6. Modul Faktur

Geben Sie im Bereich der Grundlagen Ihre erforderlichen Parameter für die weitere Verarbeitung in der Faktur ein. Nachfolgend werden die Punkte gesondert erläutert.

In diesem Bereich können Sie die Rundungsregeln festlegen, welche Sie später im Bereich ‚Preiserhöhung‘ hinterlegen. Der Bereich ‚Preiserhöhung‘ ist ein zusätzliches Modul, welches käuflich erworben werden kann, siehe Punkt 6.5. Mit den Einstellungen (siehe Bild) würde DISPONIC in 0,1 Schritten mathematisch runden.

Beispiel:

Aktueller Stundensatz: 20,69€
Preiserhöhung: 5%

Normalerweise ist das Ergebnis aus 20,69€ * 5% = 21,7245€. Die Rundungsregel passt aber den Wert auf 21,70€ an.

Der Regelsteuersatz für Deutschland ist automatisch hinterlegt. Darüber hinaus können Sie weitere gültige Mehrwertsteuersätze erstellen und diese dann mit dem entsprechenden Abrechnungsmodell verknüpfen.

Im unteren Teil des Fensters finden Sie die Informationen zum gewählten Mehrwertsteuersatz. In der Detailansicht können Sie auch die Daten für die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung eintragen. Wenn Sie die Mehrwertsteuersätze wechseln möchten oder gesetzlich dazu verpflichtet sind, können Sie einen Gültigkeitszeitraum für den Steuersatz festlegen. Sie können den Steuersatz in der Belegbearbeitung auch einzeln abändern.

Geben Sie im Detailfenster des Abrechnungsmodells den MwSt.- Satz mit an. Damit werden alle Abrechnungsmodellpositionen die in diesem Abrechnungsmodell angelegt werden, mit diesem MwSt.-Satz hinterlegt.

Im Fenster ‚Erlöskonten‘ können Sie interne Erlöskonten zur späteren Verwendung auflisten. Da nicht alle Unternehmen mit Erlöskonten arbeiten ist dieses kein Pflichtfeld. Die Details des ausgewählten Erlöskontos befinden sich am unteren Rand des Fensters. Hier können Sie folgende Parameter einstellen:

• Gültig ab
• Erlöskontonummer
• Abweichende Nummer

Die erstellten Erlöskonten können Sie im Anschluss einem Kunden, Auftrag oder einem Dienst zuordnen. In der Belegbearbeitung können Sie im Reiter Belegpositionen, das Erlöskonto pro Position individuell gestalten.

Geben Sie hier abweichende Zahlungsbedingungen ein. Anschließend können Sie die entsprechende Bedingung direkt dem Kunden bzw. einem Auftrag/Dienst zuordnen. Gleichzeitig können die Konditionen jeder Rechnung separat bei der Belegbearbeitung separat hinzugefügt werden.

Wenn Sie einen eigenen Rechnungstext verwenden möchten, können Sie den gewünschten Text im Feld Rechnungstext eingeben und dieser wird der Rechnung hinzugefügt. Andernfalls können Sie den Rechnungstext von DISPONIC generieren lassen, indem Sie das Häkchens ,Zahlungstext erstellen‘ aktivieren. Sie können auch im Bereich Teilzahlung eine Auswahl treffen und so einen Zahlungsplan für die Rechnungen erstellen.

Im Feld ‚Kennzeichen für Schnittstelle‘ können Sie entsprechende Kennzeichen für die Schnittstelle hinterlegen, sofern Ihr Programm dies erfordert. Bleibt dieses Feld leer, wird das Feld ‚Nummer‘ berücksichtigt. Wenn Sie beide Felder ausgefüllt haben, hat das Feld ‚Kennzeichen für Schnittstelle‘ Vorrang.

In diesem Beispiel würde folgender Rechnungstext für Zahlungskonditionen auf der Rechnung erscheinen.

