Diese Systemvoraussetzungen werden für die Ausführung von DISPONIC benötigt.

Ablauf der Installation des Clients schrittweise erklärt:

1) Machen Sie einen Doppelklick auf die Installationsdatei.

Die Datei ist üblicherweise so benannt („X“ steht für die Ziffern der Version):
Disponic Setup Version X.X.XX.exe

2) Es öffnet sich eine Abfrage der Benutzerkontensteuerung von Windows mit der Frage, ob Sie die Installation tatsächlich starten möchten. Klicken Sie auf „Ja“.

3) Wählen Sie die Sprache aus, die während der Installation genutzt werden soll und klicken Sie auf „OK“.

4) Sie Sind nun im Setup-Assistenten. Klicken Sie auf „Weiter“.

5) An dieser Stelle können Sie die Lizenzvereinbarung lesen. Sie müssen die Option „Ich akzeptiere die Vereinbarung“ auswählen, um die Installation fortsetzen zu können. Klicken Sie dann auf „Weiter“.

6) Hier sehen Sie in welchem Ordner der Disponic Client installiert wird. Falls Sie diesen ändern möchten, können Sie auf „Durchsuchen“ klicken und einen anderen Ordner wählen. Klicken Sie auf „Weiter“.

7) Was Ihnen im Fenster mit der Auswahl der Komponenten angezeigt wird, hängt davon ab, ob auf Ihrem Computer schon frühere Disponic-Installationen gefunden wurden. Klicken Sie auf „Weiter“.

8) Update Einstellungen: Wir empfehlen, Updates zu erlauben und diese Option angehakt zu lasen. Die .Net 8 Installation ist notwendig für die neueren Disponic-Versionen, daher ist dieser Punkt ausgegraut und kann nicht abgewählt werden. Klicken Sie auf „Weiter“.

9) Hier können Sie bei Bedarf den Startmenü-Ordner ändern, indem Sie auf „Durchsuchen“ klicken und einen anderen Ordner wählen. Klicken Sie auf „Weiter“.

10) Wenn gewünscht, können Sie für den Client ein Desktop-Symbol erstellen lassen, damit Sie das Programm immer von Ihrem Desktop aus starten können. In dem Fall müssen Sie die Option anhaken. Klicken Sie dann auf „Weiter“.

11) Nun sind alle notwendigen Einstellungen getroffen. Klicken Sie auf „Installieren“, um die Installation zu starten.

12) Die Installation läuft nun und Sie können den Fortschritt über den grünen Balken beobachten. An dieser Stelle ist nichts weiter zu tun als abzuwarten.

13) Geschafft! Die Installation ist nun abgeschlossen. Sie können Disponic auch schon direkt starten lassen, wenn die Option angehakt ist. Klicken Sie auf „Fertigstellen“.

Es gibt mehrere Möglichkeiten der Installation von „DISPONIC“  / „DISPONIC im Web“.

Standard-Installationsformen

1) Vollhosting / Hosting mit Web

• Disponic-Datenbank befindet sich auf unserem Webserver.
• Disponic-Web befindet sich auf unserem Webserver.
• ComServer ist nicht notwendig.

2) Lokale Installation mit Web

• Disponic-Datenbank befindet sich auf dem Server des Kunden.
• Disponic-Web befindet sich auf unserem Webserver.
• ComServer ist zwingend notwendig.

3) Self-Hosting

• Disponic-Datenbank befindet sich auf dem (Datenbank-) Server des Kunden.
• Disponic-Web befindet sich auf dem (Web-) Server des Kunden.
• ComServer ist (normalerweise) nicht notwendig.

4) Hosting ohne Web

• Disponic-Datenbank befindet sich auf unserem Webserver.
• Disponic-Web entfällt.
• ComServer entfällt.

5) Standard

• Disponic-Datenbank befindet sich auf dem Server des Kunden.
• Disponic-Web entfällt.
• ComServer entfällt.

Variationen oben genannter Installationsformen

Darüber hinaus gibt es noch weitere, eher seltene Variationen der oben aufgeführten Installationsformen.

1.1) Vollhosting / Hosting mit Web

• Disponic-Datenbank befindet sich auf unserem Webserver „A“.
• Disponic-Web befindet sich auf unserem Webserver „B“.
• ComServer ist nicht notwendig.

3.1) Self-Hosting mit ComServer

• Disponic-Datenbank befindet sich auf dem (Datenbank-) Server „A“ des Kunden.
• Disponic-Web befindet sich auf dem (Web-) Server „B“ des Kunden.
• ComServer ist dann notwendig, wenn vom Web-Server „B“ nicht direkt auf die Disponic-Datenbank des Servers „A“ zugegriffen werden kann oder soll. Dies entscheidet meist der Kunde selbst so.

Nachdem Sie DISPONIC auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie das Programm durch einen Doppelklick auf das Desktop-Symbol öffnen. Es öffnet sich das Anmeldefenster: wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, klicken Sie auf den Reiter ‚erweitert‘.

Hier geben Sie in der Zeile ‚Aktivierungscode‘ den von der Bite AG bereitgestellten Code ein. Für die Datenbankinstanz und den Datenbankkatalog ist keine Eingabe erforderlich. DISPONIC wird mit dem Benutzer ‚disponic‘ (Anmeldename) ausgeliefert. Hier muss kein Passwort eingegeben werden.

Nachdem Sie die Eingaben getätigt haben, können Sie mit dem Button ‚Verbindung testen‘ überprüfen, ob die Eingaben korrekt vorgenommen wurden.

Vor der Anmeldung können Sie die eingegebenen Daten über Klick auf das Disketten-Symbol speichern. Auf diese Weise müssen Sie diese nicht erneut eingeben, wenn Sie den Startbildschirm öffnen. Sind die Daten hinterlegt, brauchen Sie lediglich das Anmeldefenster im Reiter ‚Standard‘ nutzen.

Im DISPONIC stehen Ihnen vier Sprachen zur Verfügung. Diese können Sie im Dropdown-Menü auswählen:

• Deutsch
• Englisch
• Polnisch
• Französisch

Ebenfalls können Sie sich ein frei wählbares Layout auswählen. Im Dropdown-Menü stehen Ihnen verschiedene, auch themenbezogene Layouts zur Verfügung. So zum Beispiel für Halloween, Valentinstag oder Weihnachten.

Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich bei Ihnen DISPONIC. In der oberen linken Ecke befindet sich das DISPONIC-Logo, über das Sie jederzeit verschiedene Funktionen auswählen können:

• Neuerungen
• Blog
• Dashboard (siehe Systemeinstellungen > Benutzerverwaltung > Benutzer)
• Schulungsvideos
• Abmelden
• Beenden
• Passwort ändern
• Online Support (TeamViewer)
• Lizenzinformationen

In DISPONIC finden Sie an vielen Stellen Daten in einer Tabelle aufbereitet, die Sie nach Ihren eigenen Wünschen konfigurieren können.

Mit einem Rechtsklick in die jeweilige Spaltenüberschrift (dem „Spaltenkopf“) können Sie ein Menü mit den verschiedenen Optionen öffnen.

Manche dieser Funktionen sind auch intuitiv aufrufbar z. B. durch direktes Anklicken, gedrückt halten und an der gewünschten Stelle loslassen („Drag & Drop”).

Um auch in Tabellen mit vielen Datensätzen den Überblick zu behalten, können Sie Tabellen durch Klick auf das markierte Icon filtern.

Je nach Datentyp der ausgewählten Spalte haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten der Filterung.

Im Menüpunkt ,Organisation‘ können Sie Ihre gesamte Unternehmensstruktur in DISPONIC abbilden und hierarchisch nach Organisationsbereichen organisieren.

Zunächst legen Sie im ,Organisationstyp‘ die gewünschten Optionen an (zum Beispiel: Firma, Niederlassung, Abteilung usw.). Diese Anlage ist für die Zuordnung des Typs in den Organisationseinheiten wichtig.

In den ,Organisationseinheiten‘ legen Sie die notwendigen Elemente an und definieren daraus die gewünschte Hierarchie. Eine Organisationseinheit, die einer anderen unter-/- übergeordnet sein soll, müssen Sie mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen.

Im Detailfenster auf der rechten Seite können Sie die gewünschten Daten eingeben. Die Felder Bezeichnung und Kurzform dienen der Identifizierung der Organisationseinheit. Den Typen weisen Sie zu, um die angelegte Organisationseinheit zu kategorisieren und hierarchisch anzuordnen. Das Feld Kalender ist ebenso wichtig zuzuweisen, insbesondere dann, wenn Sie Standorte in verschiedenen Bundesländern haben.

Der Kalender kann sich von Organisationseinheit zu Organisationseinheit aufgrund ggfs. unterschiedlicher Bundesländer und damit unterschiedlicher Feiertage unterscheiden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, für jede Organisationseinheit ein Logo zu hinterlegen. Es erscheint dann als Arbeitshintergrund in DISPONIC. Hinterlegen Sie hier auch Ihre E-Mail-Adresse, die der Organisationseinheit zugewiesen werden soll.

Unter dem Reiter ‚Belege‘ richten Sie die grundsätzlichen Daten für die Faktur der jeweiligen Organisationseinheit ein.

Hier können Sie den (bereits eingerichteten) Rechnungsreport speichern, damit Sie bei der Rechnungsbearbeitung nicht immer wieder den richtigen Rechnungsreport auswählen müssen.

Das gleiche gilt für den Rest der Felder. Alles, was hier eingegeben wird, erspart Ihnen viel Arbeit an anderen Stellen – immer innerhalb der jeweiligen Organisationseinheit.

Unter dem Reiter ‚Kontaktdaten‘ werden die grundsätzlichen Daten der Organisationseinheit eingepflegt. Eine zentrale Rufnummer, E-Mail-Adresse, Website , falls genutzt auch den Skype Account.

Eine Eingliederung der Organisationseinheiten ist in vielerlei Hinsicht sinnvoll. Einstellungen können Sie individuell oder global einrichten. Darüber hinaus können Sie die Benutzerzugriffsrechte auf einzelne Organisationseinheiten beschränken. Es besteht auch die Möglichkeit, beispielsweise alle relevanten Einstellungen für die oberste Ebene der Organisation, hier für die Zentrale Mustermann, vorzunehmen und festzulegen, für welche untergeordnete Organisationseinheiten sie gelten. So können Sie beispielsweise den DISPONIC-Benutzern in den betreffenden Organisationseinheiten die Berechtigung für Einstellungen entziehen, wodurch diese Nutzer nur über Rücksprache mit Ihrer Zentrale Änderungen vornehmen können.

Im Menüpunkt ,Benutzerverwaltung‘ legen Sie alle wichtigen Daten für die Benutzer im DISPONIC an.

Im Bereich der ,Benutzergruppen‘ legen Sie alle Gruppen an, welche Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Anschließend können Sie diese im Bereich ‚Benutzer‘ wieder verwenden. Die Erstellung von Benutzergruppen ermöglicht die einmalige Zuweisung von Programmberechtigungen an einzelne Benutzergruppen, wie z.B. Systemadministratoren, Disponenten, Einsatzleiter, Lohn- und/oder Faktur-Abteilung.

Nachdem Sie die entsprechenden Benutzergruppen erstellt haben, können Sie über den Button ‚Programmberechtigungen‘ übergeordnet Zugriffsrechte festlegen. Hier können Sie die Berechtigungen vollständig konfigurieren, indem Sie auf ‚Vollzugriff‘ gehen, Sie können aber beispielsweise auch nur ‚Leserechte‘ oder auch ‚Kein Zugriff‘ vergeben. Diese Eingaben können auch in den jeweils untergeordneten Reitern vergeben werden.

Nachdem Sie die ,Benutzergruppen‘ erstellt haben, können Sie im Bereich ‚Benutzer‘ alle mit DISPONIC arbeitenden Benutzer anlegen.

Hierzu müssen die Felder auf der rechten Seite im Detailfenster entsprechend ausgefüllt werden und für den Benutzer kann eine entsprechende Benutzergruppe hinterlegen werden.

Das Auswahlfeld ‚Login-Sperre‘ erfüllt den Zweck, einen bestimmten Benutzer für eine vordefinierte Zeit (15 Minuten bis 4 Stunden) vom Login in DISPONIC auszuschließen bzw. die Sperre wieder aufzuheben.

Über die Schaltfläche ‚mehrfacher Login‘ können Sie festlegen, ob sich ein Benutzer mehr als einmal im DISPONIC anmelden darf. Beachten Sie, dass der Benutzer mit unnötigen Anmeldungen auf weitere Lizenzen zugreifen kann.

Darüber hinaus kann auch das Bild des Benutzers hinzufügen. Klicken Sie hierfür doppelt in das Feld ‚Bild‘.

Ebenfalls können Sie entscheiden, ob der Benutzer beim Start von DISPONIC das Dashboard angezeigt haben soll oder nicht. Sie können dies steuern, indem Sie in den Grundeinstellungen ‚Dashboard‘ an- oder abwählen.

Hier können Sie das Updateverhalten für jeden Benutzer einstellen.

Nach dem Speichern des erstellten Benutzers werden Sie automatisch zu den Kontoeinstellungen weitergeleitet, um ein Passwort für den angegebenen Benutzer festzulegen. Selbstverständlich können Sie auch jederzeit den Button Kontoeinstellung öffnen und bei Bedarf das Passwort ändern.

Die geforderte Stärke von Passwörtern ist in den Anwendungseinstellungen in 6 Stufen von SEHR SCHWACH bis SEHR STARK konfigurierbar. Folgende Kriterien tragen zur Erhöhung der Passwortsicherheit bei: Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen, so wie die Verwendung von Sonderzeichen und eine Mindestlänge von 8 Zeichen. Passwörter mit weniger als 6 Zeichen werden generell als SEHR SCHWACH eingestuft.

Ebenfalls können Sie eine Signatur des Benutzers eingeben. Sie können darauf zugreifen, indem Sie auf den Pfeil rechts klicken. Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster.

Im Menüpunkt ‚Organisationszugriff‘ können Sie dem Benutzer nun die Zugriffsrechte für einzelne Organisationseinheiten festlegen oder entziehen.

Sie haben dem Benutzer bei der Anlage bereits seine ,Benutzergruppe‘ hinterlegt. Über die Programmberechtigungen können Sie die Berechtigungen des Benutzer jedoch noch weiter individuell anpassen.

Berechtigungen können weiträumig verteilt werden. Ebenso können Sie andere Zugriffsrechte für eine Benutzergruppe einschränken.

Dieses Benutzergruppierungen dienen dazu, bestehende Aufträge und Mitarbeiter für einen oder mehrere Benutzer zu gruppieren. Dadurch hat dieser Benutzer nur Zugriff auf diese Aufträge und Mitarbeiter.

Geben Sie Ihrer ,Benutzergruppe‘ zunächst einen Namen.

Ordnen Sie dann den ,Benutzer‘ der Benutzergruppe zu.

Im nächsten Schritt müssen Sie dann festlegen, welcher Auftrag verwaltet werden soll.

Im letzten Schritt müssen Sie dann die Mitarbeiter zuordnen, welche zu diesem Auftrag gehören.

Hier können Sie sehen, wann welcher Benutzer in DISPONIC angemeldet ist/war. Sie können ebenfalls das Datum und die Uhrzeit sehen, zu wann die An- und Abmeldung stattgefunden hat. Die DISPONIC Version mit der die Anmeldung vorgenommen wurde befindet sich ebenfalls in der Tabelle.

DISPONIC ist ein lizenzbasiertes Programm. Die Anzahl der Nutzer in Ihrer Firma ist unbeschränkt. Jedoch können zeitgleich nur so viele in einem Modul arbeiten, wie Lizenzen freigeschaltet wurden. Haben Sie also drei Planungslizenzen, können drei Nutzer zeitgleich in der Planung arbeiten. Ein Modul wird dann verwendet, wenn der jeweilige Menüreiter ‚Planung‘/‚Lohn‘ etc. aufgerufen wurde. Wenn beispielsweise ein Nutzer gerade Mittagspause macht und sich nicht abgemeldet bzw. das Modul verlassen hat, können Sie den Nutzer über den Button ‚Benutzer abmelden‘ abmelden. Damit wird dann diese eine Lizenz wieder für andere Benutzer freigegeben.

Im Bereich des Reportings stehen Ihnen eine Reihe von Druckvorlagen zur Verfügung:

• Standardisierte Rechnungsreports
• Dienstpläne
• Listen aller möglichen Art

Die ‚Einstellungen‘ dienen zum einen lokal, dem Benutzer (E-Mail), und zum anderen hinsichtlich der ‚Nummernkreise‘ und des ‚Web-Portals‘ global in Bezug auf die Arbeit mit DISPONIC.

Wenn Sie Outlook verwenden, reicht es aus, wenn Sie auf der rechten Seite den Haken setzen. Andernfalls müssen Sie die Felder links ausfüllen. Hierbei ist entscheidend, welcher Port freigegeben werden muss, und ob eine SSL Verschlüsselung erfolgt. Bitte geben Sie an dieser Stelle auch den Benutzernamen und das Passwort ihres E-Mail-Kontos ein.

Wir empfehlen stets eine Absender-Mail-Adresse und eine ‚CC‘ Adresse zu hinterlegen, sofern Sie über SMTP arbeiten. Wird Outlook genutzt, ist immer der angemeldete WINDOWS User der Absender. Im unteren Block besteht die Möglichkeit fixe Texte und Ihre Signatur zu hinterlegen.

Zur Kontrolle, ob Sie die Einstellungen korrekt vorgenommen haben, ist im untersten Bereich ein Feld für eine Test-E-Mailadresse. Dieses Feld ausfüllen und auf das Briefumschlag-Symbol mit grünem Pfeil klicken. Nach einigen Sekunden sollte diese Mail-Adresse einen Posteingang von DISPONIC zu verzeichnen haben.

In diesem Bereich können Sie Nummernkreise für unterschiedliche Zwecke definieren (z.B. Personalnummern, Kundennummer, Aufträge, Rechnungen, etc.). In den Feldern Präfix und Suffix können Sie Zeichen angeben, die automatisch vor oder nach der Nummer eingefügt werden. Im Feld ‚Schrittweise‘ geben Sie an, in welchen Schritten hochgezählt werden soll.

Mit der Option ‚Änderbar‘ können Sie festlegen, ob die Nummern beim Erstellen noch manuell bearbeitet werden dürfen.

