2. Systemeinstellungen

Im Menüpunkt ,Organisation‘ können Sie Ihre gesamte Unternehmensstruktur in DISPONIC abbilden und hierarchisch nach Organisationsbereichen organisieren.

Zunächst legen Sie im ,Organisationstyp‘ die gewünschten Optionen an (zum Beispiel: Firma, Niederlassung, Abteilung usw.). Diese Anlage ist für die Zuordnung des Typs in den Organisationseinheiten wichtig.

In den ,Organisationseinheiten‘ legen Sie die notwendigen Elemente an und definieren daraus die gewünschte Hierarchie. Eine Organisationseinheit, die einer anderen unter-/- übergeordnet sein soll, müssen Sie mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen.

Im Detailfenster auf der rechten Seite können Sie die gewünschten Daten eingeben. Die Felder Bezeichnung und Kurzform dienen der Identifizierung der Organisationseinheit. Den Typen weisen Sie zu, um die angelegte Organisationseinheit zu kategorisieren und hierarchisch anzuordnen. Das Feld Kalender ist ebenso wichtig zuzuweisen, insbesondere dann, wenn Sie Standorte in verschiedenen Bundesländern haben.

Der Kalender kann sich von Organisationseinheit zu Organisationseinheit aufgrund ggfs. unterschiedlicher Bundesländer und damit unterschiedlicher Feiertage unterscheiden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, für jede Organisationseinheit ein Logo zu hinterlegen. Es erscheint dann als Arbeitshintergrund in DISPONIC. Hinterlegen Sie hier auch Ihre E-Mail-Adresse, die der Organisationseinheit zugewiesen werden soll.

Unter dem Reiter ‚Belege‘ richten Sie die grundsätzlichen Daten für die Faktur der jeweiligen Organisationseinheit ein.

Hier können Sie den (bereits eingerichteten) Rechnungsreport speichern, damit Sie bei der Rechnungsbearbeitung nicht immer wieder den richtigen Rechnungsreport auswählen müssen.

Das gleiche gilt für den Rest der Felder. Alles, was hier eingegeben wird, erspart Ihnen viel Arbeit an anderen Stellen – immer innerhalb der jeweiligen Organisationseinheit.

Unter dem Reiter ‚Kontaktdaten‘ werden die grundsätzlichen Daten der Organisationseinheit eingepflegt. Eine zentrale Rufnummer, E-Mail-Adresse, Website , falls genutzt auch den Skype Account.

Eine Eingliederung der Organisationseinheiten ist in vielerlei Hinsicht sinnvoll. Einstellungen können Sie individuell oder global einrichten. Darüber hinaus können Sie die Benutzerzugriffsrechte auf einzelne Organisationseinheiten beschränken. Es besteht auch die Möglichkeit, beispielsweise alle relevanten Einstellungen für die oberste Ebene der Organisation, hier für die Zentrale Mustermann, vorzunehmen und festzulegen, für welche untergeordnete Organisationseinheiten sie gelten. So können Sie beispielsweise den DISPONIC-Benutzern in den betreffenden Organisationseinheiten die Berechtigung für Einstellungen entziehen, wodurch diese Nutzer nur über Rücksprache mit Ihrer Zentrale Änderungen vornehmen können.

Im Menüpunkt ,Benutzerverwaltung‘ legen Sie alle wichtigen Daten für die Benutzer im DISPONIC an.

Im Bereich der ,Benutzergruppen‘ legen Sie alle Gruppen an, welche Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Anschließend können Sie diese im Bereich ‚Benutzer‘ wieder verwenden. Die Erstellung von Benutzergruppen ermöglicht die einmalige Zuweisung von Programmberechtigungen an einzelne Benutzergruppen, wie z.B. Systemadministratoren, Disponenten, Einsatzleiter, Lohn- und/oder Faktur-Abteilung.

Nachdem Sie die entsprechenden Benutzergruppen erstellt haben, können Sie über den Button ‚Programmberechtigungen‘ übergeordnet Zugriffsrechte festlegen. Hier können Sie die Berechtigungen vollständig konfigurieren, indem Sie auf ‚Vollzugriff‘ gehen, Sie können aber beispielsweise auch nur ‚Leserechte‘ oder auch ‚Kein Zugriff‘ vergeben. Diese Eingaben können auch in den jeweils untergeordneten Reitern vergeben werden.

