Modul Zeiterfassung

Für den Zugang zum Bereich Zeiterfassung ist eine Lizenz erforderlich. Wenn Sie über diese Lizenz verfügen, müssen Sie dem entsprechenden Benutzer über die Programmberechtigungen den Bereich Zeiterfassung freischalten. Nach dem Neustart ist das Modul Zeiterfassung im Bereich der Planung sichtbar und es können die Eingaben vorgenommen werden.

Für manuelle Zeiterfassung und Zeiterfassung mit Geofencing benötigen Mitarbeiter eine Freigabe in ihren Webeinstellungen. Diese finden Sie im Stammdaten > Mitarbeiter > Einstellungen für Web Aufträge.

Für die Zeiterfassung mit NFC müssen wird keine Freigabe in den Webeinstellungen der Mitarbeiter benötigt. Stattdessen müssen für die Mitarbeiter jeweils NFC Chips oder Ausweise aktiviert werden. Eine Beschreibung dazu finden Sie unter „Zeiterfassung mit NFC“.

Mitarbeiter können im WEB die Zeiten manuell erfassen.

Voraussetzungen:

• Mitarbeiter hat die Zeiterfassung in den Freigaben unter Webeinstellungen für Mitarbeiter.
• Auftrag ist in den Webeinstellungen für Aufträge freigegeben oder es gibt eine generelle Freigabe für alle Aufträge im Web Portal.
• Der Dienst muss begonnen sein, damit man die Zeit erfassen kann, d. h. die Beginn-Uhrzeit muss überschritten sein.

Manuell Zeiten erfassen – schrittweise erklärt:

Im Dienstplan klickt man zuerst auf den gewünschten Dienst. Wenn dieser begonnen hat, erscheint ein Stift-Symbol.

1. Das Stift-Symbol anklicken.
2. Beginn- und Endzeiten des Dienstes eintragen.
3. Wenn eine Pause gemacht wurde, Pause anhaken und Beginn- und Endzeit der Pause eintragen.
4. Falls gewünscht: eine Anmerkung eintragen.
5. Eintragungen übernehmen und speichern.

Beispiel 1: manuelle Zeiterfassung im WEB

Die Eingaben können eingesehen und kontrolliert werden. Falls es Abweichungen zur Planzeit gibt, werden die eingetragenen Zeiten aufgezeigt:

Beispiel 2: manuelle Zeiterfassung in der mobilen Ansicht

Die Eingaben können eingesehen und kontrolliert werden:

Bei der Zeiterfassung mit Geofencing wird der Standort des Mitarbeiters geortet. Wenn der Mitarbeiter sich im vordefinierten Radius befindet, kann er sich einstempeln.

Voraussetzungen:

• Mitarbeiter hat die Zeiterfassung in den Freigaben unter Webeinstellungen für Mitarbeiter.
• Auftrag ist in den Webeinstellungen für Aufträge freigegeben oder es gibt eine generelle Freigabe für alle Aufträge im Web Portal.
• Geofencing ist für den Auftrag aktiviert und entsprechende Adress- oder Standortdaten sind hinterlegt.
• Mitarbeiter hat die Standort-Option an seinem Gerät (z. B. Smartphone) aktiviert.

Unter Kontaktdaten im Auftrag klicken Sie zunächst auf Anschrift bearbeiten. Weiter unten befindet sich die Felder zum Befüllen.

Setzen Sie den Haken bei Aktiviere Geofencing Zeiterfassung. Mit dem Regler können Sie die Ungenauigkeit, d. h. den Radius angeben. Denn die Ortung ist meist nicht genau und kann abweichen.

Wenn Sie den Radius manuell anpassen wollen, ist das über das Feld „von Adresse abweichender Standort“ möglich. Wenn Sie hier den Haken setzen, können Sie die Karte über den Button rechts öffnen, und mit Doppelklick den neuen Radius bestimmen.

