3. Grundlagen
Die Grundeinstellungen zur Nutzung von DISPONIC haben Sie bereits in den vorher genannten Systemeinstellungen vorgenommen. In den Grundlagen wird nun die Basis für die eigentliche Arbeit mit DISPONIC eingerichtet. Diese Grundlagen werden im weiteren Verlauf immer wieder Verwendung finden, daher ist es ratsam, hier so präzise wie möglich vorzugehen. Wir empfehlen, in diesem Bereich von rechts nach links zu arbeiten.
Hier können Sie die verschiedene Optionen ausfüllen, die bei der Eingabe der Stammdaten des Mitarbeiters verfügbar sein sollen. Sie können den Inhalt wie Geschlecht, Anrede, Familienstand, Staatsangehörigkeit usw.) nach Ihren Wünschen/Vorgaben eingeben.
Bei den ,Typenschlüsseln‘ definieren Sie Daten, welche im Nachgang beispielsweise zu Auswertungszwecken oder für Unterscheidungen dienen können. (Den Punkt ‚Vorfall‘ sehen Sie, wenn Sie mit unserem Wachbuch arbeiten).
TIPP: Haben Sie darüber hinaus Mitarbeitergruppen, die lediglich den Mindestlohn erhalten, könnten diese als Hilfstätigkeiten oder Servicetätigkeiten deklariert werden – lediglich als Beispiel. Die genaue Tätigkeitsbeschreibung geht später aus der Dienstplanung hervor.
Auch in Bezug auf die Abwesenheitstypen, da hierüber dann auch die sogenannten Abwesenheitskonten gesteuert werden, bitte lediglich Urlaub, Krank und maximal noch ein ‚Sonstiges‘ oder ähnlich anlegen. Die Art der Abwesenheit wird erst später bei den Kalenderdaten eingerichtet und diese den Abwesenheitstypen zugewiesen.
Als Lieferant werden sowohl die klassischen Lieferanten verstanden, von denen Betriebsmittel bezogen werden, ebenso aber auch Subunternehmer. Diese als Typ bitte hier einrichten.
HINWEIS: Legen Sie nicht zu detaillierte Typenschlüssel für Tätigkeiten an! Je nach Lohnstruktur in Ihrem Unternehmen hätte dies enormen Ausmaß für die Anlage der sogenannten Lohngültigkeiten. Strukturieren Sie die Tätigkeitstypen so, wie die Stundensätze sind. Wird ein Doorman gleich wie ein Mitarbeiter im Event-Bereich oder Objektschutz bezahlt, könnten Sie diesen Tätigkeitstypen unter ‚Security‘ einrichten (oder ein anderer Begriff, wie Separatwachdienst, Objektschutz o.ä.).
Wenn Sie ein internationales Unternehmen sind oder Kontakte außerhalb Deutschlands haben, die Sie in DISPONIC erfassen möchten, können Sie hier die Länderkürzel, Ländervorwahlen usw. festlegen. Bei Bedarf auch die entsprechenden Währungen.
Im Bereich der Unternehmen können Sie alle wichtigen Parameter für das Unternehmen erstellen, insbesondere für die Bereiche der Finanzbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung.
TIPP: Sollten Sie in mehreren Tarifgebieten im Einsatz sein, dann können Sie diese hier anlegen. Diese Informationen werden später in diversen Bereichen von DISPONIC benötigt.
Kostenstellen und Kostenträger sind in den übrigen Feldern zu bearbeiten, sofern in Ihrem Unternehmen benötigt. Die Kostenstellen und Kostenträger können allerdings auch später direkt beim ,Kunden‘, ,Auftrag‘, ,Dienst‘ oder auch ,Mitarbeiter‘ eingerichtet werden, durch Klick auf das Plus am Ende des Dropdown-Menüs.
Das Abwesenheitskonto bezieht sich unter anderem auf Urlaub oder auch Krankheit. Unter dem Menüpunkt ‚Zählregeln‘ können Sie festlegen, wie der Anspruchsverfall (Urlaub) geregelt ist, mit wie vielen Tagen ein Monat gezählt wird, ob kaufmännisch gerundet werden soll und ab wann ein voller Urlaubsanspruch besteht. Für Deutschland ist die standardisierte Vorgabe hinterlegt.
HINWEIS: Als Anspruchswachstumsregeln werden Steigerungen des Urlaubsanspruches je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit verstanden. Hier sind je Tarifgebiet unterschiedliche Regeln möglich. Wenn Ihr Unternehmen mit diesem wachsenden Urlaubsanspruch arbeitet, werden wir seitens dem DISPONIC Support entsprechend Ihrem Tarifgebiet geltende Zählregeln per Script einfügen und aktivieren.
In den Modellen legen Sie fest, wie eine Arbeitswoche definiert wird, ebenfalls die Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausenzeiten und die maximale Arbeitsstundenzahl.
Die Erstellung eines Arbeitstagmodells ist aus mehreren Gründen wichtig. Einerseits für die Arbeit an sich, andererseits werden hierüber Urlaub und Krank gesteuert.
So können Sie in vorliegendem Beispiel eine Abwesenheit (egal ob Urlaub oder Krank) nur an den aktiven Tagen planen. Ein Urlaub oder Krank am Sonntag wäre nicht möglich.