Nachdem Sie die ,Benutzergruppen‘ erstellt haben, können Sie im Bereich ‚Benutzer‘ alle mit DISPONIC arbeitenden Benutzer anlegen.

Hierzu müssen die Felder auf der rechten Seite im Detailfenster entsprechend ausgefüllt werden und für den Benutzer kann eine entsprechende Benutzergruppe hinterlegen werden.

Das Auswahlfeld ‚Login-Sperre‘ erfüllt den Zweck, einen bestimmten Benutzer für eine vordefinierte Zeit (15 Minuten bis 4 Stunden) vom Login in DISPONIC auszuschließen bzw. die Sperre wieder aufzuheben.

Über die Schaltfläche ‚mehrfacher Login‘ können Sie festlegen, ob sich ein Benutzer mehr als einmal im DISPONIC anmelden darf. Beachten Sie, dass der Benutzer mit unnötigen Anmeldungen auf weitere Lizenzen zugreifen kann.

Darüber hinaus kann auch das Bild des Benutzers hinzufügen. Klicken Sie hierfür doppelt in das Feld ‚Bild‘.

Ebenfalls können Sie entscheiden, ob der Benutzer beim Start von DISPONIC das Dashboard angezeigt haben soll oder nicht. Sie können dies steuern, indem Sie in den Grundeinstellungen ‚Dashboard‘ an- oder abwählen.

Hier können Sie das Updateverhalten für jeden Benutzer einstellen.

Nach dem Speichern des erstellten Benutzers werden Sie automatisch zu den Kontoeinstellungen weitergeleitet, um ein Passwort für den angegebenen Benutzer festzulegen. Selbstverständlich können Sie auch jederzeit den Button Kontoeinstellung öffnen und bei Bedarf das Passwort ändern.

Die geforderte Stärke von Passwörtern ist in den Anwendungseinstellungen in 6 Stufen von SEHR SCHWACH bis SEHR STARK konfigurierbar. Folgende Kriterien tragen zur Erhöhung der Passwortsicherheit bei: Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen, so wie die Verwendung von Sonderzeichen und eine Mindestlänge von 8 Zeichen. Passwörter mit weniger als 6 Zeichen werden generell als SEHR SCHWACH eingestuft.

Ebenfalls können Sie eine Signatur des Benutzers eingeben. Sie können darauf zugreifen, indem Sie auf den Pfeil rechts klicken. Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster.

Im Menüpunkt ‚Organisationszugriff‘ können Sie dem Benutzer nun die Zugriffsrechte für einzelne Organisationseinheiten festlegen oder entziehen.

Sie haben dem Benutzer bei der Anlage bereits seine ,Benutzergruppe‘ hinterlegt. Über die Programmberechtigungen können Sie die Berechtigungen des Benutzer jedoch noch weiter individuell anpassen.

Berechtigungen können weiträumig verteilt werden. Ebenso können Sie andere Zugriffsrechte für eine Benutzergruppe einschränken.

Dieses Benutzergruppierungen dienen dazu, bestehende Aufträge und Mitarbeiter für einen oder mehrere Benutzer zu gruppieren. Dadurch hat dieser Benutzer nur Zugriff auf diese Aufträge und Mitarbeiter.

Geben Sie Ihrer ,Benutzergruppe‘ zunächst einen Namen.

Ordnen Sie dann den ,Benutzer‘ der Benutzergruppe zu.

Im nächsten Schritt müssen Sie dann festlegen, welcher Auftrag verwaltet werden soll.

Im letzten Schritt müssen Sie dann die Mitarbeiter zuordnen, welche zu diesem Auftrag gehören.

Hier können Sie sehen, wann welcher Benutzer in DISPONIC angemeldet ist/war. Sie können ebenfalls das Datum und die Uhrzeit sehen, zu wann die An- und Abmeldung stattgefunden hat. Die DISPONIC Version mit der die Anmeldung vorgenommen wurde befindet sich ebenfalls in der Tabelle.