In diesem Bereich können Sie die Abrechnungszeiträume festlegen. Diese müssen dann den Abrechnungsmodellen zugewiesen werden.

Das bedeutet, dass Aufträge mit dem Abrechnungsmodell ‚monatliche Abrechnung‘ , auch nur monatlich abgerechnet werden können. Bei ‚quartalsweise‘ und ‚jährlich‘ ist dies dementsprechend genauso, d.h. für 3 Monate und 12 Monate.

Wenn Sie für einen Auftrag ein Abrechnungsmodell nutzen, in dem ‚auf Abruf‘ hinterlegt ist, können Sie hiermit nach jeder Lieferung/Leistung abrechnen.

Beispiel: Wenn im Abrechnungsmodell, monatlich als Abrechnungszeitraum hinterlegt ist, dann muss auch ein gesamter Monat berechnet werden (siehe Bild).

Sie können in diesem Bereich verschiedene Mengeneinheiten hinzufügen. Beispiele finden Sie im Bild. Der wählbare Mengencode ist auch für E-Rechnungen wichtig und wird daher von DISPONIC definiert.

Dieser Bereich bestimmt, wo und in welcher Reihenfolge die Abrechnungsdaten für die Fakturierung erstellt werden.

Dabei wird zunächst die unterste Ebene betrachtet und daraus Daten für die Fakturierung generiert. Daher wird immer die nächsthöhere Ebene verwendet, wenn keine Daten gezogen werden.

Im Bereich der Typenschlüssel werden Anpassungen und Einstellungen zu Stornogrund, Rechnungsstatus, Mengenpreise, Pauschalpreise, Stundenpreise und Abrechnungsmodelle vorgenommen.

Beim Stornieren einer Rechnung besteht die Möglichkeit, den Grund für das Stornieren der Rechnung in der Belegbearbeitung zu speichern. Diese Gründe können Sie in diesem Bereich Ihren Wünschen entsprechend anlegen.

Bei Bedarf können Sie den Status Ihrer Rechnungen (zur besseren Übersicht) im Bereich der Belegbearbeitung speichern. Hier können Sie die Optionen nach Ihren Wünschen speichern.

Im Bereich der Mengenpreise legen Sie die entsprechend von Ihnen benötigten Typen an. Diese benötigen Sie später für die Mengenabrechnung (siehe Punkt 6.3.1), um diesem Typen eindeutige Preise zuordnen zu können.

Im Bereich der Pauschalpreise legen Sie die entsprechend von Ihnen benötigten Typen an. Diese benötigen Sie später für die Pauschalabrechnung (siehe Punkt 6.3.2), um für diesen Typ eindeutige Preise festzulegen.

Im Bereich der Stundenpreise legen Sie die entsprechend von Ihnen benötigten Typen an. Diese benötigen Sie später für die Stundenabrechnung (siehe Punkt 6.3.3), um für diesen Typ eindeutige Preise festzulegen.

In den Abrechnungsmodell-Positionen erstellen Sie die Typen bzw. Positionen für die Abrechnung, diese benötigen Sie für die Abrechnungsmodelle und werden wie unter Punkt 6.4.2 beschrieben dem jeweiligen Abrechnungsmodell hinzugefügt.

Im Bereich der Mengenpreise können Sie wunschgemäß feste Preise für die Mengenabrechnung hinterlegen. Diese können somit später im Bereich der ,Faktur Stammdaten‘ zur Abrechnung in ein Abrechnungsmodell zusammengeführt werden.

Wenn Sie möchten, können Sie im Bereich der Pauschalpreise Festpreise für die Pauschalabrechnung hinterlegen. Diese können somit später im Bereich der ,Faktur Stammdaten‘ zur Abrechnung in ein Abrechnungsmodell zusammengefasst werden.

Im Bereich der Stundenpreise können Sie nach Wunsch feste Sätze für die Stundenabrechnung hinterlegen. Diese können somit später im Bereich der ,Faktur Stammdaten‘ zur Abrechnung in ein Abrechnungsmodell zusammengefasst werden.