Wenn freie Nummern aufgefüllt werden sollen, wählen Sie das Kästchen ‚Lücken auffüllen‘ aus.

• Alle Einsatzpläne für alle Aufträge freigeben bis:
  Haken Sie dies an, öffnet sich ein Datum-Feld. Hier tragen Sie ein, bis wann alle Web-Relevanten Aufträge für die Mitarbeiter einzusehen sind. Ist kein Datum festgelegt, können alle geplanten Dienstpläne durch den Mitarbeiter eingesehen werden.
• Bemerkung bei Zeiterfassung notwendig:
  In diesem Fall (Modul Zeiterfassung) müssen Mitarbeiter noch eine Notiz hinzufügen.
• Mitarbeitername bei Kunden anzeigen:
  Wenn Ihre Auftraggeber einen Web-Zugang erhalten, können Sie die Anonymisierung der MA-Namen steuern (Modul: Auftrag).
• Explizite Lesebestätigung der Dienste in Disponic Web – eingeschränkt auf folgende Tage:
  Wenn diese Option gesetzt ist, müssen Mitarbeiter ihre Dienste aktiv lesebestätigen, d. h. einen Haken anklicken um einen Dienst als ‚gesehen‘ zu bestätigen. Dies kann auf eine Anzahl an Tagen eingegrenzt werden. Ist diese Option nicht ausgewählt, müssen die Mitarbeiter die Dienste im Dienstplan nur gesehen haben, damit die Dienste als bestätigt gelten.
  Beispiele:
  Nicht angehakt – Dienste werden von Mitarbeitern per Sicht bestätigt.
  Angehakt, Tage: 0 – Alle Dienste müssen von Mitarbeitern aktiv bestätigt werden.
  Angehakt, Tage: 5 – Die Dienste in den nächsten 5 Tagen müssen von Mitarbeitern aktiv bestätigt werden, alle Dienste danach werden per Sicht bestätigt.
• E-Mails für Passwortvergabe automatisch versenden:
  In den Stammdaten ‚Mitarbeiter‘ werden die Passwörter versandt, sobald Sie hier die Web- Einstellungen schließen.
• Erlaubnis im Dienstplan die Mitarbeiter zu tauschen:
  NUR für Einsatzleiter (gesondertes Modul ‚Einsatzleiter‘).
• Erlaubnis für Einsatz-/Objektleiter die Zeiten für Termine der anderen Mitarbeiter einzugeben:
  Beispielsweise bei Veranstaltungen o.ä. (gesondertes Modul)
• Anzahl Minuten vor denen ein Mitarbeiter seinen Dienst gesehen haben muss:
  Sie erhalten zwar keine Erinnerung, dafür wird der Dienst in der Dienstplanung so lange rot angezeigt, bis der Mitarbeiter seinen Dienstplan gesehen hat.
• Anzahl Tage bei denen die Dienste in DISPONIC Web rückwirkend geändert werden dürfen:
  Sollte der Mitarbeiter mal länger arbeiten und seine Zeiten nicht sofort melden, können Sie dem Mitarbeiter beispielsweise eine Frist setzen für die Abgabe der Dienstzeiten, damit diese auch rückwirkend eingetragen werden können.

Im Reiter ,Anmeldename‘ legen Sie fest, wie sich der Benutzer (Kunde / Mitarbeiter) in Ihrem Webportal anmelden soll. Wählen Sie die gewünschte Methode aus, indem Sie das Kontrollkästchen mit der Maus markieren. Bestätigen Sie die Änderung durch Speichern.

Hier können Sie die Passworteinstellungen festlegen, die Benutzer selbst festlegen können. Es wird empfohlen, eine Kombination aus Zahlen, Zeichen und Buchstaben zu verwenden. Die Mindestlänge muss vier Zeichen betragen. Sie haben auch die Möglichkeit, ein Ablaufdatum für das erste Passwort und alle weiteren Passwörter festzulegen.

Die Felder ‚Kommen‘ und ‚Gehen‘ auf der linken Seite beziehen sich auf die DISPONIC-eigene Zeiterfassung mittels NFC-Chip. Sie können die Zeiträume festlegen, in denen sich die Mitarbeiter zum Dienst ein- oder ausstempeln können. Wenn jemand seinen Dienst eine Stunde früher antritt, können Sie dies hier als ‚Sehr früh‘ einstellen. Das Gleiche gilt für ‚Gehen‘. Anhand des Zeitfensters legen Sie fest, was möglich sein soll.

Richten Sie einheitliche Anmeldenamen und zugehörige Passwörter ein.

Bei Aktivierung des Feldes ‚Nur bestimmte Aufträge berücksichtigen‘, müssen Sie die Aufträge, deren Zeiterfassung hierüber abgewickelt werden soll, in den ,Stammdaten‘ freigeben (> ‚Aufträge‘ > ‚Einstellungen für Web Aufträge‘). Die Mitarbeiter können sich zum Dienst anmelden.

Der Bereich ‚Import‘ betrifft einen externen Zeitimport, der nicht über DISPONIC stattfindet. Für Fragen, ob ggf. Ihr vorhandenes System kompatibel ist, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline. Die Zeiten können gerundet werden, oder exakt übernommen werden. Die weiteren Parameter hierzu legen Sie ebenfalls fest.

Um den Mitarbeitern eine SMS senden zu können, benötigen Sie einen Account des Anbieters ,Twillio‘. Diese Daten geben Sie in diesem Menüpunkt ein. Sollten Sie die Schaltfläche in Ihrer Ansicht haben, müssen Sie die Programmberechtigungen überarbeiten: ,Systemeinstellungen‘ > ,Einstellungen‘ > ,SMS Einstellungen‘ > auf ,Vollzugriff‘ stellen. Nach einem Neustart steht Ihnen die Schaltfläche zur Verfügung.

Anstellungsorte:

Ohne die Festlegung von Haupt- und Nebenanstellungsorte können Sie keine Fahrtauslagen ermitteln. Es muss für die betreffenden Mitarbeiter wenigstens ein Hauptanstellungsort zugewiesen sein. Die Anstellungsorte können mit ‚Von-Bis‘ in einen zeitlichen Bezug gestellt werden.

Google API hinterlegen -> ‚Systemeinstellungen‘, Auswahl: ‚Anwendungseinstellungen‘

• Adressen hinterlegen Mitarbeiter / Kunden (Stammdaten)
• Lohnart hinterlegen (Lohnübergabe Mengen)
• Abrechnungsmodell hinterlegen (Wert-Typ: Spesix / Lohnart: Spesix)
• Dienst planen
• Berechnen über Lohn
• Auswertung über Lohn

Sobald Sie die Vorbereitungen zur Berechnung der Wegstrecken abgeschlossen haben, können Sie die Berechnung unter Lohn starten. Die Adressen, welche beim Auftrag und beim Mitarbeiter eingegeben wurden, werden mit ‚Google Maps‘ aufgearbeitet.

Prüfen Sie vorab, ob die Geodaten mit Google aufgearbeitet wurden. Dies sehen Sie durch Nachschau unter ‚Systemeinstellungen‘ > ‚Geodaten‘ > ‚Adressen‘. Alle aufgearbeiteten Adressen erscheinen in der Übersicht grün markiert.

Ist eine Wegstrecke zu den von Ihnen berechneten Strecken zu lang, können Sie diese anhand manueller Änderung in der Spalte ‚Distanz‘ anpassen.

Zum Berechnen wechseln Sie nun zum Menüpunkt ‚Lohn‘. Unter dem Untermenü ‚Verarbeitung‘ wählen Sie den Punkt ‚Berechnen‘ aus.

Ihnen wird nun die Kalkulationsmaske angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und bestätigen Sie mit ‚Kalkulation ausführen‘. Das berechnete Ergebnis können Sie sich unter dem Punkt ‚Auswertung‘ anzeigen lassen.

Sollte Ihnen das gewünschte Ergebnis nicht angezeigt werden, prüfen Sie zunächst ob Filter aktiviert sind. Dies erkennen Sie im Bild unten links oder in der Menüleiste der Auswertungen.

Abhängig davon, welche Berechtigungen Sie dem Benutzer zugewiesen haben, werden dem Benutzer hier unterschiedliche Felder angezeigt. Die neueste Benutzerberechtigungen ermöglichen die Erstellung sogenannte ‚Zusatzfelder‘. Hierzu müssen Sie dem jeweiligen Benutzer aber erst die Berechtigungen wie folgt freischalten: ‚Systemeinstellungen‘ -> ‚Benutzer‘ -> (betreffenden Benutzer markieren) ‚Programmberechtigungen‘ -> ‚Werkzeuge‘ -> ‚Zusatzfelder‘ auf ‚Vollzugriff‘ setzen.

Nach einem Neustart von DISPONIC erscheint das zuvor freigeschaltete Zusatzfeld dann im Menü.

Im Menüpunkt ‚Anwendungseinstellungen‘ können Sie globale Einstellungen in DISPONIC konfigurieren, auf die bestenfalls nur der Administrator zugreifen kann.

Neben der Einstellung der Farbe für Warnungen, könne Sie hier auch die Zeiträume für Ablaufwarnungen definieren. Ebenso können Sie zum Beispiel Karteneinstellungen, Länge und Gültigkeitsdauer von Passwörtern, Qualifikations- und Austrittswarnungen bestimmen. Darüber hinaus können sie definieren, ob an einem Objekt mehrfach zeitgleich geplant werden darf oder auch wie groß der Zeitraum sein soll, den verbundene Dienste darstellen sollen. An dieser Stelle können Sie auch das Bewacherregister aktivieren.

Die Wartungsfunktionen sind eine Zusammenstellung von Funktionen, welche nicht ohne Absprache mit der Hotline ausgeführt werden sollten, da Sie stark in den Betrieb der Anwendung eingreifen können. Durchgeführte Änderungen können nicht mehr Rückgängig gemacht werden!

In den Wartungsfunktionen können Sie unter anderem:

Benutzerdefinierte Layouts zurücksetzen

Entfernt alle Fensterbezogenen-Layouts aller Benutzer in DISPONIC. Voreingestellte Werte, benannte Layouts oder Auswertungen sind davon nicht betroffen.

Daten aktualisieren

Lädt alle Informationen zu Modulen, Funktionen und Auswertungen neu in die Datenbank. Dieser Vorgang forciert eine Aktualisierung der Benutzerrechte!

Größe der Bilder anpassen

So wohl im Mitarbeiterstamm als auch im Wachbuch können die Bildgrößen nachträglich herunterskaliert werden um Platz zu sparen. Bilder werden meistens auf eine maximale Seitenlänge von 1024 Pixel in der Anwendung gespeichert. Vorschaubilder für den Mitarbeiterstamm mit einer wesentlich kleineren Auflösung werden ebenfalls erzeugt. Im Einzelfall kann es jedoch vorkommen, dass beim Abspeichern eine Skalierung nicht erfolgreich ist. Wird diese Funktion ausgeführt, können Bilder nachträglich auf eine kleinere Größe skaliert werden und damit erheblich den Speicherbedarf verringern.

Abwesenheitskonten initialisieren

Abwesenheitskonten können im Voraus für weitere Jahre fortgeführt werden.

RichText-Formatierung von Rechnungspositionen entfernen

Belege und Positionstexte enthalten u.U. Formatierungen, welche aber nicht beim Druck des Belegs berücksichtigt werden. Maßgeblich hierfür ist die Deaktivierung der Einstellung in den Anwendungseinstellung [Rechnungsdruck/Angebotsdruck] –> [RTF /Rich Text Format) zulassen].

Benchmark

Den Benchmark-Test kann bei der Ermittlung von Engpässen in der Infrastruktur herangezogen werden. Hierbei werden die Geschwindigkeit von Client, Server und der Datenverbindung zwischen diesen beiden System getestet.

Warnmeldung aussetzen

Der Betrieb von DISPONIC wird nur für Betriebssysteme unterstützt, welche von Microsoft auch noch eine Softwarewartung erhalten. Wird die Anwendung auf einem nicht mehr unterstützten Betriebssystem ausgeführt, erscheint beim Start von DISPONIC eine Warnmeldung. Um Administratoren eine Migration zu erleichtern, können diese Meldungen immer jeweils für 100 Tage deaktiviert werden. Ein Betrieb auf einem von Microsoft nicht mehr unterstützten Betriebssystem kann nicht gewährleistet und unterstützt werden!

Über die Logdateien kann sich der Support ggf. Informationen ziehen.

Sofern Sie einen Com-Server/DISPONIC-Web nutzen, sind hier die letzten Synchronisationszeiten ersichtlich.

Für die Bereiche Mitarbeiter, Kunde, Lieferant, Auftrag, Benutzer und Schicht können Sie beliebig viele zusätzliche Felder anlegen, individuell eingestellt und in der gewünschten Reihenfolge angeordnet. Der Feldname dient dabei lediglich der technischen Identifizierung und wird nicht weiter angezeigt. Die Benutzer sehen das Feld unter dem Anzeigename.

Für die optimale Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse stehen Ihnen sechs Arten von Feldern zur Verfügung:

• „Wahr/Falsch“ für die einfache Auswahl mittels Checkbox
• „Datum“ für die Auswahl im Format DD.TT.YYYY
• „Dezimalzahl“ für die Auswahl als Zahl mit Kommastelle
• „Ganzzahl“ für die Auswahl als Zahl ohne Kommastelle
• „Text Mehrzeilig“ für die Auswahl als Textblock
• „Text“ für die Auswahl als einzeiliger Text

Sind für den jeweiligen Bereich Zusatzfelder definiert, erscheinen diese unter dem Reiter ,Zusatz‘ und können dort befüllt werden. Diese Felder können auch als Spalte über die Spaltenauswahl in die Listenansicht gezogen werden.

Hier können Sie die verschiedene Optionen ausfüllen, die bei der Eingabe der Stammdaten des Mitarbeiters verfügbar sein sollen. Sie können den Inhalt wie Geschlecht, Anrede, Familienstand, Staatsangehörigkeit usw.) nach Ihren Wünschen/Vorgaben eingeben.

Bei den ,Typenschlüsseln‘ definieren Sie Daten, welche im Nachgang beispielsweise zu Auswertungszwecken oder für Unterscheidungen dienen können. (Den Punkt ‚Vorfall‘ sehen Sie, wenn Sie mit unserem Wachbuch arbeiten).

Wenn Sie ein internationales Unternehmen sind oder Kontakte außerhalb Deutschlands haben, die Sie in DISPONIC erfassen möchten, können Sie hier die Länderkürzel, Ländervorwahlen usw. festlegen. Bei Bedarf auch die entsprechenden Währungen.

Im Bereich der Unternehmen können Sie alle wichtigen Parameter für das Unternehmen erstellen, insbesondere für die Bereiche der Finanzbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung.

Das Abwesenheitskonto bezieht sich unter anderem auf Urlaub oder auch Krankheit. Unter dem Menüpunkt ‚Zählregeln‘ können Sie festlegen, wie der Anspruchsverfall (Urlaub) geregelt ist, mit wie vielen Tagen ein Monat gezählt wird, ob kaufmännisch gerundet werden soll und ab wann ein voller Urlaubsanspruch besteht. Für Deutschland ist die standardisierte Vorgabe hinterlegt.

In den Modellen legen Sie fest, wie eine Arbeitswoche definiert wird, ebenfalls die Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausenzeiten und die maximale Arbeitsstundenzahl.

Die Erstellung eines Arbeitstagmodells ist aus mehreren Gründen wichtig. Einerseits für die Arbeit an sich, andererseits werden hierüber Urlaub und Krank gesteuert.
So können Sie in vorliegendem Beispiel eine Abwesenheit (egal ob Urlaub oder Krank) nur an den aktiven Tagen planen. Ein Urlaub oder Krank am Sonntag wäre nicht möglich.

Legen Sie an dieser Stelle an, welche Stunden für welchen Mitarbeitertyp gelten sollen. Unterteilt auf fixe Stunden, Monatsstunden, dynamisch auf Basis der Arbeitstagmodell, oder jährliche Stunden.

Geben Sie die jährlichen Mindeststunden vor, berechnet DISPONIC automatisch den monatlichen Wert. Das Befüllen dieses Bereiches ist keine Pflicht!

Als Stundenlimits können Sie die maximalen Arbeitszeiten einstellen; hier am Beispiel für einen Mitarbeiter auf Minijob-Basis. Bei der Aktivierung der Überbuchungssperre kann der Mitarbeiter nicht mehr darüber hinaus geplant werden. Es wird eine entsprechende Meldung erscheinen (siehe Bild unten rechts).

Zur Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten zwischen zwei Diensten können Sie hier die gesetzlichen Vorgaben eingeben, so z.B. die Mindestruhezeit von 11 Stunden. Zudem können Sie den Betrachtungszeitraum und die Anzahl der Stunden ab der eine Prüfung stattfinden soll einrichten. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie viele Kurzdienste nacheinander planen möchten.

Mit dem ,Pausenzeitmodell‘ können Sie Regeln für die automatische Berechnung der Pausen angelegen. So wird je nach Dienstlänge immer genau die richtige Dauer der Pause berücksichtigt und es muss nicht mehr geprüft werden, ob ein Dienst über 6 Stunden dauert und 30 Minuten bzw. bei einer Dienstlänge von über 9 Stunden 45 Minuten Pause angezogen werden müssen.

‚Beschreibung‘: Notiz wofür das Pausenmodell ist (nur in dieser Ansicht sichtbar)

‚Position in Schicht‘: Wann die Pause beginnt (am Anfang, in der Mitte oder am Ende der Schicht)

‚Rechnung/Lohn‘: Ob die Pause in Lohn/Faktur abgezogen werden soll

Nach ,Speichern‘ des Datensatzes haben Sie im unteren Bereich nun die Möglichkeit, die Pausenzeiten- und längen zu hinterlegen.

Anschließend können Sie das ,Pausenzeitmodell‘ über die Dienste einem Auftrag zuweisen.

Für die Schichtdefinitionen des Dienstes werden nun automatisch die definierten Pausen berechnet:

Schicht > 9 Stunden => 45 Minuten Pause
Schicht > 6 Stunden => 30 Minuten Pause
Schicht <= 6 Stunden => Keine Pause

In der Dienstplanung wird angezeigt, wenn für eine Schicht die Pausenzeiten aus dem Pausenzeitmodell berechnet wurden. Ohne Berechtigung können diese nicht mehr angepasst werden.