DISPONIC ist ein lizenzbasiertes Programm. Die Anzahl der Nutzer in Ihrer Firma ist unbeschränkt. Jedoch können zeitgleich nur so viele in einem Modul arbeiten, wie Lizenzen freigeschaltet wurden. Haben Sie also drei Planungslizenzen, können drei Nutzer zeitgleich in der Planung arbeiten. Ein Modul wird dann verwendet, wenn der jeweilige Menüreiter ‚Planung‘/‚Lohn‘ etc. aufgerufen wurde. Wenn beispielsweise ein Nutzer gerade Mittagspause macht und sich nicht abgemeldet bzw. das Modul verlassen hat, können Sie den Nutzer über den Button ‚Benutzer abmelden‘ abmelden. Damit wird dann diese eine Lizenz wieder für andere Benutzer freigegeben.

Im Bereich des Reportings stehen Ihnen eine Reihe von Druckvorlagen zur Verfügung:

• Standardisierte Rechnungsreports
• Dienstpläne
• Listen aller möglichen Art

Die ‚Einstellungen‘ dienen zum einen lokal, dem Benutzer (E-Mail), und zum anderen hinsichtlich der ‚Nummernkreise‘ und des ‚Web-Portals‘ global in Bezug auf die Arbeit mit DISPONIC.

Wenn Sie Outlook verwenden, reicht es aus, wenn Sie auf der rechten Seite den Haken setzen. Andernfalls müssen Sie die Felder links ausfüllen. Hierbei ist entscheidend, welcher Port freigegeben werden muss, und ob eine SSL Verschlüsselung erfolgt. Bitte geben Sie an dieser Stelle auch den Benutzernamen und das Passwort ihres E-Mail-Kontos ein.

Wir empfehlen stets eine Absender-Mail-Adresse und eine ‚CC‘ Adresse zu hinterlegen, sofern Sie über SMTP arbeiten. Wird Outlook genutzt, ist immer der angemeldete WINDOWS User der Absender. Im unteren Block besteht die Möglichkeit fixe Texte und Ihre Signatur zu hinterlegen.

Zur Kontrolle, ob Sie die Einstellungen korrekt vorgenommen haben, ist im untersten Bereich ein Feld für eine Test-E-Mailadresse. Dieses Feld ausfüllen und auf das Briefumschlag-Symbol mit grünem Pfeil klicken. Nach einigen Sekunden sollte diese Mail-Adresse einen Posteingang von DISPONIC zu verzeichnen haben.

In diesem Bereich können Sie Nummernkreise für unterschiedliche Zwecke definieren (z.B. Personalnummern, Kundennummer, Aufträge, Rechnungen, etc.). In den Feldern Präfix und Suffix können Sie Zeichen angeben, die automatisch vor oder nach der Nummer eingefügt werden. Im Feld ‚Schrittweise‘ geben Sie an, in welchen Schritten hochgezählt werden soll.

Mit der Option ‚Änderbar‘ können Sie festlegen, ob die Nummern beim Erstellen noch manuell bearbeitet werden dürfen.

Wenn freie Nummern aufgefüllt werden sollen, wählen Sie das Kästchen ‚Lücken auffüllen‘ aus.