Im Bereich ,Faktur Stammdaten‘ können Sie nun festlegen, wie die Abrechnung werden soll. Dazu führen wir alle zuvor eingegebenen Daten in den Abrechnungsmodellen zusammen und Sie können diese später dem entsprechendem Auftrag hinzufügen.

In den Abrechnungsarten können Sie nun festlegen, zu welchen Uhrzeiten und an welchen Tagen die Stunden bzw. Zuschläge anfallen. Hier können Sie beliebig viele Abrechnungsarten anlegen, beispielsweise wenn Sie in verschiedenen Bundesländern tätig sind und der Nachtzuschlag unterschiedliche Uhrzeiten ausweist. Im unten Bereich können Sie je nach Auswahl die Wochentage, Tagtypen sowie Beginn- und Endzeit eintragen.

In den Abrechnungsmodellen müssen Sie nun alle zuvor eingegebenen Daten in den Bereichen ,Grundlagen‘, ,Typenschlüssel‘ und ,Preise‘ zum Abrechnen in ein Abrechnungsmodell zusammen tragen. Das bedeutet, dass alle wichtigen Informationen zum Abrechnen in ein Abrechnungsmodell zusammengeführt werden.

Die Abrechnungsmodelle gliedern sich in 3 Bereiche:

• Stunden
• Pauschalen
• Mengen

Nachdem Sie die Abrechnungsarten und Abrechnungsmodelle angelegt haben, können Sie diese im Bereich der Gültigkeiten einem Auftrag bzw. Dienst zuordnen. Die Gültigkeiten sind identisch wie die Abrechnungsmodelle in 3 Bereiche unterteilt:

• Stunden
• Pauschalen
• Mengen

Nach Eingabe der Gültigkeiten müssen Sie dennoch in die ,Schnellerfassung Preise‘ gehen, um dort die entsprechenden Preise zu hinterlegen.

In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, manuell erfasste Preise in ‚Schnellerfassung Preise‘ zu erhöhen.

Preise, die aus dem Abrechnungsmodell gezogen werden, können über die Preiserhöhung nicht geändert werden. Es funktioniert nur bei manuell eingetragenen Preisen unter ‚Schnellerfassung Preise‘.

Falls Sie dennoch die Preise über die Preiserhöhung anpassen wollen, müssen die Preise einmalig manuell geändert werden.

Sobald die Preise manuell eingetragen sind, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie zunächst aus, welche Preise erhöht werden sollen. Sie haben die Wahl aus Stunden, Pauschalen oder Mengen. Eine Mehrfachauswahl ist ebenfalls möglich.
• Klicken Sie im Feld ‚Abrechnungsmodelle‘ die gewünschten Abrechnungsmodelle an.
• Die in den Grundlagen erstellten Rundungsregeln können Sie hier bei Bedarf im Feld ‚Rundungsregeln‘ einsetzen.
• Ein Startdatum muss gesetzt werden. Bitte achten Sie darauf, dass sich keine Belege zum Erhöhungsdatum befinden (Falls doch, erscheint eine Meldung).
• Geben Sie die gewünschte Erhöhung ein.
• Wählen Sie zwischen prozentualer und absoluter Erhöhung.
• Zuletzt haken Sie die gewünschten Aufträge an und bestätigen im oben links im Fenster mit ‚Preise erhöhen.‘

Anschließend erscheint eine Meldung mit der Anzahl erhöhter Preise und Anzahl übergangener Preise.

Im Menüpunkt ‚Rücksetzung‘ haben Sie eine Übersicht über den Preiserhöhungsverlauf. Dabei wird für jede erfolgreiche Preiserhöhung ein Datensatz generiert. Sie können einsehen, wie viele Aufträge und Preise in diesem Datensatz erhöht wurden. Außerdem wird das Datum der Erhöhung und der Benutzer angezeigt.