Weichen die Pausenzeiten vom Pausenzeitmodell ab (z.B. wenn eine Schicht vor der Definierung des Pauszeitmodells geplant wurde), kann das Pausenzeitmodell auch ohne Berechtigung angewendet werden.

Soll es trotz Pausenzeitmodell möglich sein die automatischen Pausenzeiten aus dem Pausenzeitmodell zu überschreiben, muss die Berechtigung ‚Autom. Pausenzeiten editieren‘ auf Vollzugriff gestellt werden.

Hier können Sie Zeitbonusmodelle anlegen und diese dann genauer definieren.

In den Detailsfenster können Sie Ihre gewünschten Kriterien für Ihr Zeitbonusmodell definieren. Somit können Sie sowohl die Zuschläge, als auch die Gültigkeiten festlegen.

Hier können Sie die Kriterien für Ihre Antrittskontrollmodelle definieren (siehe Punkt 5.18).

Zusätzlich zu den anderen grundlegenden Informationen, die Sie bisher eingegeben haben, können Sie an dieser Stelle detailliertere Informationen eingeben. Hier können Sie Informationen wie Qualifikationen, Tätigkeiten, Arbeitstypen und weiteres anlegen.

Hier können Sie alle vorhandenen und erforderlichen Qualifikationen einpflegen. Bei gestuften Qualifikationen, beispielsweise der Sachkundeprüfung gem. §34 a GewO, kann diese unter dem Reiter ‚Abhängigkeiten‘ so angelegt werden, dass die Unterrichtung gem. §34 a GewO untergeordnet wird. So auch die Fachkraft mit allen darunter und somit implementierten Qualifikationen.

Kann eine Qualifikation ablaufen, wie der Brandschutz- oder Ersthelfer, ist das Kästchen ‚kann ablaufen‘ anzuhaken. Somit ist bei der Qualifikationsvergabe beim Mitarbeiter ein Datum einzurichten, an welchem die Qualifikation ihre Gültigkeit verliert.

In den Grundlagen haben Sie bereits die Typenschlüssel für Tätigkeiten angelegt. Hier können die Tätigkeiten noch etwas differenzierter bezeichnet werden. Die tatsächliche Tätigkeit geht in der Regel aus der Bezeichnung des Dienstes hervor. Auch hier empfehlen wir nicht zu viele Tätigkeiten anzulegen, vor allem wenn Sie mit dem Modul Lohn in DISPONIC arbeiten.

In den ,Arbeitstypen‘ legen Sie alle von Ihnen gewünschten Typen aus. Hier können Sie auch auswählen, ob die Stunden als produktive oder unproduktive Stunden in der Auswertung erscheinen.

Sollten Sie das Sie das DISPONIC-Modul ‚Wachbuch‘ nutzen, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, die Gründe der Meldung individuell nach Ihren Bedürfnissen zu definieren. In unserem Beispiel listen wir ‚Unfall‘ auf. Je nach Art der Tätigkeit kann der Grund der Meldung auch Alarm, Meldung etc. sein. Um neue Vorfall-Typen zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Neu‘ und füllen Sie die Felder aus.

Sollten Sie das Sie das DISPONIC-Modul ‚Betriebsrat‘ nutzen, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, die Änderungsgründe individuell nach Ihren Bedürfnissen zu definieren. In unserem Beispiel listen wir ‚Mitarbeiterausfall‘ und ‚Änderung Kundenanforderung‘ auf. Um neue Änderungsgründe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Neu‘ und füllen Sie die Felder aus.

Über die Kalenderdaten steuern Sie im DISPONIC, welche Tage für Sie als Feiertage gelten (Bundeslandübergreifend), welche Darstellung (farblich) von Wochentagen Sie bevorzugen, mit welchen Tagtypen Sie arbeiten wollen, welche Abwesenheiten (detailliert) verplant werden können sollen und welche Kalender (je Bundesland) in Ihrem Unternehmen gelten sollen.

Unter dem Menüpunkt ‚Feiertage‘ haben Sie die Möglichkeit die Feiertage anzupassen und ggfs. auch zu erweitern. Zudem haben Sie hier die Möglichkeit, diese zeitlich einzuschränken. Am Beispiel Silvester kann dieses gut dargestellt werden: Mancherorts gilt dieser Tag bereits ab 12:00 Uhr als Feiertag, andernorts erst ab 14:00 Uhr oder überhaupt nicht.

Hier können Sie nach Wunsch die Farbgebung der einzelnen Wochentage definieren.

Zur korrekten Unterscheidung von Tagen, auch hinsichtlich des Lohnes, sollte zumindest der Tagtyp ‚Feiertag‘ angelegt werden. Der Tagtyp ‚halber Feiertag‘ muss für Silvester und Heiligabend nicht gesondert angelegt werden, da Sie diesen in dem Bereich ‚Feiertage‘ (siehe Grundlagen > Kalenderdaten > Feiertage) bereits zuvor definiert hatten. Dies wird im Rahmen der Tagtypen dann in Verbindung mit dem zu Grunde liegenden Kalender erkannt.

Die Abwesenheitstypen haben Sie bereits bei den Typenschlüssel hinterlegt. Nun werden die Abwesenheiten den Abwesenheitstypen zugewiesen. Zum Beispiel können Sie hier dem Typ ‚Urlaub‘ Erholungsurlaub und Sonderurlaub zuordnen.

Im DISPONIC ist standardmäßig bereits der Kalender ‚Deutschland‘ angelegt. Aufgrund der unterschiedlichen Feiertage in den verschiedenen Bundesländern ist es jedoch empfehlenswert, je Bundesland in dem Sie tätig sind, einen eigenen weiteren Kalender anzulegen. Für Bayern sind so beispielsweise zwei Kalender erforderlich, da Augsburg einen gesonderten Feiertag hat.

Über den Reiter ‚Details‘ können Sie die Kalender Ihren Wünschen entsprechend benennen und anhand des Reiters ‚Feiertage‘ können Sie die entsprechenden Feiertage in dem jeweiligen Kalender aktivieren bzw. deaktivieren.

Geben Sie im Menüpunkt ‚Stammdaten Mitarbeiter‘ alle für Sie relevanten Daten Ihrer Mitarbeiter ein. Die Eingaben hierzu haben Sie bereits in den Grundlagen geschaffen. Die Eingaben für die meisten Feldern sind selbsterklärend:

• Nummer: Eingabe der Personalnummer (über ‚Systemdaten‘ – ‚Einstellungen‘ – ‚Nummernkreise‘ (siehe Systemeinstellungen) können Sie bei Bedarf feste Nummernkreise einstellen).
• Kurzform: wird nach Speicherung des Datensatzes automatisch vergeben (die ersten 3 Buchstaben des Nachnamens). Die Kurzform kann nur einmal vergeben werden, bei bereits vorhandenem Kürzel kann der Datensatz nicht gespeichert werden und die ausgeworfene Kurzform muss händisch überarbeitet werden.
• Verknüpfung: ein zu verknüpfender Datensatz kann hier ausgewählt werden (zum Beispiel vorheriger Vertragslaufzeit mit einer anderen Nummer).
• Verwaltungsbenutzer: hier können Sie den jeweiligen Disponenten (Benutzer) hinterlegen.
• Austrittsdatum: nach Eintragung des Austrittsdatums erscheint die Auswahl des Austrittgrundes.

• Organisation: es erscheint die Organisation, auf der die Mitarbeiteranlage stattgefunden hat. Nach Speicherung des Datensatzes kann händisch eine neue Zuordnung erfolgen.
  Tarifgebiet: entsprechendes Tarifgebiet des Mitarbeiters muss ausgewählt werden.
• Kalender: entsprechender Kalender muss ausgewählt werden.
• Lieferant: der entsprechende Kooperationspartner/Subunternehmer kann hier hinterlegt werden.
• Status: nach Ende der Vertragslaufzeit kann der Datensatz hier auf ´Inaktiv´ gestellt werden, so erscheint der Mitarbeiter nicht mehr in den Übersichten.
• Foto: Doppelklick mit der rechten Maustaste in das Feld Foto und Auswahl des gewünschten Bildes.

Nicht alle Felder werden weiterverarbeitet, hier ist DISPONIC auch als Informationssystem anzusehen.

Im Reiter der Verträge pflegen Sie die Vertragsinformationen für Ihre Mitarbeiter. Hier werden alle Felder gemäß den in den Grundlagen erstellten Daten ausgefüllt.

Der Bereich der in den Arbeitszeitkonten ist für den Bereich des Arbeitszeitkontos, hierrüber werden die Einstellungen vorgenommen, welche beim Mitarbeiter gezogen werden sollen.

Der Bereich Stammauftragszuweisung ist für den Bereich Spesix für die Schweiz und hat mit der Zuordnung des Auftrages in der Dienstplanung nichts gemeinsam.

Im Reiter Kontaktdaten hinterlegen Sie die entsprechenden Adressdaten der Mitarbeiter (Postanschrift, E-Mail Adresse, Telefonnummer, Handynummer etc.). Sie können den Mitarbeitern mehrere Datensätze hinterlegen. Nachdem Sie alle Datensätze angelegt haben, haben Sie die Möglichkeit, sich eine Reihenfolge der Kontaktdaten anzeigen zu lassen. Dazu müssen Sie auf den gewünschten Datensatz klicken, die linke Maustaste drücken und den Datensatz an die gewünschte Position ziehen. Nach Speichern des Datensatzes wird die Sortierung bei Ihnen angewendet.

Über den den Button ‚Hinzufügen‘ im Reiter Qualifikationen erscheinen alle von Ihnen in den Grundlagen angelegten Qualifikationen. Durch Doppelklick auf die gewünschte Qualifikation wird diese dem Mitarbeiter zugeordnet. Eine für einen Mitarbeiter hinterlegte Qualifikation ermöglicht es DISPONIC, wenn Sie später beim Dienst entsprechende Qualifikationen eingetragen haben, zu prüfen, welche Mitarbeiter zu dem geforderten Dienst passen könnten.

Durch Halten der Steuerungstaste können Sie auch mehrere Qualifikationen markieren und anschließend hinzufügen, ebenfalls können Sie die hinterlegten Qualifikationen jederzeit wieder heraus löschen.

Im Reiter Dokumentenarchiv haben Sie die Möglichkeit, den Mitarbeitern Dokumente zu hinterlegen, die zum Beispiel jederzeit griffbereit sein müssen (zum Beispiel wichtige Qualifikationen, Erste Hilfe Bescheinigungen etc.).

Bitte beachten Sie, dass je nach Berechtigung auch andere Benutzer diese Dokumente einsehen können. Ebenfalls ist hier bei der Hinterlegung auf den Datenschutz zu achten.

Über den Button Neu im unteren Bereich können Sie die Datei auswählen, welche Sie hinzufügen möchten. Nach Speichern des Datensatzes ist dieser hinterlegt.

Wenn Sie über DISPONIC das Bewacherregister befüllen, ist es erforderlich zunächst in den ‚Systemeinstellungen‘ > ‚Anwendungseinstellungen‘ das ‚Bewacherregister‘ (BWR) zu aktivieren.

Scrollen Sie in dem Fenster nach unten bis zum Punkt ‚Mitarbeiter Bewacherregister‘. Dieses auf ‚Ja‘ setzen. Anschließend aktivieren Sie in dem Detailfenster der ‚Stammdaten Mitarbeiter‘ das Feld ‚Aktiv für Bewacherregister‘ durch Klick auf das Kästchen. Die Felder sind gemäß Ausfüllanleitung des BWR zu bestücken. Für den Fall, dass Ihre Mitarbeiter bereits beim BWR gemeldet sind, können sie über die ‚Systemeinstellungen‘ > ‚Anwendungseinstellungen‘ den Nachtragmodus aktivieren. Hierdurch bleiben die Felder des BWR ausgegraut, jedoch das Feld ‚Personal ID‘ aktiv. Geben Sie die Personal ID, also die Nummer ihres Mitarbeiters, hier ein.

Haben Sie alle Mitarbeiterdaten hinsichtlich des Bewacherregisters befüllt, ist es möglich für alle Mitarbeiter über den Button ‚Bewacherregister Export‘ eine Datei zu erstellen die bei der Behörde hochgeladen werden kann. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, erhalten Sie eine Datei zum Download zurück die Sie im Anschluss wieder in DISPONIC einlesen können. Hier wird dann dem Mitarbeiter die Personal-ID zugewiesen.

Die Basiseinstellungen für Mitarbeiter im Web haben Sie bereits in Systemeinstellungen > Einstellungen > Web-Portal festgelegt

In den ‚Webeinstellungen‘ können Sie alle mitarbeiterspezifischen Einstellungen bearbeiten. Die grundlegende Voraussetzung ist zunächst, dass Sie den Mitarbeitern in den Kontaktdaten Ihre E-Mail-Adressen hinterlegt haben. Dies ist wichtig, da die angelegten Mitarbeiter Ihre Zugangsdaten per E-Mail zugesendet bekommen und in den Web-Einstellungen entsprechend hinterlegt werden müssen.

Der in den Stammdaten markierte Mitarbeiter, ist derjenige, der durch Klick auf ‚Webeinstellungen‘ für das Web eingerichtet wird. Sie müssen hier jeden einzelnen Mitarbeiter separat für die Web Einstellungen hinterlegen. Wählen Sie zunächst die E-Mail Adresse aus und hinterlegen Sie dem Benutzer ein Passwort. An dieser Stelle steht es Ihnen frei, ein von Ihnen festgelegtes Passwort zu erstellen oder durch Klick auf ‚Passwort generieren‘ eines von DISPONIC erstellen zu lassen. Nachdem Sie mit ‚OK‘ bestätigen, wird das Passwort bereits dem Mitarbeiter per E-Mail zugesandt.

Nun aktivieren Sie in der rechten Hälfte im Bereich ‚Freigaben‘ die Felder, dessen Berechtigung der Mitarbeiter erhalten soll. Die Felder, die ausgegraut sind, gehören zu weiteren Modulen die Sie individuell Ihrer betrieblichen Bedürfnisse erwerben können.

Über den Button werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt, welche noch keinen Web-Zugang haben. Sie können entweder ‚alle selektieren‘, oder sich einzelne heraussuchen. Ist in der aufgerufenen Mitarbeitergruppe ein Einsatzleiter der über andere Berechtigungen verfügen soll, müssen Sie diesen hier deselektiert werden. Bearbeiten Sie daher solche Sonderfälle bevor Sie die Option Serienmail wählen.

Mit Bestätigung durch Klick auf ‚OK‘ öffnet sich das E-Mail Fenster. Die Empfängerzeile ist ausgeblendet, da diese bereits feststehen. Sie haben die Möglichkeit noch eine CC Adresse einzufügen oder den Betreff zu ändern. Ebenso können Sie den vorgegebenen Text individuell anpassen.

Die Mitarbeiter erhalten dann mit Klick auf den Briefumschlag oben links eine E-Mail mit ihrem Passwort für den Web-Zugang.

Über den Button ‚Serienmail‘ können Sie allen Mitarbeitern mit hinterlegter E-Mail Adresse in den Kontaktdaten eine E-Mail senden. Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit alle oder einzelne auszuwählen und eine entsprechende E-Mail zu verfassen.

Durch Klick auf den Button ‚Dienstausweise‘ in der Menüzeile der Mitarbeiterstammdaten öffnet sich das Dienstausweis Menü.

Auf der rechten Seite erscheint die Auswahl der Mitarbeiter, blau hinterlegt gilt als ausgewählt. Beschriften Sie die Felder im Fenster ‚Details‘ mit den erforderlichen Angaben. Unter Nummer geben Sie die Ausweisnummer ein. Die Kennnummer sollte die Personal- ID aus dem Bewacherregister sein. Sofern Sie Ausweise regelmäßig austauschen, können Sie zudem ein Ablaufdatum einstellen und bei Rückgabe für den Tausch oder nach Ende der Beschäftigung ein entsprechendes Rückgabedatum. Nach Belieben haben Sie die Möglichkeit Beschreibungen/Infos einzufügen.

Nachdem Sie die Vorlage ausgewählt haben, aktivieren Sie durch Klick auf ‚Drucken‘ den Druckvorgang der in der Druckvorschau nochmals bestätigt werden muss. Die Ausweisdaten je Mitarbeiter erscheinen als Übersicht in dem Hauptfenster der Dienstausweisbearbeitung.

Über die ‚Gültigkeit Lohn‘ gelangen Sie direkt zu den sogenannten Lohngültigkeiten. Die dort markierte Zeile beinhaltet bei dem blau markierten Mitarbeiter die greifende Lohngültigkeit, aus der das Abrechnungsmodell hervorgeht.

Nähere Infos hierzu finden Sie im Kapitel ‚Lohn‘.

Ähnlich wie bei der Verlinkung zu den Lohngültigkeiten, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, sich den bei dem jeweiligen Mitarbeiter die greifenden Stundensatz aufzurufen.

Nähere Infos hierzu finden Sie im Kapitel ‚Lohn‘.

Über die Druckauswahl können Sie verschiedene Druckvorgaben auswählen. Das Stammblatt wird oftmals für Kunden verwendet, die gern ein Profil des eingesetzten Mitarbeiters haben möchten. Der Nachweis für das Finanzamt ist gern gefragt bei den Mitarbeitern. Um dieses Schreiben ggfs. mit ergänzenden Informationen zu bestücken, z.B. Einsatzorte, haben Sie die Möglichkeit dieses (wie alle anderen Dokumente auch) zu exportieren, in dem Fall in Word.

Weitere Druckvorgaben können Sie sich wie unter: ‚Systemeinstellungen‘ – ‚Reporting‘: ‚Druckausgaben‘ nach Ihren Wünschen erarbeiten.

Über die ‚Mitarbeitersperre‘ können Sie Ihre Mitarbeiter in deren Planbarkeit beschränken.

Wählen Sie hierzu im Drop-Down Menü den betreffenden Mitarbeiter aus. Anschließend können Sie auswählen, ob der Mitarbeiter nur für einen Auftrag oder generell für einen bestimmten Kunden gesperrt werden soll. Wählen Sie einen Auftrag aus, wird das bis dahin ausgegraute Feld ‚Dienst‘ aktiv. Denn Sie haben die Option den Mitarbeiter für einen Auftrag, bestimmte Dienste oder auch Tätigkeiten zu sperren.