Zeiten mit Geofencing erfassen – schrittweise erklärt:

1. Öffnen der Zeiterfassung über das Menü.
2. Es erfolgt eine Prüfung, ob es Dienste mit aktiviertem Geofencing im aktuellen Zeitraum gibt. Wenn es einen Dienst gibt, erfolgt gleich Schritt 3. Ansonsten wird angezeigt,
   a) wenn keine Dienste gefunden werden.
   b) wenn mehrere Dienste gefunden werden. Dann muss man den gewünschten erst auswählen.
   c) wenn ein Dienst gefunden wird, aber die Zeiterfassung mit Geofencing für den Auftrag nicht aktiviert ist.
3. Nach erfolgter Standortprüfung wird die Zeiterfassung für den Dienst wird geöffnet und zeigt den eigenen Standort und den des Objekts unten in einer Karte.
4. Kommen oder Gehen kann über die Buttons gestempelt werden, sofern man innerhalb der für den Auftrag definierten Zeiten liegt und sich im definierten Radius befindet.
5. Die Zeit wird gegen die eingestellten Auftragszeiten geprüft und je nach Einstellung möglicherweise gerundet. Es erfolgt eine Meldung, welche Zeit gestempelt wird.
6. Wurde Kommen bereits gestempelt, ist wird die erfasste Zeit angezeigt und der Kommen-Button ist ausgegraut, so dass nur noch Gehen gestempelt werden kann. Es können bei der Zeiterfassung mit Geofencing keine Pausen gestempelt werden.

Mitarbeiter können sich mit ihrem NFC Chip oder NFC Ausweis zum Dienst anmelden.

Voraussetzungen:

• Auftrag ist in den Webeinstellungen für Aufträge freigegeben oder es gibt eine generelle Freigabe für alle Aufträge im Web Portal.
• Es muss entweder ein Auftrags Login (in Einstellungen für Web Aufträge) oder ein globaler Auftrags Login (im Webportal) vorhanden sein
• Mitarbeiter besitzt einen aktivierten NFC Chip oder NFC Dienstausweis.
• Es muss ein Gerät mit der im Auftrag eingeloggten DISPONIC APP vorhanden sein, woran die Mitarbeiter ihren Chip oder Ausweis halten können.

Erstellung eines Auftrags Login:

Globaler Login (für alle Aufträge): Systemeinstellungen > Web Portal

Auftrags Login (für einen spezifischen Auftrag): Stammdaten > Aufträge > Einstellungen für Web Aufträge

Empfohlen zur Verwaltung der Dienstausweise:

Sie können in DISPONIC Dienstausweise mit einer individuellen Nummer anlegen. Dies können Sie unter Stammdaten > Mitarbeiter > Dienstausweise.

So behalten Sie den Überblick darüber, wer einen Ausweis erhalten hat und welche Ausweisnummer zu welchem Mitarbeiter gehört.

NFC Chip oder NFC Dienstausweis für einen Mitarbeiter aktivieren – schrittweise erklärt:

1. In der DISPONIC APP auf „Mitarbeiter NFC erstellen“
2. Im Suchfeld entweder den Namen des Mitarbeiters eintippen und dann auf die Lupe klicken oder gleich auf die Lupe klicken, um alle Mitarbeiter angezeigt zu bekommen.
3. Gewünschten Mitarbeiter auswählen.
4. Den NFC Chip oder Ausweis an die Rückseite des Smartphones halten.

Stempeln per NFC – schrittweise erklärt

1. Damit Mitarbeiter sich per NFC anmelden können, muss ein Gerät mit der DIPONIC APP bereitgestellt werden. In der App erfolgt der Login mit den Anmeldedaten aus dem Auftrags Login oder globalen Auftrags Login.
2. Die App ist dann automatisch in der Zeiterfassung. Die Dienste der Mitarbeiter werden aufgelistet angezeigt. Hier kann bereits zu Schritt 4 gegangen werden.
3. Falls die Anzeige der Dienste nicht gewünscht ist, kann man dies ausschalten, indem man auf das Schloss klickt und den Haken setzt bei „Dienste der Mitarbeiter ausblenden“.
4. Der Mitarbeiter hält seinen Ausweis an das Gerät. Falls es sich um einen Auftrags Login (nicht global) handelt, ist es möglich, Pausen zu stempeln. Die App fragt statt Gehen zu buchen nach, ob der Mitarbeiter eine Pause erfassen oder den Dienst beenden möchte.