• Alle Einsatzpläne für alle Aufträge freigeben bis:
  Haken Sie dies an, öffnet sich ein Datum-Feld. Hier tragen Sie ein, bis wann alle Web-Relevanten Aufträge für die Mitarbeiter einzusehen sind. Ist kein Datum festgelegt, können alle geplanten Dienstpläne durch den Mitarbeiter eingesehen werden.
• Bemerkung bei Zeiterfassung notwendig:
  In diesem Fall (Modul Zeiterfassung) müssen Mitarbeiter noch eine Notiz hinzufügen.
• Mitarbeitername bei Kunden anzeigen:
  Wenn Ihre Auftraggeber einen Web-Zugang erhalten, können Sie die Anonymisierung der MA-Namen steuern (Modul: Auftrag).
• Explizite Lesebestätigung der Dienste in:
  Angabe der Tage die im Voraus bestätigt werden können (Mitarbeiter müssen aktiv einen Haken betätigen um einen Dienst als ‚gesehen‘ zu bestätigen).
• E-Mails für Passwortvergabe automatisch versenden:
  In den Stammdaten ‚Mitarbeiter‘ werden die Passwörter versandt, sobald Sie hier die Web- Einstellungen schließen.
• Erlaubnis im Dienstplan die Mitarbeiter zu tauschen:
  NUR für Einsatzleiter (gesondertes Modul ‚Einsatzleiter‘).
• Erlaubnis für Einsatz-/Objektleiter die Zeiten für Termine der anderen Mitarbeiter einzugeben:
  Beispielsweise bei Veranstaltungen o.ä. (gesondertes Modul)
• Anzahl Minuten vor denen ein Mitarbeiter seinen Dienst gesehen haben muss:
  Sie erhalten zwar keine Erinnerung, dafür wird der Dienst in der Dienstplanung so lange rot angezeigt, bis der Mitarbeiter seinen Dienstplan gesehen hat.
• Anzahl Tage bei denen die Dienste in DISPONIC Web rückwirkend geändert werden dürfen:
  Sollte der Mitarbeiter mal länger arbeiten und seine Zeiten nicht sofort melden, können Sie dem Mitarbeiter beispielsweise eine Frist setzen für die Abgabe der Dienstzeiten, damit diese auch rückwirkend eingetragen werden können.

Im Reiter ,Anmeldename‘ legen Sie fest, wie sich der Benutzer (Kunde / Mitarbeiter) in Ihrem Webportal anmelden soll. Wählen Sie die gewünschte Methode aus, indem Sie das Kontrollkästchen mit der Maus markieren. Bestätigen Sie die Änderung durch Speichern.

Hier können Sie die Passworteinstellungen festlegen, die Benutzer selbst festlegen können. Es wird empfohlen, eine Kombination aus Zahlen, Zeichen und Buchstaben zu verwenden. Die Mindestlänge muss vier Zeichen betragen. Sie haben auch die Möglichkeit, ein Ablaufdatum für das erste Passwort und alle weiteren Passwörter festzulegen.

Die Felder ‚Kommen‘ und ‚Gehen‘ auf der linken Seite beziehen sich auf die DISPONIC-eigene Zeiterfassung mittels NFC-Chip. Sie können die Zeiträume festlegen, in denen sich die Mitarbeiter zum Dienst ein- oder ausstempeln können. Wenn jemand seinen Dienst eine Stunde früher antritt, können Sie dies hier als ‚Sehr früh‘ einstellen. Das Gleiche gilt für ‚Gehen‘. Anhand des Zeitfensters legen Sie fest, was möglich sein soll.

Richten Sie einheitliche Anmeldenamen und zugehörige Passwörter ein.

Bei Aktivierung des Feldes ‚Nur bestimmte Aufträge berücksichtigen‘, müssen Sie die Aufträge, deren Zeiterfassung hierüber abgewickelt werden soll, in den ,Stammdaten‘ freigeben (> ‚Aufträge‘ > ‚Einstellungen für Web Aufträge‘). Die Mitarbeiter können sich zum Dienst anmelden.

Der Bereich ‚Import‘ betrifft einen externen Zeitimport, der nicht über DISPONIC stattfindet. Für Fragen, ob ggf. Ihr vorhandenes System kompatibel ist, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline. Die Zeiten können gerundet werden, oder exakt übernommen werden. Die weiteren Parameter hierzu legen Sie ebenfalls fest.

Um den Mitarbeitern eine SMS senden zu können, benötigen Sie einen Account des Anbieters ,Twillio‘. Diese Daten geben Sie in diesem Menüpunkt ein. Sollten Sie die Schaltfläche in Ihrer Ansicht haben, müssen Sie die Programmberechtigungen überarbeiten: ,Systemeinstellungen‘ > ,Einstellungen‘ > ,SMS Einstellungen‘ > auf ,Vollzugriff‘ stellen. Nach einem Neustart steht Ihnen die Schaltfläche zur Verfügung.