Darüber hinaus können Sie den Zeitraum der Sperre mit Start- und Enddatum bestimmen, sofern ein Ende absehbar ist.

Zur Dokumentation besteht die Möglichkeit eine Begründung hinzuzufügen.

Die Mitarbeiterzuordnung dient, neben der Benutzergruppierung in den Systemeinstellungen, der Vereinfachung im Bereich der Planung. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, öffnet sich das Fenster ‚Auftragszuordnung für Mitarbeiter: XY‘.

In diesem Fenster haben Sie seitlich einen Reiter hinter dem sich verfügbare Aufträge befinden. Wählen Sie die Aufträge aus, bei denen der Mitarbeiter grundsätzlich eingesetzt wird. Hat der Mitarbeiter einen Stammauftrag, dann können Sie ihn auf diesen in der Zuordnung beschränken. Durch Aktivierung des Kästchens in der Spalte mit dem Stern, können Sie den Mitarbeiter als Objektverantwortlichen auswählen. In der Planung erzielen Sie mit der Zuordnung den Effekt, dass Sie bei Auswahl eines Auftrages alle zugehörigen Mitarbeiter ebenfalls automatisch für die Planung aufrufen. Diese müssen Sie dann nicht mehr gesondert und einzeln dem Auftrag in der Planung hinzufügen.

Die Zuordnung funktioniert auch umgekehrt! So ist in den Stammdaten ‚Auftrag‘ die Möglichkeit vorhanden, die Mitarbeiter dem Auftrag zuzuordnen. Anstelle der Auftragsliste wie hier, erscheint somit die Liste der möglichen Mitarbeiter.

Diese Schaltfläche verlinkt den markierten Mitarbeiter mit dem Personalkalender. Der Personalkalender ist in zwei Bereiche unterteilt.

Der erste Bereich ist die Kalenderansicht. Angezeigt wird der Kalender des Mitarbeiters, der zuvor in den Mitarbeiterstammdaten markiert war. Sie haben auf der rechten Seite jedoch die Möglichkeit jeden anderen Mitarbeiterkalender anzeigen zu lassen.

Unter der Mitarbeiterauswahl befindet sich eine Liste mit den verfügbaren/eingerichteten Abwesenheiten.

Der Personalkalender hat Spalten, mit der Abwesenheiten summiert angezeigt werden.

Mit Linksklick auf die betreffende Abwesenheit und darauffolgendem Klick auf den gewünschten Kalendertag kann geplant werden. Die Planung erfolgt hier im Mitarbeiterkalender und schlägt sich in die Einsatzplanung durch. Löschen können Sie Ihre Eingaben durch Betätigen des Papierkorbsymbols in der Menüleiste.

Für die Richtige Urlaubtagsberechnung ist jedoch zunächst erforderlich, ein Abwesenheitskonto für den Mitarbeiter anzulegen. Hierzu rufen Sie den Reiter ‚Abwesenheitskonto‘, rechts vom Titelreiter ‚Personalkalender‘ auf.

Der ursprünglich markierte Mitarbeiter ist weiterhin der, welcher hier bearbeitet werden kann. Geben Sie den Zeitraum ein, der Mitarbeiter ist bereits vorgegeben. Danach wählen Sie die Art des Abwesenheitskontos aus. Dies kann Urlaub oder Krank sein. Bei Urlaub wählen Sie noch die betreffende Zählregel aus (Unterschiede in den Tarifgebieten, ggf. muss via Script ein für Sie passendes in DISPONIC eingefügt werden. Unser Support ist Ihnen gerne behilflich!).

Darüber hinaus müssen Sie einmalig den Jahresanspruch Urlaub manuell eintragen. Sind Korrekturen erforderlich, dann in der Zeile ‚Korrektur‘ auf die rechts befindlichen drei Punkte klicken und die Änderung bzw. Korrektur eingeben. Abzüge können Sie durch ein ‚–‘ einfügen. Nach Abspeichern der Eingaben wird die Korrektur in der linken Seite angezeigt. Wie in der Abbildung zu sehen ist, wird in der Übersicht des Abwesenheitskontos die Korrektur dann angezeigt.

Sofern Sie in den Details auf ‚neu‘ klicken, wird für das Folgejahr das Abwesenheitskonto ‚Urlaub‘ erstellt. Soll nun ein weiteres Abwesenheitskonto erstellt werden, das ‚Krank‘ erfassen soll, ist in der Menüzeile des Fensters Abwesenheitskonto auf ‚Neues Abwesenheitskonto‘ zu klicken. Zählregel ist ebenfalls auszuwählen, was in diesem Fall aber keine weiteren Auswirkungen hat. Den Anspruch müssen Sie in diesem Fall auf ‚Null‘ setzen. Buchen Sie nun Urlaub oder Krank, wird das sowohl in der Kalenderansicht als auch in der Abwesenheitskontoansicht angezeigt.

Diese Ansicht lässt sich drucken, hierzu wählen Sie das Druckersymbol auf der rechten Seite aus. Die Druckvorschau wird aufgerufen. Sollten die Spalten nicht mit der vollen Beschriftung angezeigt werden, bitte in der vorherigen Ansicht auf eine Spaltenüberschrift mit der Maus fahren und mit Rechtsklick öffnet sich dann ein Menüfenster. Hier wählen Sie den Punkt ‚Optimale Breite (alle Spalten)‘ aus. Anschließend nochmals das Druckersymbol anklicken.

Auch der Personalkalender inklusive einer Übersicht der Abwesenheitskonten lässt sich drucken. Hierzu in der Kalenderansicht das Druckersymbol anklicken. Im Gegensatz zum Abwesenheitskonto ist es nun erforderlich den Mitarbeiter auszuwählen.

Im Menüpunkt ‚Stammdaten Kunden‘ tragen Sie alle für Sie relevanten Daten Ihrer Mitarbeiter ein. Die Eingaben hierzu haben Sie bereits in den Grundlagen angelegt.

• Nummer: Eingabe der Kundennummer (über Systemeinstellungen > Einstellungen > Nummernkreise) können feste Nummernkreise vorgegeben werden).
• Name 1 – 4: Kundenbezeichnung
• Kurzform: wird nach Speicherung des Datensatzes automatisch vergeben, die ersten 3 Buchstaben vom Feld Name 1. Die Kurzform kann nur einmal vergeben werden, bei bereits vorhandenem Kürzel kann der Datensatz nicht gespeichert werden und die ausgeworfene Kurzform muss händisch überarbeitet werden.
• Organisation: hier erscheint die Organisation, auf der die Kundenanlage stattfindet. Nach Speicherung des Datensatzes kann hier händisch eine neue Zuordnung stattfinden.
• Status: nach Ende der Vertragslaufzeit kann der Datensatz hier auf ´Inaktiv´ gestellt werden, so erscheint der Kunde nicht mehr in den Übersichten.

In dem Reiter der Kontaktdaten hinterlegen Sie dem Kunden seine Adressdaten (Postanschrift, E-Mail Adresse, Telefonnummer, Handynummer etc.). Dem Kunden können mehrere Datensätze hinterlegt werden. Nach Anlegen aller Datensätze haben Sie die Möglichkeit, sich eine eigene Sortierung in den Kontaktdaten anzeigen zu lassen: Sie müssen dazu auf den gewünschten Datensatz klicken, linke Maustaste festhalten und schon können Sie den Datensatz an eine gewünschte Position in der Ansicht ziehen. Nach Speichern des Datensatzes erscheint die Sortierung bei Ihnen.

Der Bereich im Reiter ‚Belege´ ist wichtig, wenn Sie über DISPONIC auch die Faktur abrechnen. Alle hier einzugebenden Daten sind explizit für die Abrechnung des Kunden und steuern alle abrechnungsrelevanten Einstellung. Dazu gehören unter anderem die Einstellung eines einheitlichen Rechnungsreports, diverse Rechnungstexte die auf der Kundenrechnung vorhanden sein sollen, ob die Rechnung per E-Mail versendet werden soll, das entsprechende Erlöskonto, die Zahlungskonditionen und weitere wichtige Felder sind hier von Ihnen auszufüllen. Ebenfalls können Sie hier die SEPA-Lastschrift-Daten hinterlegt werden.

Im Reiter Dokumentenarchiv haben Sie die Möglichkeit, dem Kunden Dokumente zu hinterlegen, die zum Beispiel jederzeit griffbereit sein müssen (zum Beispiel wichtige Verträge etc.).

Bitte beachten Sie, dass je nach Berechtigung auch andere Benutzer diese Dokumente einsehen können. Ebenfalls ist bei der Hinterlegung auf den Datenschutz zu achten.

Über den Button ,Neu‘ im unteren Bereich können Sie dann die Datei auswählen, welche Sie hinzufügen möchten.

Das Vorgehen im Bereich der Kunden ist ähnlich wie bei der Einrichtung des Web für Mitarbeiter.

Die Einstellung bezieht sich immer auf den in der Kundenliste blau hinterlegten Datensatz. Sofern eine E-Mail Adresse vorhanden ist, sollte diese in den Kundenstammdaten angelegt werden, um analog zu ‚Mitarbeiter-Web‘ das Passwort automatisch versenden zu können.

Sie können steuern, ob Ihr Kunde die Namen Ihrer Mitarbeiter sehen darf und ob er die Freigabe für das Wachbuch hat.

Sie haben außerdem die Wahl, ein Passwort vorzugeben oder eines automatisch generieren zu lassen.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf ‚OK‘.

Diese Schaltflächen verlinken Sie auf die Lohn- bzw. Fakturgültigkeit. Sie sehen somit welches Abrechnungsmodell für diesen Kunden greift. Führen Sie mehrere Aufträge für diesen Kunden aus, ist es empfehlenswert sich diese Gültigkeiten in der Auftragsebene aufzurufen. Auch in den Stammdaten ‚Auftrag‘ finden Sie diese Schaltflächen.

Diesen Reiter ist identisch mit dem unter Mitarbeiter, siehe Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeitersperre.

Hierüber gelangen Sie zu allen Aufträgen, die dem Kunden von der aktuellen Organisationseinheit und untergegliederte Organisationseinheiten zugewiesen sind. Die Berechtigung des Benutzers muss dafür selbstverständlich gegeben sein.

Mit der Ansichtsauswahl können Sie entscheiden, wie die Kundendaten dargestellt werden sollen. Die meisten nutzen die Listenansicht.

Mit Klick auf das Drucker-Symbol wird die Druckvorschau aufgerufen, die standardmäßig im Hochformat generiert wird.

In der Druckauswahl haben Sie die Möglichkeit die Seite einzurichten, die Ränder zu verschieben oder die Papierausrichtung in Querformat zu ändern.

Mit der Maus in eine Spaltenüberschrift bewegen und mit der rechten Maustaste klicken.
Auswahl treffen bei ‚Spaltenauswahl‘ .

Gewünschte Datenspalte aus der Auswahlliste per Doppelklick oder ziehen in das Tabellenfeld einfügen.

Anordnung der Spalte ggf. ändern. Ziehen Sie hierzu die Spaltenüberschrift mit gedrückt gehaltener linken Maustaste an die gewünschte Stelle.

Zum Entfernen einer Spalte, diese einfach durch Ziehen der Spaltenüberschrift mittels gedrückt gehaltener linken Maustaste aus der Tabelle herausziehen. Sobald ein großes X erscheint, können Sie die Spaltenüberschrift loslassen. Sie ist nun wieder zurück in der Spaltenauswahl.

Im Menüpunkt der Aufträge legen Sie alle relevanten Daten für den Auftrag an. Alle hier auszuwählenden Daten haben Sie vorher in den Grundlagen angepasst. Die Eingaben in den meisten Feldern sind selbsterklärend:

• Nummer: Eingabe der Auftragsnummer (über Systemdaten: Einstellungen: Nummernkreise können Sie bei Bedarf feste Nummernkreise einstellen).
• Bezeichnung: Bezeichnung des Auftrages eintragen
• Kurzform: wird nach Speicherung des Datensatzes automatisch vergeben, die ersten 3 Buchstaben des Nachnamens. Die Kurzform kann nur einmal vergeben werden, bei bereits vorhandenem Kürzel kann der Datensatz nicht gespeichert werden und die ausgeworfene Kurzform muss händisch durch Sie überarbeitet werden.
• Kunden: Auswahl des Kunden zu dem dieser Auftrag gehört
• Typ: Auswahl des Typenschlüssels des Auftrages, eventuell für Auswertungszwecke
• Organisation: hier erscheint die Organisation, auf der die Auftragsanlage stattfindet. Nach Speicherung des Datensatzes kann händisch eine neue Zuordnung stattfinden.
• Kalender/Lohnkalender/Tarifgebiet: Auswahl der entsprechende Kalender
• Status: nach Ende der Vertragslaufzeit muss der Datensatz hier auf ´Inaktiv´ gestellt werden, so erscheint der Auftrag nicht mehr in den Übersichten/Dienstplanung.

In dem Reiter der Kontaktdaten hinterlegen Sie dann die Adressdaten des Auftragsortes.

Dies hat den Effekt, dass die Mitarbeiter diese Adresse auf deren Stundennachweis (oder auch in unserem DISPONIC im Web Bereich) die Adressdaten sehen können. Hier sollten Sie auch alle wichtigen Telefonnummern und E-Mail Adressen des Auftrages hinterlegen (zum Beispiel Ansprechpartner vom Auftrag, Objektleiter, Diensthabender Nachtschicht etc.).

Wie bereits bei den Kundenstammdaten, gibt es auch in den Auftragsstammdaten den Reiter ´Belege´. Die hier einzugebenden Daten sind explizit für die Abrechnung des Auftrages und übersteuern die Eingaben im Kundenstamm.

In den Auswahlfeldern können Sie für den jeweiligen Auftrag einen eigenen Kopf-, Fuß-, und Rabatttext hinterlegen. Sie wählen hier die Rechnungsanschrift aus. Sollte die Rechnung per E-Mail versendet werden, wählen Sie hier die entsprechende E-Mail Adresse aus den Kontakten aus.

Das entsprechende Erlöskonto, die Zahlungskonditionen und weitere wichtige Felder sind hier von Ihnen auszufüllen. Ebenfalls können Sie hier die SEPA-Lastschrift-Daten hinterlegt werden.

Im Reiter Dokumentenarchiv haben Sie die Möglichkeit, den Aufträgen Dokumente zu hinterlegen, die zum Beispiel jederzeit griffbereit sein müssen (zum Beispiel Dienstanweisungen etc.).

Bitte beachten Sie, dass je nach Berechtigung auch andere Benutzer diese Dokumente einsehen können. Ebenfalls ist bei der Hinterlegung auf den Datenschutz zu achten.

Über den Button Neu im unteren Bereich können Sie dann die Datei auswählen, welche Sie hinzufügen möchten.

Klicken Sie zunächst auf . Das Fenster ‚Webfreigabe des Auftrags‘ öffnet sich. Diese ist etwas weitläufiger, als bei den Webeinstellungen für Kunden. Sie haben in diesem Fenster diverse Felder, welche Sie je nach Lizenz bearbeiten können. Beachten Sie, dass die Eingaben hier pro Auftrag vorgenommen werden müssen.

Dieser Reiter ist identisch mit den Stammdaten > Mitarbeiter > Zuordnung, nur dass Sie nicht einem Mitarbeiter die Aufträge zuweisen, sondern den Aufträgen die Mitarbeiter.

Diesen Reiter ist identisch mit dem unter Mitarbeiter, siehe Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeitersperre.

Dieser Reiter ist identisch mit den Stammdaten > Kunde > Gültigkeit Lohn/ Gültigkeit Faktur.

Über die ‚Schnellerfassung Faktur‘ gelangen Sie direkt in den Bereich der Faktur, zu den auszuwählenden Punkten ‚Schnellerfassung Preise‘ und ‚Erfassung Menge‘.

Im Menüpunkt der Lieferanten legen Sie die von Ihnen benötigten Lieferanten an. Als Lieferanten werden sowohl die klassischen Lieferanten für Betriebsmittel bezeichnet, in Fall von DISPONIC aber auch die ‚Personallieferanten‘, sprich Sub-/Nachunternehmer. Auch hier füllen Sie die entsprechenden Felder aus, wie bereits bei den Mitarbeitern oder auch Kunden erklärt:

• Nummer: Eingabe der Lieferantennummer (über Systemdaten – Einstellungen – Nummernkreise können feste Nummernkreise vorgegeben werden).
• Name 1 – 4: Lieferantenbezeichnung
• Kurzform: wird nach Speicherung des Datensatzes automatisch vergeben, die ersten 3 Buchstaben vom Feld Name 1. Die Kurzform kann nur einmal vergeben werden, bei bereits vorhandenem Kürzel kann der Datensatz nicht gespeichert werden und die ausgeworfene Kurzform muss händisch überarbeitet werden.
• Organisation: hier erscheint die Organisation, auf der die Lieferantenanlage stattfindet. Nach Speicherung des Datensatzes kann händisch eine neue Zuordnung stattfinden.
• Status: nach Ende der Vertragslaufzeit kann der Datensatz hier auf ´Inaktiv´ gestellt werden, so erscheint der Lieferant nicht mehr in den Übersichten.

In dem Reiter der Kontaktdaten hinterlegen Sie die entsprechenden Adressdaten des Lieferanten (Postanschrift, E-Mail Adresse, Telefonnummer, Handynummer etc.). Sie können den Lieferanten mehrere Datensätze hinterlegen. Nachdem Sie die Datensätze angelegt haben, haben Sie die Möglichkeit, sich eine Reihenfolge der Kontaktdaten anzeigen zu lassen. Dazu müssen Sie auf den gewünschten Datensatz klicken, die linke Maustaste drücken und den Datensatz an die gewünschte Position ziehen. Nach Speichern des Datensatzes erscheint die Sortierung bei Ihnen.

Im Reiter Dokumentenarchiv haben Sie die Möglichkeit, dem Lieferanten Dokumente zu hinterlegen, die zum Beispiel jederzeit griffbereit sein müssen (zum Beispiel wichtige Verträge etc.).

Bitte beachten Sie, dass je nach Berechtigung auch andere Benutzer diese Dokumente einsehen können. Ebenfalls ist bei der Hinterlegung auf den Datenschutz zu achten.