Wenn Sie eine Preiserhöhung löschen bzw. rückgängig machen wollen, markieren Sie den gewünschten Datensatz und klicken im Fenster oben links auf ‚Zurücksetzen‘.

Der Bereich der Verarbeitung stellt die Werkzeuge zur Rechnungsstellung im DISPONIC zur Verfügung. Hier können Sie Preise, Mengen und Pauschalen erfassen und diese den entsprechenden Aufträgen zuordnen. Ebenfalls finden Sie die Berechnung und die Belegerstellung in diesem Bereich. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, Fakturdaten an Schnittstellen wie beispielsweise Datev zu übergeben und SEPA-Lastschriften zu generieren.

Über den Menüpunkt ‚Schnellerfassung Preise‘ können Sie die angelegten Abrechnungsmodelle sowie die Gültigkeiten dem entsprechenden Auftrag hinzufügen. Die Aufträge können in der Schnellerfassung nur einzeln ausgewählt werden. Klicken Sie dazu auf das Auswahlfeld und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den entsprechenden Auftrag auswählen können.

Die ,Schnellerfassung Preise‘ ist in 3 Bereiche unterteilt, zwischen denen Sie jederzeit hin- und herwechseln können:

• Stunden
• Pauschalen
• Mengen

Sobald Sie den entsprechenden Auftrages ausgewählt haben, erscheint das obige Fenster. Wenn Sie dem Auftrag über den Gültigkeiten bereits das Abrechnungsmodell zugeordnet haben, erscheint dieses nun bereits in der Ansicht. Andernfalls sollte das entsprechende Abrechnungsmodell dem Kunden über die Auswahl auf der rechten Seite über den Bereich ,verfügbare Abrechnungsmodelle‘ per Doppelklick oder durch Betätigen des Feldes hinzugefügt werden.

Natürlich können Sie die angezeigten Daten wie Beginndatum, Endedatum, Rechnungsdruck, Rechnungstext, Kostenstelle, Kostenträger und die Werte weiterhin manuell bearbeiten. Wenn Sie bei Anlage des Abrechnungsmodells im Bereich ,Standardwerte‘ eine Eintragung vorgenommen haben, so rechnet DISPONIC nach Eintragung des Wertes die Zuschläge entsprechend zu der Referenzposition aus.

Nachdem Sie den Datensatz gespeichert haben, ändern Sie die Hintergrundfarbe des Werts auf grün, damit Sie sofort erkennen können, dass der Datensatz korrekt gespeichert wurde.

In der Menüleiste finden Sie folgende Optionen:

• ‚Gültigkeit anpassen‘: Hier können Sie die Gültigkeit noch genauer einstellen und beispielsweise Diensten, Tätigkeiten, Mitarbeitern oder Mitarbeiter-Typen festlegen.
• ‚Gültigkeit kopieren‘: Hier können Sie eine bereits generierte Gültigkeit kopieren.
• ‚Gültigkeit löschen‘: Hier können Sie eine bereits erstellte Gültigkeit löschen.

Die verschiedenen Bereiche ,Stunden‘, ,Pauschalen‘ und ,Mengen‘ sehen identisch aus, allerdings sind in den jeweiligen Bereichen die Abrechnungsmodelle je nach Anlage unterschiedlich.

Wenn Sie bereits ein Abrechnungsmodell und eine Gültigkeit für Mengen erstellt haben, können Sie hier die generierten Mengen zu eingeben:

• Wählen Sie ein Datum aus.
• Wählen Sie ein Abrechnungsmodell.
• Wählen Sie Menge, Anzahl und Preis, das System berechnet die Summe automatisch.
• Wählen Sie den Rechnungstext aus.
• Wählen Sie ggfs. Kostenstelle, Kostenträger und Erlöskonto aus.

Nach dem Speichern des Datensatzes wurde die Menge von DISPONIC übernommen und kann weiter verarbeitet werden.