Anstellungsorte:

Ohne die Festlegung von Haupt- und Nebenanstellungsorte können Sie keine Fahrtauslagen ermitteln. Es muss für die betreffenden Mitarbeiter wenigstens ein Hauptanstellungsort zugewiesen sein. Die Anstellungsorte können mit ‚Von-Bis‘ in einen zeitlichen Bezug gestellt werden.

Google API hinterlegen -> ‚Systemeinstellungen‘, Auswahl: ‚Anwendungseinstellungen‘

• Adressen hinterlegen Mitarbeiter / Kunden (Stammdaten)
• Lohnart hinterlegen (Lohnübergabe Mengen)
• Abrechnungsmodell hinterlegen (Wert-Typ: Spesix / Lohnart: Spesix)
• Dienst planen
• Berechnen über Lohn
• Auswertung über Lohn

Sobald Sie die Vorbereitungen zur Berechnung der Wegstrecken abgeschlossen haben, können Sie die Berechnung unter Lohn starten. Die Adressen, welche beim Auftrag und beim Mitarbeiter eingegeben wurden, werden mit ‚Google Maps‘ aufgearbeitet.

Prüfen Sie vorab, ob die Geodaten mit Google aufgearbeitet wurden. Dies sehen Sie durch Nachschau unter ‚Systemeinstellungen‘ > ‚Geodaten‘ > ‚Adressen‘. Alle aufgearbeiteten Adressen erscheinen in der Übersicht grün markiert.

Ist eine Wegstrecke zu den von Ihnen berechneten Strecken zu lang, können Sie diese anhand manueller Änderung in der Spalte ‚Distanz‘ anpassen.

Zum Berechnen wechseln Sie nun zum Menüpunkt ‚Lohn‘. Unter dem Untermenü ‚Verarbeitung‘ wählen Sie den Punkt ‚Berechnen‘ aus.

Ihnen wird nun die Kalkulationsmaske angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und bestätigen Sie mit ‚Kalkulation ausführen‘. Das berechnete Ergebnis können Sie sich unter dem Punkt ‚Auswertung‘ anzeigen lassen.

Sollte Ihnen das gewünschte Ergebnis nicht angezeigt werden, prüfen Sie zunächst ob Filter aktiviert sind. Dies erkennen Sie im Bild unten links oder in der Menüleiste der Auswertungen.

Abhängig davon, welche Berechtigungen Sie dem Benutzer zugewiesen haben, werden dem Benutzer hier unterschiedliche Felder angezeigt. Die neueste Benutzerberechtigungen ermöglichen die Erstellung sogenannte ‚Zusatzfelder‘ (siehe Punkt 2.6.5). Hierzu müssen Sie dem jeweiligen Benutzer aber erst die Berechtigungen wie folgt freischalten: ‚Systemeinstellungen‘ -> ‚Benutzer‘ -> (betreffenden Benutzer markieren) ‚Programmberechtigungen‘ -> ‚Werkzeuge‘ -> ‚Zusatzfelder‘ auf ‚Vollzugriff‘ setzen.

Nach einem Neustart von DISPONIC erscheint das zuvor freigeschaltete Zusatzfeld dann im Menü.

Im Menüpunkt ‚Anwendungseinstellungen‘ können Sie globale Einstellungen in DISPONIC konfigurieren, auf die bestenfalls nur der Administrator zugreifen kann.

Neben der Einstellung der Farbe für Warnungen, könne Sie hier auch die Zeiträume für Ablaufwarnungen definieren. Ebenso können Sie zum Beispiel Karteneinstellungen, Länge und Gültigkeitsdauer von Passwörtern, Qualifikations- und Austrittswarnungen bestimmen. Darüber hinaus können sie definieren, ob an einem Objekt mehrfach zeitgleich geplant werden darf oder auch wie groß der Zeitraum sein soll, den verbundene Dienste darstellen sollen. An dieser Stelle können Sie auch das Bewacherregister aktivieren.

Die Wartungsfunktionen sind eine Zusammenstellung von Funktionen, welche nicht ohne Absprache mit der Hotline ausgeführt werden sollten, da Sie stark in den Betrieb der Anwendung eingreifen können. Durchgeführte Änderungen können nicht mehr Rückgängig gemacht werden!