Über den Button ,Neu‘ im unteren Bereich können Sie dann die Datei auswählen, welche Sie hinzufügen möchten. Nach Speichern des Datensatzes ist dieser hinterlegt.

Das Vorgehen im Bereich der Lieferanten ist ähnlich wie bei der Einrichtung des Web für Mitarbeiter. Die Einstellung bezieht sich immer auf den in der Lieferantenliste blau hinterlegten Datensatz. Sofern eine E-Mail Adresse vorhanden ist, sollte Sie diese in den Lieferantenstammdaten angelegt werden, um analog zu ‚Mitarbeiter-Web‘ das Passwort automatisch versenden zu können.

Die Kontakthistorie von DISPONIC bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kommunikationsverlauf zu dokumentieren und zu archivieren. Bevor Sie einen Verlauf starten, müssen Sie in den ,Grundlagen‘ den den ,Historien Typ‘ und den ,Kontaktweg‘ definieren. Nach Eingabe des Datums, der Zeit und der Dauer wählen Sie im Detailfenster nun als nächstes die Zuordnung aus: Mitarbeiter, Kunde, Auftrag oder Lieferant.

Im Detailfenster finden Sie den Reiter Dokumentenarchiv. Hier können Sie Dokumente zu den Datensätzen hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf ,Neu‘ und wählen Sie die gewünschte Datei aus.

Zuallererst müssen Sie über ‚Stammdaten‘ > ‚Aufträge‘ > ‚Dienste‘ > ‚Schnellerfassung‘ den bereits angelegten Aufträgen Ihre entsprechenden Dienste anlegen.

Über die ‚Schnellerfassung‘ können Sie auf einem Blick alle grundlegenden Informationen zu dem Dienst hinterlegen:

• Nummer
• Bezeichnung des Dienstes
• Kurzform (bis zu zehn Zeichen)
• Beginndatum
• Enddatum (ggfs.)
• Tätigkeit
• Pausenzeitmodell

Weitere Eingabefelder:

• Anzahl der zeitgleich arbeitenden Mitarbeiter (wenn gewünscht aufgeschlüsselt nach weiblich und männlich)
• Arbeitszeit
• Pausenzeit
• Optionen des Pausenabzugs (Rechnung/Lohn)

Nach erfolgter Eintragung erscheint im unteren Bereich eine Tabelle, in der Sie die Eintragungen ergänzen können, zum Beispiel bei verschiedenen Dienstzeiten oder unterschiedlichen Mitarbeitervorgaben pro Tag. Der Feiertag muss immer separat angeklickt werden. Mit ‚Speichern‘ legen Sie den Dienst dann an. Für jeden weiteren Dienst starten Sie wieder die ‚Schnellerfassung‘ und legen den nächsten Dienst an.

Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen haben, können Sie nun mit einem Klick auf den Button ‚Dienstplanung‘ die Dienstplanung starten.

Im Planungsfenster haben Sie oben in der linken Ecke die Möglichkeit das Datum anpassen, mit den Pfeiltasten schnell das Datum anzupassen (von 1 Monat bis 3 Tage vor und zurück) und sich den aktuellen Monat anzeigen zu lassen. Ebenfalls können Sie durch Betätigen des roten Mülleimers den ‚Löschmodus aktivieren‘ und so einfach mehrere Dienste auf einmal löschen. Der Löschmodus muss danach wieder deaktiviert werden.

Im Reiter rechts können Sie zwischen Planung der Mitarbeiter, Aufträgen und Abwesenheiten wählen. Doppelklicken Sie, um die Auswahl im Planungsfenster anzuzeigen. Die Aufträge in der oberen Ansicht, die Mitarbeiter in der unteren.

Wenn Sie nun einen Dienst verplanen wollen:

• Wählen Sie zuerst den zu verplanenden Auftrag aus dem Menü auf der rechten Seite aus.
• Klicken Sie im Anschluss einmal auf den Dienst Ihrer Wahl im linken Bereich (blau markiert).
• Zuletzt führen Sie den Mauszeiger auf den gewünschten Tag (Spalte) zu einem Mitarbeiter (Zeile) und bestätigen mit der linken Maustaste.

Sofern dies noch nicht durch die Zuordnung beim Mitarbeiter geschehen ist, können Sie den zu verplanenden Mitarbeiter auch jederzeit zur Planung hinzufügen:

• Reiterauswahl ‚Mitarbeiter‘

Folgende Möglichkeiten haben Sie:

• Doppelklick
• Markieren und Klick auf ‚Auswahl‘

Im Planungsfenster haben Sie diverse Optionen der grafischen Darstellung des Planungsfeldes. Zum einen können Sie sich über die Auswahl (Horizontal / Vertikal) die Ansicht auf Ihrem Rechner verändern und zum anderen können Sie über die beide auf der linken Seite (bei den Auftrags- und bei der Mitarbeiterplanung) Ihre Einstellungen verändern. Hier zum Beispiel: Farbliche Darstellungen, Anzeige der Planungsvorgaben, Soll/Ist- oder Solldarstellung, Stundenlimits etc …

Einstellungsoptionen des Layouts:

• Aufträge im Layout speichern
• Datumsbereich im Layout speichern
• Speichermodus

• Ihr Auftraggeber meldet kurzfristig, dass ein zweiter Mitarbeiter benötigt wird (Sollvorgaben für einen Tag ändern).
• Die Dienstzeiten ändern sich (Sollvorgaben für einen Tag ändern).
• Ein Dienst fällt aus.
• Ein Mitarbeiter erkrankt oder fällt aus anderen Gründen während des Dienstes aus.
• Ein Mitarbeiter erkrankt vor dem Dienst, die Abwesenheit ‚Krank‘ soll die Dienstzeiten
  übernehmen (Lohnausfall).

Die Sollvorgaben für einen Tag ändern (Zeit und Mitarbeiter):

• Führen Sie den Mauszeiger auf den betroffenen Dienst und Tag.
• Wählen Sie „Eintrag bearbeiten“ aus.
• Anpassung nach Wunsch.
• Speichern durch Klick auf grünes Häkchen.

Optionen der Anpassung:

• Anzahl (Mitarbeiter).
• Beginn und Ende der Zeiten.
• Pausenabzug bei Verwendung von Disponic für Lohn und/oder Faktur.

Um auf die Tagesplanung zugreifen zu können, müssen Sie die Berechtigungen beim jeweiligen Benutzer oder der Benutzergruppe freischalten.

Alle Funktionen der Monatsplanung funktionieren auch in der Tagesplanung. Zwischen der Monats- und Tagesplanung ist eine Live-Datenübertragung eingerichtet. Das bedeutet, dass kein manuelles Update erforderlich ist.

Als Standardlayout ist die vertikale Ansicht eingestellt, diese können Sie jedoch wie gewohnt auf horizontal oder vertikal verändern.

Die angezeigten Mitarbeiter beziehen sich immer auf den ausgewählten Dienst. Beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter werden diese direkt auf den ausgewählten Dienst geplant. Per ‚Drag&Drop‘ lassen sich ein oder mehrere Mitarbeiter umplanen.

Siehe Modul Zeiterfassung im Handbuch.

Zeiten können von externen Programmen importiert werden (VDQ, EBS, „Stempeluhr“ etc.). Fragen hierzu werden Ihnen gerne von unserer DISPONIC-Hotline beantwortet.

Der Monatsabschluss kann gesetzt werden, indem Sie die Aufträge auswählen und das Schlosssymbol anklicken. Der Monatsabschluss dient dazu, dem Monat ein Ende zu setzen. Ohne dieses Tool besteht die Gefahr, dass ggfs. nachträglich noch Stunden verändert werden können. Dadurch kann ein Nachteil für Kunden und Mitarbeiter, aber auch für das eigene Unternehmen entstehen.

In den ‚Berechtigungen‘ (Systemeinstellungen) können Sie festlegen, wer einen Monatsabschluss ansetzen und wer ihn wieder öffnen kann. So kann man beispielsweise die Berechtigung für das Beenden eines Monats den Disponenten erteilen und das Öffnen eines Monats der Lohn bzw. der Fibu Abteilung.

Wenn Sie nachträglich Änderungen in der Planung durchführen wollen, muss der Auftrag durch einen Berechtigten wieder geöffnet werden.
Das Öffnen eines Auftrages erfolgt ähnlich wie beim Abschluss. Zunächst wird der betreffende Auftrag markiert, anschließend wird das Symbol des geöffneten Schlosses angeklickt.

Die Druckauswahl ist identisch mit der Druckauswahl in der Dienstplanung. Hier steht lediglich die Leistungsprüfung noch mit zur Auswahl. Wählen Sie den für Sie passenden Report aus. Anschließend werden die Parameter abgefragt, die für die Generierung des gewünschten Plans erforderlich sind.

Die erstellten Dienstpläne können Sie über mehrere Wege den Mitarbeitern zugänglich machen:

• In Papierform
• Per E-Mail
• In DISPONIC im Web

Für den Druck eines Dienstplanes und den Versand per E-Mail ist es erforderlich, dass Sie zunächst den Druck des gewünschten Planes auswählen und über die Druckvorschau öffnen.

Nun können Sie die gewünschten Parameter eingeben:

• Eingabe des Zeitraumes
• Auswahl des Mitarbeiters (Auswahlmöglichkeiten: einen einzelnen, alle oder nur bestimmte Mitarbeiter)
• Sortierung: ob nach Name oder Personalnummer sortiert werden soll
• alle Tage anzeigen: Anzeige der freien Tage
• Dienstbemerkungen anzeigen
• Pausenzeiten anzeigen
• Stundenaufteilung (Lohn) anzeigen
• Freitexte

Nachdem Sie alle für Sie wichtigen Parameter ausgewählt haben, können Sie über den Button ‚Bestätigen‘ den Dienstplan aufrufen.

Sobald die Pläne aufbereitet und die E-Mail Einstellungen vorhanden sind, erscheint der Button: ‚Sende Emails‘ (siehe oben). Wenn Sie darauf klicken, wird der E-Mail Versand gestartet und die Frage ‚Wurde der Report erfolgreich gedruckt?‘ erscheint.

Darstellung für den Mitarbeiter
Der Dienstplan im Web setzt die Lizenz ‚Dienstplan für Mitarbeiter im Web‘ voraus. Es wird kein gesonderter Versand benötigt. Die Planung erscheint beim Mitarbeiter, sobald die Synchronisierung zwischen DISPONIC Client und DISPONIC im Web abgeschlossen ist. Je nach Konfiguration von der DISPONIC Umgebung ist dies unmittelbar oder im 15-Minuten Takt der Fall.

Ansicht auf dem Desktop.

Ansicht von Ihrem Smartphone aus.
Die Dienste werden beim ersten Öffnen rot angezeigt. Blättern Sie im Zeitraum vor oder zurück, ändert sich die Schrift auf schwarz.

Siehe Stammdaten -> 4.1.9 Mitarbeitersperre

Sollten Sie über verschiedene Organisationseinheiten verfügen und Ihre Mitarbeiter werden in diesen eingesetzt, so können Sie mithilfe der Mitarbeiterausleihe die Mitarbeiter in mehreren Organisationseinheiten planen.

Der Ablauf der ‚Mitarbeiterausleihe‘ ist folgender:

1. Auswahl, welcher Mitarbeiter ausgeliehen werden soll.
2. Auswahl, wohin ausgeliehen wird.
3. Zeitraum der Leihe.
4. Mit ‚Speichern‘ bestätigen.

Grundsätzlich legen Sie die Basis der Einstellungen in den ‚Systemeinstellungen‘ unter ‚Web Portal‘ fest. Die Einrichtung für Mitarbeiter-, Kunden- und Auftrags- Zugänge befinden sich in den ‚Stammdaten‘.

Unter ‚Stammdaten‘ ‚Mitarbeiter‘ haben Sie 2 Optionen, Zugänge für Ihre Mitarbeiter zu erstellen.

1. Über die ‚Webeinstellungen‘ können Sie einzelnen Mitarbeitern Zugangsdaten und Berechtigungen erteilen.

Der Anmeldename wird automatisch generiert.

Die E-Mail Adresse kann ausgewählt werden, wenn Sie bei dem Mitarbeiter auch eine hinterlegt haben.

Das Passwort können Sie selbst erstellen, oder mit Klick auf das ‚+‘ ein Passwort generieren.

Wenn sie den Haken bei ‚Passwort bei erster Anmeldung ändern‘ setzen, dann muss der Mitarbeiter nach der ersten Anmeldung das Passwort ändern.

2. Haben Sie mehrere Mitarbeiter, die den Web-Zugang erhalten sollen, wählen Sie in der Menü-Leiste den Punkt ‚Serienmail neue Web Mitarbeiter‘ aus.

In dem nun geöffneten Fenster werden alle Mitarbeiter angezeigt, bei denen eine E-Mail Adresse hinterlegt ist und die noch nicht über einen Web-Zugang verfügen.Sie können entweder ‚alle selektieren‘, oder sich einzelne heraussuchen.

Ist in der aufgerufenen Mitarbeitergruppe ein Einsatzleiter, der über andere Berechtigungen verfügen soll, muss dieser hier ausgeklammert werden. Bearbeiten Sie daher solche Sonderfälle bevor Sie die Option Serienmail wählen. Mit Bestätigung durch Klick auf ‚OK‘ öffnet sich das E-Mail Fenster.

Die Empfänger-Zeile ist ausgeblendet, da diese ja bereits feststehen. Sie haben die Möglichkeit noch eine CC-Adresse einzufügen oder den Betreff zu ändern. Ebenso können Sie den vorgegebenen Text individuell anpassen.

Die Mitarbeiter erhalten dann mit Klick auf den Briefumschlag oben links, eine E-Mail mit ihrem Passwort für den Web-Zugang.

Ähnlich wie bei der Einrichtung des Web für Mitarbeiter ist das Vorgehen im Bereich der Kunden. Die Einstellung bezieht sich immer auf den in der Kundenliste blau unterlegten Datensatz. Sofern eine E-Mail Adresse vorhanden, ist diese in den Kundenstammdaten anzulegen, um – analog zu Mitarbeiter-Web – das Passwort automatisch versenden zu können.

Sie können steuern, ob Ihr Kunde die Namen Ihrer Mitarbeiter sehen darf und ob er die Freigabe für das Wachbuch hat. Nutzen Sie das Wächterkontrollsystem hat der Kunde automatisch auch die Möglichkeit, sich die Touren anzeigen zu lassen. Dies erspart Ihnen den allmonatlichen Versand von Berichten. Sie haben außerdem die Wahl, ein Passwort vorzugeben oder eines automatisch generieren zu lassen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf „OK“.

Der Kunde kann seinen Benutzern einen WEB Zugang erstellen. Diese Benutzer haben somit Zugriff auf den Dienstplan, Wachbuch, Tourdaten und Informationen.

Zuerst erstellen Sie einen Benutzer, indem Sie auf das ‚+‘ klicken. Befüllen Sie die Felder und speichern mit Klick auf das Häkchen. Zuletzt können Sie oben Rechts im Feld die Auftragszuordnung aufrufen.

Wählen Sie den gewünschten Auftrag und den Mitarbeiter. Mit Klick auf das Häkchen speichern Sie den Vorgang.

Das Fenster „Webfreigabe des Auftrags“ ist etwas weitläufiger, als bei den Webeinstellungen für Kunden. Sie haben in diesem Fenster diverse Felder, die je nach Lizenz zu bearbeiten sind.

Auftragsfreigabe: Geben Sie hier an, bis zu welchem Tag Ihre Mitarbeiter den Auftrag einsehen können soll.

Auftragszeiten/bei Zeiterfassung per NFC: Erfolgt in Ihrem Unternehmen die Zeiterfassung per NFC-Chip, können Sie hier einrichten, in welchem Zeitrahmen sich die Mitarbeiter zum Dienst ein- oder ausstempeln können. Dies gilt sowohl für Dienstbeginn, als auch Dienstende. (kommen/gehen)

Zeiterfassung durch externes System via Schnittstelle: In diesem Fall müssen die Felder im Bereich „Import“ gepflegt werden.

Soll ein globaler Auftragslogin greifen, den Sie bereits unter den Systemeinstellungen definiert haben, aktivieren Sie bitte hierfür unten rechts das Kontrollkästchen

Wunschplanung bis: Sollen Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich zu einem Dienst zu melden, so ist dies in die Wunschplanung. Geben Sie an dieser Stelle den Zeitraum frei. (sehr praktisch bei Veranstaltungen, für Aushilfen beispielsweise). Der globale Auftragslogin soll nicht gelten? – Dann nutzen Sie hier die Einrichtungsmöglichkeiten für Anmeldename und Passwort.

Ähnlich wie bei der Einrichtung des Web für Kunden ist das Vorgehen im Bereich der Subunternehmen. Die Einstellung bezieht sich immer auf den blau unterlegten
Datensatz. Sofern eine E-Mail Adresse vorhanden, ist diese in den Lieferantenstammdaten anzulegen.

In den Stammdaten der Mitarbeiter können Sie im Detailsfenster den Mitarbeiter einem Lieferanten zuordnen. Der Lieferant hat Zugriff auf den Dienstplan seiner Mitarbeiter.

Dies erspart Ihnen den allmonatlichen Versand von Berichten. Sie haben außerdem die Wahl, ein Passwort vorzugeben oder eines automatisch generieren zu lassen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf ‚OK‘.

Einstellungsoptionen der Auswertung:

• Zeige alle (Dienste eines Auftrages für den gesuchten Zeitraum)
• Zeige erfüllt (Was ist also vollständig verplant)
• Zeige nicht erfüllt (Wo sind die Planungslücken?)
• Zeige nicht erfüllt oder überbucht (jede Abweichung wird angezeigt)

In diesem Menüpunkt können Sie die durchschnittliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters darstellen. Dafür müssen Sie zunächst Ihre Berechnungen durchführen und den Durchschnittwert ermitteln. Anschließen können Sie oben rechts auf ‚Vorlage speichern‘ klicken. Die daraus erstellte Excel-Datei können Sie mit Ihren Daten / Berechnungen befüllen. Die ausgefüllte Datei können Sie wieder in DISPONIC importieren, indem Sie oben rechts auf ‚Datenimport‘ klicken.

Mithilfe dieser Funktion wird bspw. bei Planung von Urlaub die genaue Durschnittzeit genommen. Wenn Sie in der Planung den Mauszeiger auf den geplanten Tag führen, sehen Sie auch dort die genaue Stunden für den Urlaub.