Nach Eingabe der Daten in die ,Schnellerfassung Preise‘ müssen Sie eine Berechnung durchführen, somit erstellen Sie den gewünschten Beleg für die Abrechnung der Stunden und Pauschalen. Die Mengen müssen Sie nicht berechnen, da diese bei der Erfassung bereits fest definiert sind und im nächsten Schritt unter ‚6.6.4‘ in die jeweiligen Belege übernommen werden.

• Wählen Sie den zu berechnenden Zeitraum aus.
• Bestimmen Sie die Organisationseinheit/en.
• Auf Grundlage der ausgewählten Organisationseinheit/en werden Ihnen die Kunden angezeigt. Klicken Sie die gewünschten Kunden an.
• Auf Basis der Kundenauswahl erhalten Sie die Auswahl der Aufträge dieser Kunden. Suchen Sie sich die Aufträge für die Berechnung aus.
• Zuletzt haben Sie die Möglichkeit, auszuwählen ob Sie Stunden und Pauschalen berechnen möchten oder nur eines von beiden.

Klick auf ‚Kalkulation ausführen‘ -> Vorteil: Meldung über genaue Anzahl der Stunden/Pauschalen oder ‚Im Hintergrund kalkulieren‘ -> Benutzer kann während der Berechnung weiter arbeiten.

Bei der Belegübernahme können Sie sich nun die gewünschten Belege erstelle lassen:

• Wählen Sie den Zeitraum aus, für den ein Beleg erstellt werden soll.
• Bestimmen Sie die Organisationseinheit/en.
• Auf Grundlage der ausgewählten Organisationseinheit/en werden Ihnen die Kunden angezeigt. Klicken Sie die gewünschten Kunden an.
• Auf Basis der Kundenauswahl erhalten Sie die Auswahl der Aufträge dieser Kunden. Suchen Sie sich die Aufträge für die Belegübernahme aus.

Wenn Sie den Haken im Feld ‚Zeitraum‘ rausnehmen, können Sie einen bestimmten Tag auswählen. DISPONIC wird dann alle möglichen Belege bis zu diesem Datum erstellen. Wählen Sie zuletzt aus, welche Preise übernommen werden sollen: Stunden, Pauschalen oder Mengen (eine Mehrfachauswahl ist möglich).

Klick auf ‚Übernahme ausführen‘ -> Vorteil: Meldung über genaue Anzahl der Belege oder ‚Berechnen + Übernahme ausführen‘ -> Vorteil: Der Menüpunkt ‚Berechnen‘ kann übersprungen werden.

Nach erfolgreicher Belegübernahme erscheinen die Belege in der Belegbearbeitung. Die Belege sind nach der Belegübernahme noch nicht gebucht.

• Wählen Sie einen Zeitraum aus, um die benötigten Belege anzuzeigen.
• Klicken Sie auf ‚Zeige nicht gebuchte Rechnungen‘ und dann auf ‚Aktualisieren‘.
• Wenn Sie den Beleg prüfen möchten, markieren Sie ihn und klicken Sie auf . Daraufhin wird die Druckauswahl angezeigt. Hier lassen Sie den Haken beim stehen und können dann im unteren Bereich auf ,Drucke alle Rechnungen‘ gehen. Es öffnet sich die Rechnung, welche Sie sich nun ansehen können.
• Nach Prüfung der Belege, können Sie diese dann buchen. Klicken Sie hierzu auf um den markierten Beleg zu buchen, oder auf um alle nicht gebuchten Belege zu buchen. Es erscheint wieder das Fenster Druckauswahl. Hier wählen Sie die Rechnungsvorlagen und Anhangsvorlagen und entfernen den Haken bei und klicken auf ‚Drucke alle Rechnungen‘.

Die Rechnung erscheint nun unter ‚zeige gebuchte Rechnungen‘.