Toolbar in der Zeiterfassung:

In der tabellarischen Übersicht können Sie sich einen guten Eindruck verschaffen, für welche Schichten im ausgewählten Zeitraum Zeiten erfasst worden sind.

Da es zu den erfassten Zeiten oft Abweichungen zu den geplanten Auftragszeiten gibt, steht Ihnen in der Zeiterfassung die Funktion zur Verfügung, die erfassten Zeiten in die Planung zu übernehmen.

Voraussetzung: Es liegen zu den Schichten im ausgewählten Zeitraum erfasste Zeiten vor, die von den geplanten Zeiten abweichen.

Sie können die Funktion [Zeige zu erfassende Zeiten] nutzen, um sich nur noch die Datensätze anzeigen zu lassen, für die Zeiten zu erfassen sind. Auch wird empfohlen, die Tabelle nach den eigenen Wünschen einzurichten (siehe Tabellen-Funktionen).

Schritte zur Übernahme der erfassten Zeiten in die Planung.

1) Wählen Sie die Schicht mit zu übernehmenden Zeiten aus

2) und klicken dann auf den Button [erfasste Zeit übernehmen].

3) Der Bereich mit allen Datensätzen wird ausgegraut dargestellt und der Bereich der Details rechts fokussiert. Die erfassten Beginn- und Endzeiten werden automatisch anhand der in den Auftrags­einstellungen hinterlegten Parameter (siehe Web Portal oder Einstellungen für Webaufträge) modifiziert und das Ergebnis in die Felder Anfangszeit und Endzeit eingetragen. Sie haben an dieser Stelle auch die Möglichkeit, die Zeiten noch manuell abzuändern.

4) Klicken Sie auf [Speichern].

5) An dieser Stelle finden Prüfungen statt, ob die Zeiten so gespeichert werden können. Falls nicht, erhalten Sie eine Meldung und können den Vorgang abbrechen oder sofern Sie die Berechtigung dafür haben, auch entscheiden, die Prüfung zu ignorieren. Zusätzlich findet auch eine Validierung der Pausenzeiten statt: die Pausenzeiten müssen innerhalb der Schicht sein, sonst können die zu erfassenden Zeiten nicht gespeichert werden.

6) Endzustand der Schicht, nachdem diese gespeichert und die Zeiten übernommen wurden:

a) Die Felder Anfangszeit und Endzeit wurde angepasst (entsprechend Schritt 3).

b) Die ursprünglich für die Schicht geplante Anfangs- und Endzeit sind jeweils in die Felder Geplanter Beginn und Geplantes Ende eingetragen.

c) Die Übernahme der Zeiten in die Planung ist dadurch dokumentiert, dass der Benutzer, der diese Änderung vornimmt, sowie der Zeitpunkt der Änderung in entsprechende Felder, siehe Abbildung unten, eingetragen werden.

Sobald für eine Schicht die Zeiten übernommen wurden, ist der Button [erfasste Zeit übernehmen] für diesen ausgegraut. Ist eine Filterung auf zu übernehmende Zeiten eingestellt, so ist verschwindet der bearbeitete Datensatz aus der Ansicht und es ist der nächste Datensatz ausgewählt.

Erfasste Zeiten können bei Bedarf verworfen werden. Dazu selektieren Sie die betroffene Schicht und klicken in der Toolbar auf „erfasste Zeit verwerfen“.

Sie erhalten dann in den Details rechts eine Vorschau, bei der die Felder Erf. Beginn und Erf. Ende geleert wurden. Sie können an dieser Stelle den Vorgang speichern oder abbrechen.

Das Verwerfen der erfassten Zeiten wirkt sich folgendermaßen aus:

1. Die Felder „Erf. Beginn“ und „Erf. Ende“ werden geleert, d. h. die vom Mitarbeiter erfassten Zeiten werden gelöscht.
2. Der Zeitpunkt dieser Änderung wird dokumentiert den Feldern „Erf. Beginn Zeit geändert am“ und „Erf. Ende Zeit geändert am“.
3. Der Benutzer, der diese Änderung vorgenommen hat, wird in die Felder „Erf. Beginn Zeit geändert durch“ und „Erf. Ende Zeit geändert durch“ geschrieben.