Für die Module ‚Planung‘, ‚Betriebsrat‘, ‚Wächterkontrolle‘, ‚Ressourcenverfolgung‘, ‚Lohn‘, ‚Faktur‘, und ‚Statistik‘ gibt es das Tool ‚Auswertung‘. Die Auswertungen basieren auf der Funktionsweise von Pivot-Tabellen. Alle Auswertungen haben verschiedene Layouts, es können weitere Layouts individuell gestaltet und für alle Nutzer abgespeichert werden.

Die Spalten sind in allen Vorlagen unterschiedlich vorgegeben. Mit der Maus können Sie die gewünschten Spalten / Felder in die Tabelle als Spalte ziehen. Bei jeder Auswertung wird die Gestaltung des Drucks /Seitensortierung so eingerichtet, dass die erste Spalte auch zugleich die Seitensortierung definiert bzw. den Seitentitel benennt.

Die Menüzeile kurz erklärt:

• Auswertungsart: Hier haben Sie vorgegebene Auswahlmöglichkeiten festgelegter Layouts (in Verbindung mit der Auswahl ‚Layout‘).
• ‚Layout speichern‘: Wenn Sie sich eine Tabelle zusammengestellt haben und mit diesem zu einem anderen Zeitpunkt wieder arbeiten möchten.
• ‚Layout löschen‘: Wenn Sie ein zuvor gespeichertes Layout aus Ihrer Liste wieder dauerhaft entfernen möchten.
• ‚Filter entfernen‘: Entfernt alle gesetzten Filter (Sollte die Auswertung aus irgendeinem Grund nicht das gesuchte auswerfen, prüfen Sie, ob noch Filter aktiv sind!)
• Unter ‚Feldliste anzeigen‘ können Sie weitere Pivot-Felder in die Auswahl mit aufnehmen (sofern noch weitere vorhanden).

Wenn Sie zum Beispiel Kaufhausdetektive einsetzen, können Sie mithilfe der Lizenz: ‚Zugriffe‘ die Fälle in der Planung bzw. beim Dienst hinterlegen und anschließend eine Auswertung erstellen.

Die Anzahl der Fälle und den Warenwert können Sie in der Planung beim Dienst erfassen. Dafür klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Dienst und wählen ‚Bearbeiten‘ aus. Auf der linken Seite befindet sich das Feld (siehe Bild).

Der Personalkalender wurde bereits in den Stammdaten dargestellt. ‚Stammdaten‘ > ‚Mitarbeiter‘ > ‚Personalkalender‘.

Die Abwesenheitskonten der Mitarbeiter werden in einer Tabellenansicht angezeigt. Hier sehen Sie übersichtlich den aktuellen Status jedes Mitarbeiters.

Die ‚Übersicht Abwesenheitskonten‘ bietet Ihnen einen schnellen Überblick über abwesende Mitarbeiter in tabellarischer Ansicht. In der oberen linken Ecke können Sie zunächst das entsprechende Jahr und dann die entsprechenden Abwesenheiten auswählen. Im Detailfenster können beispielsweise Mitarbeitern gefiltert werden. Nachfolgend sehen Sie das Ergebnis Ihrer Auswahl.

Auf der rechten Seite vom ‚Aktualisierung‘ – Button befinden sich die Einstellungsmöglichkeiten. Hier können Sie festlegen, ab welcher Anzahl und in welcher Farbe die farbliche Kennzeichnung in der Übersicht verändern werden sollen.

Sehen Sie hierzu Modul Antrittskontrolle des Handbuches.

Geben Sie im Bereich der Grundlagen Ihre erforderlichen Parameter für die weitere Verarbeitung in der Faktur ein. Nachfolgend werden die Punkte gesondert erläutert.

In diesem Bereich können Sie die Rundungsregeln festlegen, welche Sie später im Bereich ‚Preiserhöhung‘ (siehe Faktur > Preiserhöhung) hinterlegen. Der Bereich ‚Preiserhöhung‘ ist ein zusätzliches Modul, welches käuflich erworben werden kann. Mit den Einstellungen (siehe Bild) würde DISPONIC in 0,1 Schritten mathematisch runden.

Beispiel:

Aktueller Stundensatz: 20,69€
Preiserhöhung: 5%

Normalerweise ist das Ergebnis aus 20,69€ * 5% = 21,7245€. Die Rundungsregel passt aber den Wert auf 21,70€ an.

Der Regelsteuersatz für Deutschland ist automatisch hinterlegt. Darüber hinaus können Sie weitere gültige Mehrwertsteuersätze erstellen und diese dann mit dem entsprechenden Abrechnungsmodell verknüpfen.

Im unteren Teil des Fensters finden Sie die Informationen zum gewählten Mehrwertsteuersatz. In der Detailansicht können Sie auch die Daten für die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung eintragen. Wenn Sie die Mehrwertsteuersätze wechseln möchten oder gesetzlich dazu verpflichtet sind, können Sie einen Gültigkeitszeitraum für den Steuersatz festlegen. Sie können den Steuersatz in der Belegbearbeitung auch einzeln abändern.

Geben Sie im Detailfenster des Abrechnungsmodells den MwSt.- Satz mit an. Damit werden alle Abrechnungsmodellpositionen die in diesem Abrechnungsmodell angelegt werden, mit diesem MwSt.-Satz hinterlegt.

Im Fenster ‚Erlöskonten‘ können Sie interne Erlöskonten zur späteren Verwendung auflisten. Da nicht alle Unternehmen mit Erlöskonten arbeiten ist dieses kein Pflichtfeld. Die Details des ausgewählten Erlöskontos befinden sich am unteren Rand des Fensters. Hier können Sie folgende Parameter einstellen:

• Gültig ab
• Erlöskontonummer
• Abweichende Nummer

Die erstellten Erlöskonten können Sie im Anschluss einem Kunden, Auftrag oder einem Dienst zuordnen. In der Belegbearbeitung können Sie im Reiter Belegpositionen, das Erlöskonto pro Position individuell gestalten.

Geben Sie hier abweichende Zahlungsbedingungen ein. Anschließend können Sie die entsprechende Bedingung direkt dem Kunden bzw. einem Auftrag/Dienst zuordnen. Gleichzeitig können die Konditionen jeder Rechnung separat bei der Belegbearbeitung separat hinzugefügt werden.

Wenn Sie einen eigenen Rechnungstext verwenden möchten, können Sie den gewünschten Text im Feld Rechnungstext eingeben und dieser wird der Rechnung hinzugefügt. Andernfalls können Sie den Rechnungstext von DISPONIC generieren lassen, indem Sie das Häkchens ,Zahlungstext erstellen‘ aktivieren. Sie können auch im Bereich Teilzahlung eine Auswahl treffen und so einen Zahlungsplan für die Rechnungen erstellen.

Im Feld ‚Kennzeichen für Schnittstelle‘ können Sie entsprechende Kennzeichen für die Schnittstelle hinterlegen, sofern Ihr Programm dies erfordert. Bleibt dieses Feld leer, wird das Feld ‚Nummer‘ berücksichtigt. Wenn Sie beide Felder ausgefüllt haben, hat das Feld ‚Kennzeichen für Schnittstelle‘ Vorrang.

In diesem Beispiel würde folgender Rechnungstext für Zahlungskonditionen auf der Rechnung erscheinen.

In diesem Bereich können Sie die Abrechnungszeiträume festlegen. Diese müssen dann den Abrechnungsmodellen zugewiesen werden.

Das bedeutet, dass Aufträge mit dem Abrechnungsmodell ‚monatliche Abrechnung‘ , auch nur monatlich abgerechnet werden können. Bei ‚quartalsweise‘ und ‚jährlich‘ ist dies dementsprechend genauso, d.h. für 3 Monate und 12 Monate.

Wenn Sie für einen Auftrag ein Abrechnungsmodell nutzen, in dem ‚auf Abruf‘ hinterlegt ist, können Sie hiermit nach jeder Lieferung/Leistung abrechnen.

Beispiel: Wenn im Abrechnungsmodell, monatlich als Abrechnungszeitraum hinterlegt ist, dann muss auch ein gesamter Monat berechnet werden (siehe Bild).

Sie können in diesem Bereich verschiedene Mengeneinheiten hinzufügen. Beispiele finden Sie im Bild. Der wählbare Mengencode ist auch für E-Rechnungen wichtig und wird daher von DISPONIC definiert.

Dieser Bereich bestimmt, wo und in welcher Reihenfolge die Abrechnungsdaten für die Fakturierung erstellt werden.

Dabei wird zunächst die unterste Ebene betrachtet und daraus Daten für die Fakturierung generiert. Daher wird immer die nächsthöhere Ebene verwendet, wenn keine Daten gezogen werden.

Im Bereich der Typenschlüssel werden Anpassungen und Einstellungen zu Stornogrund, Rechnungsstatus, Mengenpreise, Pauschalpreise, Stundenpreise und Abrechnungsmodelle vorgenommen.

Beim Stornieren einer Rechnung besteht die Möglichkeit, den Grund für das Stornieren der Rechnung in der Belegbearbeitung zu speichern. Diese Gründe können Sie in diesem Bereich Ihren Wünschen entsprechend anlegen.

Bei Bedarf können Sie den Status Ihrer Rechnungen (zur besseren Übersicht) im Bereich der Belegbearbeitung speichern. Hier können Sie die Optionen nach Ihren Wünschen speichern.

Im Bereich der Mengenpreise legen Sie die entsprechend von Ihnen benötigten Typen an. Diese benötigen Sie später für die Mengenabrechnung, um diesem Typen eindeutige Preise zuordnen zu können.

Im Bereich der Pauschalpreise legen Sie die entsprechend von Ihnen benötigten Typen an. Diese benötigen Sie später für die Pauschalabrechnung, um für diesen Typ eindeutige Preise festzulegen.

Im Bereich der Stundenpreise legen Sie die entsprechend von Ihnen benötigten Typen an. Diese benötigen Sie später für die Stundenabrechnung, um für diesen Typ eindeutige Preise festzulegen.

In den Abrechnungsmodell-Positionen erstellen Sie die Typen bzw. Positionen für die Abrechnung, diese benötigen Sie für die Abrechnungsmodelle und werden wie unter dem eigenen Punkt dazu beschrieben dem jeweiligen Abrechnungsmodell hinzugefügt.

Im Bereich der Mengenpreise können Sie wunschgemäß feste Preise für die Mengenabrechnung hinterlegen. Diese können somit später im Bereich der ,Faktur Stammdaten‘ zur Abrechnung in ein Abrechnungsmodell zusammengeführt werden.

Wenn Sie möchten, können Sie im Bereich der Pauschalpreise Festpreise für die Pauschalabrechnung hinterlegen. Diese können somit später im Bereich der ,Faktur Stammdaten‘ zur Abrechnung in ein Abrechnungsmodell zusammengefasst werden.

Im Bereich der Stundenpreise können Sie nach Wunsch feste Sätze für die Stundenabrechnung hinterlegen. Diese können somit später im Bereich der ,Faktur Stammdaten‘ zur Abrechnung in ein Abrechnungsmodell zusammengefasst werden.

Im Bereich ,Faktur Stammdaten‘ können Sie nun festlegen, wie die Abrechnung werden soll. Dazu führen wir alle zuvor eingegebenen Daten in den Abrechnungsmodellen zusammen und Sie können diese später dem entsprechendem Auftrag hinzufügen.

In den Abrechnungsarten können Sie nun festlegen, zu welchen Uhrzeiten und an welchen Tagen die Stunden bzw. Zuschläge anfallen. Hier können Sie beliebig viele Abrechnungsarten anlegen, beispielsweise wenn Sie in verschiedenen Bundesländern tätig sind und der Nachtzuschlag unterschiedliche Uhrzeiten ausweist. Im unten Bereich können Sie je nach Auswahl die Wochentage, Tagtypen sowie Beginn- und Endzeit eintragen.

In den Abrechnungsmodellen müssen Sie nun alle zuvor eingegebenen Daten in den Bereichen ,Grundlagen‘, ,Typenschlüssel‘ und ,Preise‘ zum Abrechnen in ein Abrechnungsmodell zusammen tragen. Das bedeutet, dass alle wichtigen Informationen zum Abrechnen in ein Abrechnungsmodell zusammengeführt werden.

Die Abrechnungsmodelle gliedern sich in 3 Bereiche:

• Stunden
• Pauschalen
• Mengen

Nachdem Sie die Abrechnungsarten und Abrechnungsmodelle angelegt haben, können Sie diese im Bereich der Gültigkeiten einem Auftrag bzw. Dienst zuordnen. Die Gültigkeiten sind identisch wie die Abrechnungsmodelle in 3 Bereiche unterteilt:

• Stunden
• Pauschalen
• Mengen

Nach Eingabe der Gültigkeiten müssen Sie dennoch in die ,Schnellerfassung Preise‘ gehen, um dort die entsprechenden Preise zu hinterlegen.

In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, manuell erfasste Preise in ‚Schnellerfassung Preise‘ zu erhöhen.

Preise, die aus dem Abrechnungsmodell gezogen werden, können über die Preiserhöhung nicht geändert werden. Es funktioniert nur bei manuell eingetragenen Preisen unter ‚Schnellerfassung Preise‘.

Falls Sie dennoch die Preise über die Preiserhöhung anpassen wollen, müssen die Preise einmalig manuell geändert werden.

Sobald die Preise manuell eingetragen sind, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie zunächst aus, welche Preise erhöht werden sollen. Sie haben die Wahl aus Stunden, Pauschalen oder Mengen. Eine Mehrfachauswahl ist ebenfalls möglich.
• Klicken Sie im Feld ‚Abrechnungsmodelle‘ die gewünschten Abrechnungsmodelle an.
• Die in den Grundlagen erstellten Rundungsregeln können Sie hier bei Bedarf im Feld ‚Rundungsregeln‘ einsetzen.
• Ein Startdatum muss gesetzt werden. Bitte achten Sie darauf, dass sich keine Belege zum Erhöhungsdatum befinden (Falls doch, erscheint eine Meldung).
• Geben Sie die gewünschte Erhöhung ein.
• Wählen Sie zwischen prozentualer und absoluter Erhöhung.
• Zuletzt haken Sie die gewünschten Aufträge an und bestätigen im oben links im Fenster mit ‚Preise erhöhen.‘

Anschließend erscheint eine Meldung mit der Anzahl erhöhter Preise und Anzahl übergangener Preise.

Im Menüpunkt ‚Rücksetzung‘ haben Sie eine Übersicht über den Preiserhöhungsverlauf. Dabei wird für jede erfolgreiche Preiserhöhung ein Datensatz generiert. Sie können einsehen, wie viele Aufträge und Preise in diesem Datensatz erhöht wurden. Außerdem wird das Datum der Erhöhung und der Benutzer angezeigt.

Wenn Sie eine Preiserhöhung löschen bzw. rückgängig machen wollen, markieren Sie den gewünschten Datensatz und klicken im Fenster oben links auf ‚Zurücksetzen‘.

Der Bereich der Verarbeitung stellt die Werkzeuge zur Rechnungsstellung im DISPONIC zur Verfügung. Hier können Sie Preise, Mengen und Pauschalen erfassen und diese den entsprechenden Aufträgen zuordnen. Ebenfalls finden Sie die Berechnung und die Belegerstellung in diesem Bereich. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, Fakturdaten an Schnittstellen wie beispielsweise Datev zu übergeben und SEPA-Lastschriften zu generieren.

Über den Menüpunkt ‚Schnellerfassung Preise‘ können Sie die angelegten Abrechnungsmodelle sowie die Gültigkeiten dem entsprechenden Auftrag hinzufügen. Die Aufträge können in der Schnellerfassung nur einzeln ausgewählt werden. Klicken Sie dazu auf das Auswahlfeld und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den entsprechenden Auftrag auswählen können.

Die ,Schnellerfassung Preise‘ ist in 3 Bereiche unterteilt, zwischen denen Sie jederzeit hin- und herwechseln können:

• Stunden
• Pauschalen
• Mengen

Sobald Sie den entsprechenden Auftrages ausgewählt haben, erscheint das obige Fenster. Wenn Sie dem Auftrag über den Gültigkeiten bereits das Abrechnungsmodell zugeordnet haben, erscheint dieses nun bereits in der Ansicht. Andernfalls sollte das entsprechende Abrechnungsmodell dem Kunden über die Auswahl auf der rechten Seite über den Bereich ,verfügbare Abrechnungsmodelle‘ per Doppelklick oder durch Betätigen des Feldes hinzugefügt werden.

Natürlich können Sie die angezeigten Daten wie Beginndatum, Endedatum, Rechnungsdruck, Rechnungstext, Kostenstelle, Kostenträger und die Werte weiterhin manuell bearbeiten. Wenn Sie bei Anlage des Abrechnungsmodells im Bereich ,Standardwerte‘ eine Eintragung vorgenommen haben, so rechnet DISPONIC nach Eintragung des Wertes die Zuschläge entsprechend zu der Referenzposition aus.

Nachdem Sie den Datensatz gespeichert haben, ändern Sie die Hintergrundfarbe des Werts auf grün, damit Sie sofort erkennen können, dass der Datensatz korrekt gespeichert wurde.

In der Menüleiste finden Sie folgende Optionen:

• ‚Gültigkeit anpassen‘: Hier können Sie die Gültigkeit noch genauer einstellen und beispielsweise Diensten, Tätigkeiten, Mitarbeitern oder Mitarbeiter-Typen festlegen.
• ‚Gültigkeit kopieren‘: Hier können Sie eine bereits generierte Gültigkeit kopieren.
• ‚Gültigkeit löschen‘: Hier können Sie eine bereits erstellte Gültigkeit löschen.

Die verschiedenen Bereiche ,Stunden‘, ,Pauschalen‘ und ,Mengen‘ sehen identisch aus, allerdings sind in den jeweiligen Bereichen die Abrechnungsmodelle je nach Anlage unterschiedlich.

Wenn Sie bereits ein Abrechnungsmodell und eine Gültigkeit für Mengen erstellt haben, können Sie hier die generierten Mengen zu eingeben:

• Wählen Sie ein Datum aus.
• Wählen Sie ein Abrechnungsmodell.
• Wählen Sie Menge, Anzahl und Preis, das System berechnet die Summe automatisch.
• Wählen Sie den Rechnungstext aus.
• Wählen Sie ggfs. Kostenstelle, Kostenträger und Erlöskonto aus.