Das Tool ,Auswertung‘ steht Ihnen für die Module ‚Planung‘, ‚Betriebsrat‘, ‚Wächterkontrolle‘, ‚Ressourcenverfolgung‘, ‚Lohn‘, ‚Faktur‘, und ‚Statistik‘ zur Verfügung. Die Auswertungen basieren auf der Funktionsweise von Pivot-Tabellen. Alle Auswertungen haben unterschiedliche Layouts, weitere Layouts können individuell gestaltet und für alle Benutzer sowie Sie selbst gespeichert werden.

Die Spalten werden in allen Vorlagen unterschiedlich definiert. Mit der Maus können Sie die gewünschten Spalten/Felder als Spalte in die Tabelle ziehen. Bei der Auswertung wird die Gestaltung des Drucks/Seitensortierung so eingestellt, dass die erste Spalte auch die Seitensortierung definiert bzw. den Seitentitel benennt.

Die Menüzeile kurz erklärt:

• Auswertung: Hier haben Sie vorgegebene Auswahlmöglichkeiten festgelegter Layouts (in Verbindung mit der Auswahl ‚Layout‘).
• ‚Layout speichern‘: Wenn Sie sich eine Tabelle zusammengestellt haben und mit diesem zu einem anderen Zeitpunkt wieder arbeiten möchten.
• ‚Layout löschen‘: Wenn Sie ein zuvor gespeichertes Layout aus Ihrer Liste wieder dauerhaft entfernen möchten.
• ‚Filter entfernen‘: Entfernt alle gesetzten Filter (sollte die Auswertung aus irgendeinem Grund nicht das gesuchte auswerfen, prüfen Sie, ob noch Filter aktiv sind!)
• Unter ‚Feldliste anzeigen‘ können Sie weitere Pivot-Felder in die Auswahl mit aufnehmen (sofern noch weitere vorhanden)

In diesem Bereich stehen Ihnen 2 Druckausgaben zur Verfügung.

Wählen Sie den für Sie passenden Report aus. Anschließend werden die notwendigen Parameter abgefragt, die für die Generierung des gewünschten Druckes erforderlich sind.

Mit der FiBu-Übergabe haben Sie die Möglichkeit, Fakturdaten über Schnittstellen an andere Programme zu übertragen.

Anleitung Beispiel: ‚Datev Buchungen‘

• Suchen Sie die gewünschte Schnittstelle aus. Klicken Sie auf die 3 Punkte auf der rechten Seite. Ausgabeverzeichnis, Beraternummer und Mandantennummer sind Pflichtfelder.
• Wählen Sie die Organisationseinheit/en.
• Bestimmen Sie den Zeitraum, der übergeben werden soll.
• Klick auf ‚Übergabe durchführen‘

Bei erfolgreicher Übergabe erscheint auf dem Bildschirm die Meldung: Die Übergabe von FiBu-Datensätzen ist beendet.

Übergabe zurücksetzen: Hier können Sie einzelne Übergaben wieder rückgängig machen.
Übergabe wiederholen: Hier können Sie einzelne Übergaben erneut übergeben.

Hier können Sie SEPA-Lastschriften erstellen.

• Klicken Sie im Fenster oben rechts auf Einstellungen und wählen Land, Version und Ausgabeverzeichnis aus.
• Im Hauptfenster wählen Sie anschließend Ihre Hausbank und den gewünschten Zeitraum aus.
• Erstelldatum und Einreichername können Sie ebenfalls anpassen.
• Klick auf ‚Lastschriften erzeugen‘

Bei erfolgreicher Erzeugung der Lastschriften erscheint folgende Meldung: Die Erzeugung der Lastschriften-Datei(en) ist beendet.

Eine bereits erzeugte Lastschrift können Sie auch zurücksetzen. Die erzeugten Lastschriften werden Ihnen angezeigt, wenn Sie auf ‚Lastschriften zurücksetzen‘ klicken.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, bereits erstellte Lastschriften zu wiederholen. Dafür klicken Sie auf ‚Lastschrifterzeugung wiederholen‘ und wählen die gewünschte Zeile aus.