In den Wartungsfunktionen können Sie unter anderem:

Benutzerdefinierte Layouts zurücksetzen

Entfernt alle Fensterbezogenen-Layouts aller Benutzer in DISPONIC. Voreingestellte Werte, benannte Layouts oder Auswertungen sind davon nicht betroffen.

Daten aktualisieren

Lädt alle Informationen zu Modulen, Funktionen und Auswertungen neu in die Datenbank. Dieser Vorgang forciert eine Aktualisierung der Benutzerrechte!

Größe der Bilder anpassen

So wohl im Mitarbeiterstamm als auch im Wachbuch können die Bildgrößen nachträglich herunterskaliert werden um Platz zu sparen. Bilder werden meistens auf eine maximale Seitenlänge von 1024 Pixel in der Anwendung gespeichert. Vorschaubilder für den Mitarbeiterstamm mit einer wesentlich kleineren Auflösung werden ebenfalls erzeugt. Im Einzelfall kann es jedoch vorkommen, dass beim Abspeichern eine Skalierung nicht erfolgreich ist. Wird diese Funktion ausgeführt, können Bilder nachträglich auf eine kleinere Größe skaliert werden und damit erheblich den Speicherbedarf verringern.

Abwesenheitskonten initialisieren

Abwesenheitskonten können im Voraus für weitere Jahre fortgeführt werden.

RichText-Formatierung von Rechnungspositionen entfernen

Belege und Positionstexte enthalten u.U. Formatierungen, welche aber nicht beim Druck des Belegs berücksichtigt werden. Maßgeblich hierfür ist die Deaktivierung der Einstellung in den Anwendungseinstellung [Rechnungsdruck/Angebotsdruck] –> [RTF /Rich Text Format) zulassen].

Benchmark

Den Benchmark-Test kann bei der Ermittlung von Engpässen in der Infrastruktur herangezogen werden. Hierbei werden die Geschwindigkeit von Client, Server und der Datenverbindung zwischen diesen beiden System getestet.

Warnmeldung aussetzen

Der Betrieb von DISPONIC wird nur für Betriebssysteme unterstützt, welche von Microsoft auch noch eine Softwarewartung erhalten. Wird die Anwendung auf einem nicht mehr unterstützten Betriebssystem ausgeführt, erscheint beim Start von DISPONIC eine Warnmeldung. Um Administratoren eine Migration zu erleichtern, können diese Meldungen immer jeweils für 100 Tage deaktiviert werden. Ein Betrieb auf einem von Microsoft nicht mehr unterstützten Betriebssystem kann nicht gewährleistet und unterstützt werden!

Über die Logdateien kann sich der Support ggf. Informationen ziehen.

Sofern Sie einen Com-Server/DISPONIC-Web nutzen, sind hier die letzten Synchronisationszeiten ersichtlich.

Für die Bereiche Mitarbeiter, Kunde, Lieferant, Auftrag, Benutzer und Schicht können Sie beliebig viele zusätzliche Felder anlegen, individuell eingestellt und in der gewünschten Reihenfolge angeordnet. Der Feldname dient dabei lediglich der technischen Identifizierung und wird nicht weiter angezeigt. Die Benutzer sehen das Feld unter dem Anzeigename.

Für die optimale Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse stehen Ihnen sechs Arten von Feldern zur Verfügung:

• „Wahr/Falsch“ für die einfache Auswahl mittels Checkbox
• „Datum“ für die Auswahl im Format DD.TT.YYYY
• „Dezimalzahl“ für die Auswahl als Zahl mit Kommastelle
• „Ganzzahl“ für die Auswahl als Zahl ohne Kommastelle
• „Text Mehrzeilig“ für die Auswahl als Textblock
• „Text“ für die Auswahl als einzeiliger Text

Sind für den jeweiligen Bereich Zusatzfelder definiert, erscheinen diese unter dem Reiter ,Zusatz‘ und können dort befüllt werden. Diese Felder können auch als Spalte über die Spaltenauswahl in die Listenansicht gezogen werden.