Nach dem Speichern des Datensatzes wurde die Menge von DISPONIC übernommen und kann weiter verarbeitet werden.

Nach Eingabe der Daten in die ,Schnellerfassung Preise‘ müssen Sie eine Berechnung durchführen, somit erstellen Sie den gewünschten Beleg für die Abrechnung der Stunden und Pauschalen. Die Mengen müssen Sie nicht berechnen, da diese bei der Erfassung bereits fest definiert sind und im nächsten Schritt in die jeweiligen Belege übernommen werden (siehe Belegübernahme).

• Wählen Sie den zu berechnenden Zeitraum aus.
• Bestimmen Sie die Organisationseinheit/en.
• Auf Grundlage der ausgewählten Organisationseinheit/en werden Ihnen die Kunden angezeigt. Klicken Sie die gewünschten Kunden an.
• Auf Basis der Kundenauswahl erhalten Sie die Auswahl der Aufträge dieser Kunden. Suchen Sie sich die Aufträge für die Berechnung aus.
• Zuletzt haben Sie die Möglichkeit, auszuwählen ob Sie Stunden und Pauschalen berechnen möchten oder nur eines von beiden.

Klick auf ‚Kalkulation ausführen‘ -> Vorteil: Meldung über genaue Anzahl der Stunden/Pauschalen oder ‚Im Hintergrund kalkulieren‘ -> Benutzer kann während der Berechnung weiter arbeiten.

Bei der Belegübernahme können Sie sich nun die gewünschten Belege erstelle lassen:

• Wählen Sie den Zeitraum aus, für den ein Beleg erstellt werden soll.
• Bestimmen Sie die Organisationseinheit/en.
• Auf Grundlage der ausgewählten Organisationseinheit/en werden Ihnen die Kunden angezeigt. Klicken Sie die gewünschten Kunden an.
• Auf Basis der Kundenauswahl erhalten Sie die Auswahl der Aufträge dieser Kunden. Suchen Sie sich die Aufträge für die Belegübernahme aus.

Wenn Sie den Haken im Feld ‚Zeitraum‘ rausnehmen, können Sie einen bestimmten Tag auswählen. DISPONIC wird dann alle möglichen Belege bis zu diesem Datum erstellen. Wählen Sie zuletzt aus, welche Preise übernommen werden sollen: Stunden, Pauschalen oder Mengen (eine Mehrfachauswahl ist möglich).

Klick auf ‚Übernahme ausführen‘ -> Vorteil: Meldung über genaue Anzahl der Belege oder ‚Berechnen + Übernahme ausführen‘ -> Vorteil: Der Menüpunkt ‚Berechnen‘ kann übersprungen werden.

Nach erfolgreicher Belegübernahme erscheinen die Belege in der Belegbearbeitung. Die Belege sind nach der Belegübernahme noch nicht gebucht.

• Wählen Sie einen Zeitraum aus, um die benötigten Belege anzuzeigen.
• Klicken Sie auf ‚Zeige nicht gebuchte Rechnungen‘ und dann auf ‚Aktualisieren‘.
• Wenn Sie den Beleg prüfen möchten, markieren Sie ihn und klicken Sie auf . Daraufhin wird die Druckauswahl angezeigt. Hier lassen Sie den Haken beim stehen und können dann im unteren Bereich auf ,Drucke alle Rechnungen‘ gehen. Es öffnet sich die Rechnung, welche Sie sich nun ansehen können.
• Nach Prüfung der Belege, können Sie diese dann buchen. Klicken Sie hierzu auf um den markierten Beleg zu buchen, oder auf um alle nicht gebuchten Belege zu buchen. Es erscheint wieder das Fenster Druckauswahl. Hier wählen Sie die Rechnungsvorlagen und Anhangsvorlagen und entfernen den Haken bei und klicken auf ‚Drucke alle Rechnungen‘.

Die Rechnung erscheint nun unter ‚zeige gebuchte Rechnungen‘.

Das Tool ,Auswertung‘ steht Ihnen für die Module ‚Planung‘, ‚Betriebsrat‘, ‚Wächterkontrolle‘, ‚Ressourcenverfolgung‘, ‚Lohn‘, ‚Faktur‘, und ‚Statistik‘ zur Verfügung. Die Auswertungen basieren auf der Funktionsweise von Pivot-Tabellen. Alle Auswertungen haben unterschiedliche Layouts, weitere Layouts können individuell gestaltet und für alle Benutzer sowie Sie selbst gespeichert werden.

Die Spalten werden in allen Vorlagen unterschiedlich definiert. Mit der Maus können Sie die gewünschten Spalten/Felder als Spalte in die Tabelle ziehen. Bei der Auswertung wird die Gestaltung des Drucks/Seitensortierung so eingestellt, dass die erste Spalte auch die Seitensortierung definiert bzw. den Seitentitel benennt.

Die Menüzeile kurz erklärt:

• Auswertung: Hier haben Sie vorgegebene Auswahlmöglichkeiten festgelegter Layouts (in Verbindung mit der Auswahl ‚Layout‘).
• ‚Layout speichern‘: Wenn Sie sich eine Tabelle zusammengestellt haben und mit diesem zu einem anderen Zeitpunkt wieder arbeiten möchten.
• ‚Layout löschen‘: Wenn Sie ein zuvor gespeichertes Layout aus Ihrer Liste wieder dauerhaft entfernen möchten.
• ‚Filter entfernen‘: Entfernt alle gesetzten Filter (sollte die Auswertung aus irgendeinem Grund nicht das gesuchte auswerfen, prüfen Sie, ob noch Filter aktiv sind!)
• Unter ‚Feldliste anzeigen‘ können Sie weitere Pivot-Felder in die Auswahl mit aufnehmen (sofern noch weitere vorhanden)

In diesem Bereich stehen Ihnen 2 Druckausgaben zur Verfügung.

Wählen Sie den für Sie passenden Report aus. Anschließend werden die notwendigen Parameter abgefragt, die für die Generierung des gewünschten Druckes erforderlich sind.

Mit der FiBu-Übergabe haben Sie die Möglichkeit, Fakturdaten über Schnittstellen an andere Programme zu übertragen.

Anleitung Beispiel: ‚Datev Buchungen‘

• Suchen Sie die gewünschte Schnittstelle aus. Klicken Sie auf die 3 Punkte auf der rechten Seite. Ausgabeverzeichnis, Beraternummer und Mandantennummer sind Pflichtfelder.
• Wählen Sie die Organisationseinheit/en.
• Bestimmen Sie den Zeitraum, der übergeben werden soll.
• Klick auf ‚Übergabe durchführen‘

Bei erfolgreicher Übergabe erscheint auf dem Bildschirm die Meldung: Die Übergabe von FiBu-Datensätzen ist beendet.

Übergabe zurücksetzen: Hier können Sie einzelne Übergaben wieder rückgängig machen.
Übergabe wiederholen: Hier können Sie einzelne Übergaben erneut übergeben.

Hier können Sie SEPA-Lastschriften erstellen.

• Klicken Sie im Fenster oben rechts auf Einstellungen und wählen Land, Version und Ausgabeverzeichnis aus.
• Im Hauptfenster wählen Sie anschließend Ihre Hausbank und den gewünschten Zeitraum aus.
• Erstelldatum und Einreichername können Sie ebenfalls anpassen.
• Klick auf ‚Lastschriften erzeugen‘

Bei erfolgreicher Erzeugung der Lastschriften erscheint folgende Meldung: Die Erzeugung der Lastschriften-Datei(en) ist beendet.

Eine bereits erzeugte Lastschrift können Sie auch zurücksetzen. Die erzeugten Lastschriften werden Ihnen angezeigt, wenn Sie auf ‚Lastschriften zurücksetzen‘ klicken.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, bereits erstellte Lastschriften zu wiederholen. Dafür klicken Sie auf ‚Lastschrifterzeugung wiederholen‘ und wählen die gewünschte Zeile aus.

Im Bereich der lohnrelevanten Typenschlüssel werden Eingaben für die spätere Verwendung in den Stundensätzen (hier hinterlegen Sie die Beträge) und den Abrechnungsmodellen (hier fassen Sie die Lohnstruktur zusammen) vorgenommen.

In den Abrechnungsmodell-Positionen erstellen Sie die Typen bzw. Positionen für die Abrechnung, diese benötigen Sie für Ihre Abrechnungsmodelle (siehe  Lohn > Stammdaten > Abrechnungsmodelle) und werden wie dort beschrieben zum entsprechenden Abrechnungsmodell hinzugefügt.

Im Bereich ,Lohn Stammdaten‘ bilden Sie die Lohnstruktur Ihres Unternehmens.

Die Einstellungen hier dienen als Basis für die Berechnung des Lohnes.

Sie geben DISPONIC die Berechnung vor.

Dieser Bereich legt fest, wie DISPONIC berechnet und in welcher Reihenfolge die Abrechnungsdaten übernommen werden. Hierarchien stehen daher in direktem Zusammenhang mit den Lohngültigkeiten. Zuerst wird die unterste Ebene betrachtet und daraus die Daten für den Lohn generiert. Daher wird immer dann die nächsthöhere Ebene verwendet, wenn keine Daten abgerufen werden.

Sie können in diesem Bereich verschiedene Mengeneinheiten hinzufügen. Beispiele finden Sie im Bild. Die Mengeneinheiten benötigen Sie, da diese anschließend den Lohnarten hinterlegt werden.

Lohnarten sind zwingend abrechnungsrelevante Daten, es handelt sich hierbei um eine Berechnungsart im Nettolohnprogramm. Hier werden neben beispielsweise den prozentualen Werten für die Zuschläge auch die Frage nach der späteren Besteuerung, der Art der Übergabe (Mengen oder Stunden) auch die Lohn-/Steuerprogrammrelevanten Ziffern angelegt:

• Benennen Sie die Lohnart und vergeben Sie eine Kurzform. Das Nummernfeld sollte bereits die relevante Nummer für das Lohnprogramm enthalten.
• Geben Sie den entsprechenden Prozentsatz ein und legen Sie die entsprechende Mengeneinheit fest.
• Die ,Folgelohnart‘ wird selten verwendet, ist vor allem im Nettolohnprogramm wichtig (dient als zusätzliche Option, beispielsweise für Abwesenheitstatistiken).
• Im Feld ,Organisationseinheiten‘ können Sie einzelne Lohnarten Organisationseinheiten zuordnen. Wenn eine Lohnart übergeordnet gelten soll, lassen Sie dieses Feld leer.
• Soll mit der angelegten Lohnart ein Lohn berechnet und entsprechend an die Schnittstellen übergeben werden, ist die Lohnart steuerpflichtig, besteht ein Nettobezug? Erfolgt die Übergabe der Lohnart als Menge oder Stunden? Wählen Sie das entsprechende Feld aus und haken Sie es an.
• ,Lohnart für Schnittstelle‘: Wenn Sie intern andere Lohnarten-Nummern verwenden als für die Schnittstelle, füllen Sie dieses Feld mit der entsprechenden Lohnartennummer aus dem Abrechnungsprogramm. Ansonsten genügt die Eingabe im oberen Feld ,Nummer‘.
• Exklusiv für Arbeitszeitkonto: Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen, wenn Lohnarten speziell für das Arbeitszeitkonto angelegt werden sollen. Die Lohnarten brauchen keine Gültigkeit, diese gelten sobald das Arbeitszeitkonto das erste Mal berechnet wird.
• Negative Lohnart: Bei Auswahl gilt diese Lohnart als negativ.

Bei den Abrechnungsarten können Sie nun festlegen, zu welchen Uhrzeiten und an welchen Tagen die Stunden bzw. Zuschläge berechnet werden sollen. Hier können Sie beliebig viele Abrechnungsarten anlegen, wenn Sie beispielsweise in verschiedenen Bundesländern tätig sind und die Nachtzuschläge unterschiedliche Uhrzeiten ausweisen. Abhängig von Ihrer Auswahl können Sie im unteren Bereich die Wochentage, Tagtypen sowie Beginn- und Endezeit eintragen. Die Abrechnungsarten werden in den Abrechnungsmodellen den einzelnen Positionen zugewiesen.

• Definieren Sie die Abrechnungsart und weisen Sie eine Kurzform zu und ggfs. eine Organisationseinheit. Auch hier gilt: Ohne Zuweisung kann diese Abrechnungsart auf jeder Organisationseinheit angewendet werden.
• In welchem Zeitraum soll diese Abrechnungsart angewendet werden? Für unterschiedliche Tarifgebiete können unterschiedliche Zeiträume angelegt werden.
• Handelt es sich hierbei um ‚Normalstunden‘? Diese kann es theoretisch nur einmal geben, wenn alles Weitere per Zusatz bezahlt werden soll. Anders verhält sich dies, wenn Sie kumulierte Stundensätze im Lohn verwenden, also ohne prozentualen Zuschlag. In diesem Fall werden Sie Abrechnungsarten benötigen, die beispielsweise heißen: Wochentag Tag 06:00 Uhr bis 18:00 Uhr, von Montag bis Freitag, und Wochentag Nacht 18:00 Uhr bis 06:00 Uhr, usw.
• An welchen Tagen soll dies gelten? Normalstunden – immer, also an allen Wochentagen und an allen Tagtypen.
• An welchen Tagtypen soll die Abrechnungsart gelten? Nicht jeder Wochentag entspricht einem Tagtyp, aber jeder Tagtyp kann an jedem Wochentag sein.

In den Stundensätzen erstellen Sie Ihre erforderlichen Stundenlöhne und Zulagen. Stundensätze spiegeln alles wider, was sich in Geld umwandeln lässt:

• Normalstunden, Zuschläge, Objektzulagen, Außertarifliche Zulagen, Gehälter, Fahrgeld / Verpflegungsmehraufwand, Sonderzahlungen und vieles mehr.

Im oberen Teil wir der benötigte Stundensatz benannt, im unteren entsprechend der Wert eingetragen.

• Definieren Sie den Stundensatz und weisen Sie eine Kurzform zu und ggfs. eine Organisationseinheit. Auch hier gilt: Ohne Zuweisung kann dieser Stundensatz auf jeder Organisationseinheit angewendet werden.
• Wählen Sie den Stundensatztyp aus, hier wird der zuvor erstellte Typenschlüssel verwendet.
• Tragen Sie das gewünschte Startdatum ein
• Geben Sie einen Wert ein.
• Wenn Sie einen Mitarbeiter anders entlohnen möchten, können Sie diesen im Feld ,Mitarbeiter‘ auswählen und hinterlegen.

In den Abrechnungsmodellen werden die wichtigsten Abrechnungsinformationen des Lohnes zusammengeführt. Im unteren Bereich können Sie für jedes Abrechnungsmodell die gewünschten Positionen erstellen. Dabei handelt es sich häufig um: Normalstunden, Nachtzuschläge, Sonntagszuschläge oder sonstigen Zulagen.

Dazu gehören folgende Punkte:

• Definieren Sie das Abrechnungsmodell und weisen Sie eine Kurzform zu und ggfs. eine Organisationseinheit. Auch hier gilt: Ohne Zuweisung kann dieses Abrechnungsmodell auf jeder Organisationseinheit angewendet werden.
• Wenn bereits eine Zeile vorhanden ist, die nicht mehr gelten soll, legen Sie ein neues Startdatum fest und beenden Sie die alte Zeile, indem Sie ein Enddatum eingeben. Dies ist empfehlenswert, wenn Sie eine Historie haben möchten. Andernfalls passen Sie lediglich die Felder an, die sich geändert haben.
• Hier erscheinen die zuvor erstellten Stammdaten/Typenschlüssel zum Tragen (Ausnahme: Wert-Typ, dieser ist vom System vorgegeben): Positions-Typ, Wert-Typ, Abrechnungsart, Lohnart, Stundensatz.

Die weiteren Felder:

• Kostenstelle und Kostenträger: Nicht alle Unternehmen nutzen diese. Diejenigen, die es tun, können hier ihre Eingaben machen.
• Zu zahlende Mindeststunden: Unabhängig der tatsächlich geleisteten Stunden, kann hier ein Mindestwert eingegeben werden (ein Dienst geht nur 2 Stunden, es sollen aber mindestens 4 Stunden vergütet werden) – geht der Dienst länger greift die Regel nicht mehr und die tatsächlich geleisteten Stunden werden berechnet.
• Zu arbeitende Mindeststunden: Damit dieser Lohn greift, muss der Mitarbeiter mindestens X Stunden im Einsatz sein (damit z.B. Essensgeld bezahlt wird).
• Fixstunden: Unabhängig der tatsächlich geleisteten Stunden, erhält der Mitarbeiter ein festgelegten Stundenwert vergütet.
• Zu zahlen ab Stunde: Soll ab einer bestimmten Stundenzahl eine Zulage vergütet werden, ist die Eingabe hier richtig.

Nachdem Sie die zuvor erstellten Werkzeuge zu den jeweiligen Abrechnungsmodellen hinzugefügt haben, müssen Sie nun festlegen, wann und wie die Abrechnungsmodelle angewendet werden sollen:

• Wählen Sie ggfs. die Organisationseinheit aus.
• Wenn bereits eine Gültigkeit bestehen, tragen Sie ein neues Startdatum ein – andernfalls können Sie die Datumsfelder leer lassen.
• Wählen Sie ein Abrechnungsmodell.
• In den folgenden Feldern können Sie die Beschränkungen noch weiter runterbrechen, je nachdem wie Sie Ihren Lohn benötigen.

Die Felder Zusatz und Exklusiv: Wenn keine Felder ausgewählt sind, sucht DISPONIC nach einer Gültigkeit. Sobald die Gültigkeit aktiv ist für eine Schicht, kann keine zweite Gültigkeit gezogen werden. Wenn Sie aber beispielsweise noch eine Gültigkeit mit Zulagen verwenden wollen, dann haken Sie für die Zulage das Feld Zusatz an. Denn bei Gültigkeiten mit angehaktem Zusatz, sucht DISPONIC weiter, bis eine Gültigkeit ohne Zusatz markiert ist.

Exklusiv haken Sie zusätzlich mit Zusatz an. Wenn diese Gültigkeit gezogen wird, sucht DISPONIC nicht nach weiteren Gültigkeiten mit Zusatz.

