelle: In diesem Fall müssen die Felder im Bereich „Import“ gepflegt werden.

Soll ein globaler Auftragslogin greifen, den Sie bereits unter den Systemeinstellungen definiert haben, aktivieren Sie bitte hierfür unten rechts das Kontrollkästchen

Wunschplanung bis: Sollen Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich zu einem Dienst zu melden, so ist dies in die Wunschplanung. Geben Sie an dieser Stelle den Zeitraum frei. (sehr praktisch bei Veranstaltungen, für Aushilfen beispielsweise). Der globale Auftragslogin soll nicht gelten? – Dann nutzen Sie hier die Einrichtungsmöglichkeiten für Anmeldename und Passwort.

Ähnlich wie bei der Einrichtung des Web für Kunden ist das Vorgehen im Bereich der Subunternehmen. Die Einstellung bezieht sich immer auf den blau unterlegten
Datensatz. Sofern eine E-Mail Adresse vorhanden, ist diese in den Lieferantenstammdaten anzulegen.

In den Stammdaten der Mitarbeiter können Sie im Detailsfenster den Mitarbeiter einem Lieferanten zuordnen. Der Lieferant hat Zugriff auf den Dienstplan seiner Mitarbeiter.

Dies erspart Ihnen den allmonatlichen Versand von Berichten. Sie haben außerdem die Wahl, ein Passwort vorzugeben oder eines automatisch generieren zu lassen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf ‚OK‘.

Einstellungsoptionen der Auswertung:

• Zeige alle (Dienste eines Auftrages für den gesuchten Zeitraum)
• Zeige erfüllt (Was ist also vollständig verplant)
• Zeige nicht erfüllt (Wo sind die Planungslücken?)
• Zeige nicht erfüllt oder überbucht (jede Abweichung wird angezeigt)

In diesem Menüpunkt können Sie die durchschnittliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters darstellen. Dafür müssen Sie zunächst Ihre Berechnungen durchführen und den Durchschnittwert ermitteln. Anschließen können Sie oben rechts auf ‚Vorlage speichern‘ klicken. Die daraus erstellte Excel-Datei können Sie mit Ihren Daten / Berechnungen befüllen. Die ausgefüllte Datei können Sie wieder in DISPONIC importieren, indem Sie oben rechts auf ‚Datenimport‘ klicken.

Mithilfe dieser Funktion wird bspw. bei Planung von Urlaub die genaue Durschnittzeit genommen. Wenn Sie in der Planung den Mauszeiger auf den geplanten Tag führen, sehen Sie auch dort die genaue Stunden für den Urlaub.

Für die Module ‚Planung‘, ‚Betriebsrat‘, ‚Wächterkontrolle‘, ‚Ressourcenverfolgung‘, ‚Lohn‘, ‚Faktur‘, und ‚Statistik‘ gibt es das Tool ‚Auswertung‘. Die Auswertungen basieren auf der Funktionsweise von Pivot-Tabellen. Alle Auswertungen haben verschiedene Layouts, es können weitere Layouts individuell gestaltet und für alle Nutzer abgespeichert werden.

Die Spalten sind in allen Vorlagen unterschiedlich vorgegeben. Mit der Maus können Sie die gewünschten Spalten / Felder in die Tabelle als Spalte ziehen. Bei jeder Auswertung wird die Gestaltung des Drucks /Seitensortierung so eingerichtet, dass die erste Spalte auch zugleich die Seitensortierung definiert bzw. den Seitentitel benennt.

Die Menüzeile kurz erklärt:

• Auswertungsart: Hier haben Sie vorgegebene Auswahlmöglichkeiten festgelegter Layouts (in Verbindung mit der Auswahl ‚Layout‘).
• ‚Layout speichern‘: Wenn Sie sich eine Tabelle zusammengestellt haben und mit diesem zu einem anderen Zeitpunkt wieder arbeiten möchten.
• ‚Layout löschen‘: Wenn Sie ein zuvor gespeichertes Layout aus Ihrer Liste wieder dauerhaft entfernen möchten.
• ‚Filter entfernen‘: Entfernt alle gesetzten Filter (Sollte die Auswertung aus irgendeinem Grund nicht das gesuchte auswerfen, prüfen Sie, ob noch Filter aktiv sind!)
• Unter ‚Feldliste anzeigen‘ können Sie weitere Pivot-Felder in die Auswahl mit aufnehmen (sofern noch weitere vorhanden).

Wenn Sie zum Beispiel Kaufhausdetektive einsetzen, können Sie mithilfe der Lizenz: ‚Zugriffe‘ die Fälle in der Planung bzw. beim Dienst hinterlegen und anschließend eine Auswertung erstellen.

Die Anzahl der Fälle und den Warenwert können Sie in der Planung beim Dienst erfassen. Dafür klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Dienst und wählen ‚Bearbeiten‘ aus. Auf der linken Seite befindet sich das Feld (siehe Bild).

Der Personalkalender wurde bereits in den Stammdaten dargestellt. ‚Stammdaten‘ > ‚Mitarbeiter‘ > ‚Personalkalender‘.

Die Abwesenheitskonten der Mitarbeiter werden in einer Tabellenansicht angezeigt. Hier sehen Sie übersichtlich den aktuellen Status jedes Mitarbeiters.

Die ‚Übersicht Abwesenheitskonten‘ bietet Ihnen einen schnellen Überblick über abwesende Mitarbeiter in tabellarischer Ansicht. In der oberen linken Ecke können Sie zunächst das entsprechende Jahr und dann die entsprechenden Abwesenheiten auswählen. Im Detailfenster können beispielsweise Mitarbeitern gefiltert werden. Nachfolgend sehen Sie das Ergebnis Ihrer Auswahl.

Auf der rechten Seite vom ‚Aktualisierung‘ – Button befinden sich die Einstellungsmöglichkeiten. Hier können Sie festlegen, ab welcher Anzahl und in welcher Farbe die farbliche Kennzeichnung in der Übersicht verändern werden sollen.

Sehen Sie hierzu Modul Antrittskontrolle des Handbuches.