Im Bereich der Verarbeitung findet die tatsächliche Arbeit mit dem Lohn statt. Hier können Sie unter anderem Löhne berechnen, manuell Lohndaten erstellen und diese auch an Lohnprogramme übergeben.

Im Menüpunkt Lohndatenerfassung können Sie Lohndaten manuell erfassen. Sie können beispielsweise einem Mitarbeiter eine Prämie gewähren oder Stunden erfassen, die keinen Bezug zu einem Auftrag haben. Die manuelle Lohndatenerfassung benötigt keine Gültigkeit.

Wählen Sie zunächst das Datum und den Mitarbeiter aus. Bereits angelegte Lohnarten werden angezeigt. Achten Sie darauf, dass Sie die richtige Lohnart auswählen. Anschließend können Sie die Felder Anzahl, Stundensatz und Stunden ausfüllen. Sie können auch einen Auftrag zuweisen, der ggfs. eine Kostenstelle und einen Kostenträger umfasst.

Die Berechnung der Löhne findet nun anhand der Gültigkeiten statt. In den Gültigkeiten haben Sie die entsprechenden Abrechnungsmodelle erfasst. In den Abrechnungsmodellen sind die Grundlagen wie Lohnart, Abrechnungsart und Stundesatz erfasst. DISPONIC kann nun die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf Basis vorhandener Planungsdaten erstellen:

• Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und geben Sie die gewünschte Organisationseinheit an.
• Auf Grundlage der ausgewählten Organisationseinheit werden Ihnen die Mitarbeiter angezeigt. Klicken Sie auf die gewünschten Mitarbeiter.

Anschließend können Sie die Kalkulation ausführen, der Ladebalken ist unten dargestellt. Sie haben auch die Möglichkeit, den Lohn im Hintergrund zu berechnen. Sobald die Berechnung abgeschlossen ist, erhalten Sie von DISPONIC eine Benachrichtigung. Bei Berechnung großer Datenmengen empfiehlt sich die Hintergrundkalkulation, da Sie parallel weiter in DISPONIC arbeiten können.

Für die Module ‚Planung‘, ‚Betriebsrat‘, ‚Wächterkontrolle‘, ‚Ressourcenverfolgung‘, ‚Lohn‘, ‚Faktur‘, und ‚Statistik‘ gibt es das Tool ‚Auswertung‘. Die Auswertungen basieren auf der Funktionsweise von Pivot-Tabellen. Alle Auswertungen haben verschiedene Layouts, es können weitere Layouts individuell gestaltet und für alle Nutzer abgespeichert werden.

Im Bereich Lohn benötigen Sie die Auswertung, um sich das Ergebnis der Berechnung ansehen zu können.

In diesem Bereich stehen Ihnen 2 Druckausgaben zur Verfügung. Wählen Sie den für Sie passenden Report aus. Anschließend werden die notwendigen Parameter abgefragt, welche für die Generierung des gewünschten Druckes erforderlich sind.

• Lohnübersicht – Mitarbeiter: Ähnlich wie in den Lohnauswertungen können Sie hier eine monatliche Stundenübersicht inklusive Zuschlagsstunden in tabellarischer Form erstellen.
• Lohnübersicht – Mitarbeiter (erweitert): Im Vergleich zur vorherigen Lohnübersicht kann hier ein längerer Zeitraum ausgewählt werden.

Mit der Lohnübergabe können Lohn- und Gehaltsdaten über Schnittstellen an andere Programme übertragen werden. Anleitung Beispiel: ‚Datev Lohn und Gehalt‘:

• Suchen Sie die gewünschte Schnittstelle aus. Klicken Sie auf die 3 Punkte auf der rechten Seite der Zeile.
• Ausgabeverzeichnis, Beraternummer und Mandantennummer sind Pflichtfelder.
• Wählen Sie die Organisationseinheit aus.
• Bestimmen Sie den Zeitraum, der übergeben werden soll.
• Klicken Sie auf ‚Übergabe durchführen‘.

War die Übergabe erfolgreich, erscheint die Meldung: ,Übergabe von x Lohndatensätzen beendet‘. Übergebene Buchungen nicht berücksichtigen: Wenn bereits übergeben Lohn- und Gehaltsdaten nicht erneut übergeben werden sollen, setzen Sie hier den Haken.

Im Bereich Rücksetzung können Sie bereits übergebene Löhne und Gehälter zurücksetzen.

• Auswahl des Monats.
• Auswahl des Mitarbeiters.
• Klicken Sie auf

Bei erfolgreicher Zurücksetzung verschwindet das Datum bei ‚Letztes Übergabedatum‘.

Im Bereich der Abwesenheitslohnwerte können Sie für jeden Mitarbeiter den Stundensatz der Abwesenheiten hinterlegen. Somit benötigen Sie hierfür keine Eintragungen in den Stundensätzen.

• Wählen Sie zunächst in der oberen linken Ecke die die Abwesenheit aus.
• Legen Sie den gewünschten Zeitraum fest.
• Geben Sie für jeden Monat die Stundensätze bzw. Lohnwerte pro Mitarbeiter ein.

Vorlage speichern: Hier wird eine Excel Tabelle erstellt. Sie können diese mit den Lohnwerten befüllen.

Datenimport: Eine Excel Tabelle mit den Lohnwerten kann hier importiert werden.

Im ersten Schritt müssen über die Programmberechtigungen die Berechtigungen angepasst werden, damit der Benutzer Zugriff auf den Bereich „Ressourcenverfolgung“ erhält. Sie können dies für jeden Benutzer einzeln oder für jede Benutzergruppe freigeben.

In den Stammdaten legen Sie zunächst die Basisdaten für das Lager und die Ressourcen an.

Im Bereich ,Lager‘  legen Sie alle notwendigen Lager an, aus denen die Ausrüstung entnommen wird.

Die Ressourcen bilden den Artikelstamm. Im ersten Schritt müssen Sie im oberen Bereich den Ressourcen-Kopf anlegen. Verwenden Sie zum Erstellen die Schaltfläche ,Neu‘. Nach dem Speichern des Datensatzes müssen Sie nun im unteren Bereich die einzelnen Ressourcen dieses Artikels anlegen, beispielsweise die verschiedene Größen.

Zusätzlich zum Text der Ressource können Sie auch die Artikelnummer, die Seriennummer, die Nummer des NFC-Chips und den Warenwert hinterlegen. Nach dem Speichern wird für jede Ressource ein QR-Code generiert. Darüber hinaus ist es auch möglich, negative Werte im Lager zuzulassen, hierfür muss das Kontrollkästchen ,Negative Werte erlauben‘ aktiviert sein. Der Meldebestand sorgt dafür, dass bei Erreichen eines bestimmten Bestandes, die entsprechende Ressource im Bestand rot markiert wird.

Im Bereich Kaution können Sie einen Wert bestimmen, der bei Ausgabe der Ressource an den Mitarbeiter vom Lohn abgezogen werden soll.

Bei Rückgabe der Ressource wird dementsprechend die Kaution wieder an den Mitarbeiter zurück gezahlt.

Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, können Sie in beiden Bereichen über den -Button eine Liste aller von Ihnen erstellten Artikel und Ressourcen ausdrucken. Im oberen Bereich erhalten Sie eine Übersicht aller angelegten Ressourcen-Köpfe und im unteren Bereich über die jeweilige Ressource.

Wenn Sie die QR-Codes später weiterverarbeiten möchten, können Sie sich diese über den Button ganz einfach per Knopfdruck ausdrucken. Im Druckfenster können Sie eine einzelne oder alle Ressource auswählen und bestätigen. Alle QR-Codes sind nun sichtbar und können über das Druckersymbol ausgedruckt werden. Mit Hilfe der QR-Codes kann die Zuordnung der Ressourcen auch über eine APP gesteuert werden, Sie benötigen hierzu lediglich ein Android-Smartphone.

Im Lagerbereich füllen Sie Ihr Lager mit den ein- und ausgehenden Waren und erhalten einen Überblick über Ihren Bestand.

Im Warenein- und Ausgang erfassen Sie Ihren tatsächlichen Bestand. Über die Buttons können Sie dies steuern.

Einbuchen:

Alle in Ihrem Lager ankommenden Waren müssen zunächst eingebucht werden. Öffnen Sie dazu über den Button ,Einbuchen‘ die Schaltfläche und wählen Sie das entsprechende Lager, den Ressourcen-Kopf, die Ressource und die Anzahl aus.

Nach dem Speichern des Eintrages erscheint auf dem Bildschirm die Meldung, dass eine Neuanlage erstellt werden muss. Dieses Feld muss mit Ja bestätigt werden.

Ausbuchen:

Alle in Ihrem Lager ausgehenden Waren müssen ausgebucht werden. Öffnen Sie dazu über den Button ,Ausbuchen‘ die Schaltfläche und wählen Sie das entsprechende Lager, den Ressourcen-Kopf, die Ressource die Anzahl aus. Zum Schluss können Sie hier den Ausbuchungsgrund hinterlegen.

Im Bereich des Bestandes können Sie sehen, welche Ressource in welchem Lager gelagert ist. Der zuvor eingegebene Meldebestand ist nun in der Übersicht sichtbar und bei Erreichen wird der Lagerbestand rot markiert. So haben Sie immer einen genauen Überblick über Ihren aktuellen Lagerbestand.

Über den Button ,Umbuchen‘ können Sie ganz einfach Ressourcen auf andere Lager buchen, sodass Sie nicht ständig zwischen den Fenstern Warenein- und Ausgang und Bestand wechseln müssen. Umbuchungen werden direkt übernommen.

Im Bereich der Verfolgung können Sie die Mitarbeiter- und Auftragszuordnungen verfolgen und die entsprechenden Auswertungen hierzu aufrufen.

Sie erhalten einen Überblick über alle (Scan-)Vorgänge. Hier können Sie im Detail sehen, welche Ressource welchem Mitarbeiter wann welchem Mitarbeiter zugewiesen wurde und wann diese zurückgegeben wurde.

Über den Button ,Neu‘ können Sie dies über die entsprechende Benutzeroberfläche dem Mitarbeiter zuordnen und ganz einfach speichern. Sie können diese Übersicht auch zur späteren Überprüfung oder Unterschrift ausdrucken. Sie können auch eine Empfangsbemerkung oder auch Rückgabebemerkung hinterlegen.

Über die Buttons haben Sie folgende Möglichkeiten:

• ,Drucken‘: Hier können Sie eine Übersicht der Mitarbeiterzuordnungen ausdrucken. Mit der Filtermöglichkeit kann die Ansicht wunschgemäß runtergebrochen werden.
• ,Rückgabe‘: Mit der Rückgabeoption können Sie auswählen, welche Ressourcen der Mitarbeiter zurückgegeben hat und aus der entsprechende Auswahl einen Beleg drucken, die der Mitarbeiter dann mit einer Unterschrift bestätigen kann. Hierzu haken Sie die entsprechende Ressource an, gehen auf und können sich dann über den entsprechenden Beleg ausdrucken.
• ,Ausgabe‘: Über die Ausgabe können Sie auswählen, welche Ressourcen dem Mitarbeiter ausgegeben wurden und sich für die entsprechende Auswahl einen Beleg drucken lassen, auf welchem der Mitarbeiter dann per Unterschrift die Ausgabe bestätigen kann. Hierzu haken Sie die entsprechende Ressource an, gehen auf und können sich dann über den entsprechenden Beleg ausdrucken.

Bevor Sie einen Artikel einem Auftrag zuordnen, müssen Sie diesen einem Mitarbeiter zuordnen. Wenn Sie dem Auftrag etwas hinzufügen möchten, wählen Sie zunächst den Mitarbeiter aus und weisen diesem den Auftrag zu. Auch hier ist das klassische Eingabefenster, wo Sie händisch die Eintragungen vornehmen können. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, einen Beleg zu drucken.

Die Auswertung liefert Ihnen eine detaillierte Auflistung, wie viele Artikel in den Ressourcen an die Mitarbeiter aktuell im Zugriff hat und ob diese inzwischen zurückgegeben wurden oder nicht und in welchem Zeitraum. Hier können Sie sich auch eigene Auswertungen erstellen und zu speichern, um auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf diese zugreifen zu können.

In der Ressourcenverfolgung gibt es 4 verschiedene Auswertungsvarianten.

Über den Bereich ,Ressourcenverfolgung‘ in der DISPONIC APP haben Sie die Möglichkeit, den Bereich der Ressourcenverfolgung in Teilen über Ihr Smartphone zu organisieren. Sie können die komplette Ressourcenabwicklung aber auch, wie in den oberen Schritten beschrieben, ohne Smartphone durchführen.

Dazu müssen Sie die DISPONIC-APP herunterladen. Diese finden Sie, indem Sie Google öffnen und ,DISPONIC leer App‘ in das Suchfeld eingeben und dann die App entsprechend herunterladen. Wenn der Download erfolgreich war, werden Sie gefragt, ob Sie die App installieren möchten. Klicken Sie zur Bestätigung auf ,Installieren‘. Auf einigen Geräten ist DISPONIC möglicherweise als ,unsichere App‘ blockiert, aber durch Klicken auf die Schaltfläche ,Trotzdem installieren‘ wird es trotzdem installiert.

Wenn Sie auf Ihrem Smartphone auf die Disponic-App drücken, öffnet sich der Startbildschirm der App. Hier müssen Sie zunächst in den Bereich der ,Einstellungen‘ gehen.

Nun müssen Sie im Authentifizierungsbereich den Aktivierungscode eingeben. Diesen haben Sie bereits bei der Installation von DISPONIC erhalten. Die Eingabe des Aktivierungscodes ist wichtig, um auf die richtige Datenbank zuzugreifen.

Nach Eingabe von Benutzername und Passwort werden Sie auf die Startseite des Web-Moduls ,Ressourcenverfolgung‘ weitergeleitet. Hier können Sie folgende Bereiche auswählen:

• Ressourcenverfolgung Auftrag.
• Ressourcenverfolgung Mitarbeiter.
• Ressourcen NFC erstellen.
• Abmelden.

Damit ein Benutzer im Web auf die Ressourcenverfolgung zugreifen kann, muss er zunächst über den Bereich der ,Stammdaten‘ > ,Mitarbeiter‘ angelegt werden. Zunächst muss dem Mitarbeiter die entsprechenden Berechtigungen gegeben und ein Passwort zugeteilt werden. Wenn der Benutzer für das Schreiben auf NFC-Chips verantwortlich sein soll, müssen Sie das Kontrollkästchen ,NFC Beschreiben erlauben‘ aktivieren.

Über den Button ,Ressourcenverfolgung Mitarbeiter‘ ist es nun möglich, aus dem Bereich oben das entsprechende Lager auszuwählen.

Nachdem Sie das Lager ausgewählt haben, öffnen Sie die Mitarbeiterauswahl mit der Lupe, und schon können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Nachdem Sie den entsprechenden Mitarbeiter auswählen, haben Sie die Möglichkeit, den entsprechenden QR-Code gemäß gewünschtem Artikel zu scannen. Nach dem Scannen des Artikels erscheint ein Auswahlfenster, in dem Sie die gewünschte Anzahl eingeben können.

Über das ,Schreibbrett‘ oben rechts könnten Sie sogar manuelle Einträge, ohne scannen, vornehmen.

Für den ausgewählten Mitarbeiter wird die entsprechende Ressource sowie die Anzahl angezeigt.

Im unteren Bereich besteht die Möglichkeit, für den ausgewählten Mitarbeiter zusätzliche Ressourcen zu buchen oder eine Rückgabe zu hinterlegen.

Die ,Ressourcenverfolgung Auftrag‘ ist identisch wie die der Mitarbeiter, hier können Sie jedoch die entsprechenden Aufträge auswählen und ihnen die Ressourcen zuweisen.

Im Bereich ,Ressourcen NFC erstellen‘ können Sie Ihre NFC-Chips mit den entsprechenden Ressourcen beschreiben. Dies können Sie tun, indem Sie den jeweiligen Ressourcen-Kopf und die entsprechende Ressource aus der Übersicht auswählen und im nächsten Schritt den ausgewählten Inhalt auf dem NFC-Chip speichern, indem Sie ihn auf die Rückseite des Smartphones halten.

Für den Zugang zum Bereich der ,Wächterkontrolle‘, benötigen Sie eine Lizenz. Wenn Sie über diese Lizenz verfügen, müssen Sie über die ,Programmberechtigungen‘ für den entsprechenden Benutzer den Bereich der Wächterkontrolle freischalten, damit dies die entsprechenden Eintragungen vornehmen können.

Im zweiten Schritt müssen Sie den entsprechenden Benutzern unter ,Stammdaten‘ > ,Mitarbeiter‘ > ,Webeinstellungen‘ die Berechtigungen für den Web-Bereich Wächterkontrollsystem erteilen, damit diese die Prüfpunkte scannen können.

Im Bereich ,Prüfpunkte‘ können Sie nun über das Detailsfenster auf der rechten Seite die notwendigen Punkte anlegen und mit Speichern bestätigen:

• Auftrag: In diesem Bereich sehen Sie alle von Ihnen bereits angelegten Aufträge, wählen Sie den gewünschten Auftrag aus.
• Prüfpunkt: es wird automatisch der Name des ausgewählten Auftrages gefolgt von der nächsthöheren Nummer übernommen. Sie können dieses Feld auch auch manuell bearbeiten.
• Seriennummer: Bei Bedarf können Sie hier die entsprechende Seriennummer hinterlegen.
• Geographische Breite: Sie können diesen bei Bedarf hinterlegen.
• Geographische Länge: Sie können diesen bei Bedarf hinterlegen.
• Status: Hier können Sie den Prüfpunkt auf Inaktiv setzen, sobald Sie diesen nicht mehr benötigen. Ein Datensatz kann nicht mehr gelöscht werden, sobald Daten hinterlegt sind.
• Beschreibung: Hier können Sie alle Informationen eintragen. Bei der Auswertung des NFC-Chips wird diese Beschreibung angezeigt, im Web ist das Feld ebenfalls ersichtlich.

Sie legen Prüfpunkte hier lediglich an und diese Daten müssen Sie dann über die DISPONIC-App mit dem entsprechenden NFC-Chip miteinander verbinden.

Nach dem Speichern des Datensatzes werden links die erstellten Prüfpunkte angezeigt, hier werden sie automatisch nach den Aufträgen gruppiert und anschließend unter den einzelnen Aufträgen aufgelistet.