Legen Sie an dieser Stelle an, welche Stunden für welchen Mitarbeitertyp gelten sollen. Unterteilt auf fixe Stunden, Monatsstunden, dynamisch auf Basis der Arbeitstagmodell, oder jährliche Stunden.
Geben Sie die jährlichen Mindeststunden vor, berechnet DISPONIC automatisch den monatlichen Wert. Das Befüllen dieses Bereiches ist keine Pflicht!
Als Stundenlimits können Sie die maximalen Arbeitszeiten einstellen; hier am Beispiel für einen Mitarbeiter auf Minijob-Basis. Bei der Aktivierung der Überbuchungssperre kann der Mitarbeiter nicht mehr darüber hinaus geplant werden. Es wird eine entsprechende Meldung erscheinen (siehe Bild unten rechts).
Zur Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten zwischen zwei Diensten können Sie hier die gesetzlichen Vorgaben eingeben, so z.B. die Mindestruhezeit von 11 Stunden. Zudem können Sie den Betrachtungszeitraum und die Anzahl der Stunden ab der eine Prüfung stattfinden soll einrichten. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie viele Kurzdienste nacheinander planen möchten.
Mit dem ,Pausenzeitmodell‘ können Sie Regeln für die automatische Berechnung der Pausen angelegen. So wird je nach Dienstlänge immer genau die richtige Dauer der Pause berücksichtigt und es muss nicht mehr geprüft werden, ob ein Dienst über 6 Stunden dauert und 30 Minuten bzw. bei einer Dienstlänge von über 9 Stunden 45 Minuten Pause angezogen werden müssen.
‚Beschreibung‘: Notiz wofür das Pausenmodell ist (nur in dieser Ansicht sichtbar)
‚Position in Schicht‘: Wann die Pause beginnt (am Anfang, in der Mitte oder am Ende der Schicht)
‚Rechnung/Lohn‘: Ob die Pause in Lohn/Faktur abgezogen werden soll
Nach ,Speichern‘ des Datensatzes haben Sie im unteren Bereich nun die Möglichkeit, die Pausenzeiten- und längen zu hinterlegen.
Anschließend können Sie das ,Pausenzeitmodell‘ über die Dienste einem Auftrag zuweisen.
Für die Schichtdefinitionen des Dienstes werden nun automatisch die definierten Pausen berechnet:
Schicht > 9 Stunden => 45 Minuten Pause
Schicht > 6 Stunden => 30 Minuten Pause
Schicht <= 6 Stunden => Keine Pause
In der Dienstplanung wird angezeigt, wenn für eine Schicht die Pausenzeiten aus dem Pausenzeitmodell berechnet wurden. Ohne Berechtigung können diese nicht mehr angepasst werden.
Weichen die Pausenzeiten vom Pausenzeitmodell ab (z.B. wenn eine Schicht vor der Definierung des Pauszeitmodells geplant wurde), kann das Pausenzeitmodell auch ohne Berechtigung angewendet werden.
Soll es trotz Pausenzeitmodell möglich sein die automatischen Pausenzeiten aus dem Pausenzeitmodell zu überschreiben, muss die Berechtigung ‚Autom. Pausenzeiten editieren‘ auf Vollzugriff gestellt werden.
Hier können Sie Zeitbonusmodelle anlegen und diese dann genauer definieren.
In den Detailsfenster können Sie Ihre gewünschten Kriterien für Ihr Zeitbonusmodell definieren. Somit können Sie sowohl die Zuschläge, als auch die Gültigkeiten festlegen.
Hier können Sie die Kriterien für Ihre Antrittskontrollmodelle definieren (siehe Punkt 5.18).
Zusätzlich zu den anderen grundlegenden Informationen, die Sie bisher eingegeben haben, können Sie an dieser Stelle detailliertere Informationen eingeben. Hier können Sie Informationen wie Qualifikationen, Tätigkeiten, Arbeitstypen und weiteres anlegen.
Hier können Sie alle vorhandenen und erforderlichen Qualifikationen einpflegen. Bei gestuften Qualifikationen, beispielsweise der Sachkundeprüfung gem. §34 a GewO, kann diese unter dem Reiter ‚Abhängigkeiten‘ so angelegt werden, dass die Unterrichtung gem. §34 a GewO untergeordnet wird. So auch die Fachkraft mit allen darunter und somit implementierten Qualifikationen.
Kann eine Qualifikation ablaufen, wie der Brandschutz- oder Ersthelfer, ist das Kästchen ‚kann ablaufen‘ anzuhaken. Somit ist bei der Qualifikationsvergabe beim Mitarbeiter ein Datum einzurichten, an welchem die Qualifikation ihre Gültigkeit verliert.
In den Grundlagen haben Sie bereits die Typenschlüssel für Tätigkeiten angelegt. Hier können die Tätigkeiten noch etwas differenzierter bezeichnet werden. Die tatsächliche Tätigkeit geht in der Regel aus der Bezeichnung des Dienstes hervor. Auch hier empfehlen wir nicht zu viele Tätigkeiten anzulegen, vor allem wenn Sie mit dem Modul Lohn in DISPONIC arbeiten.
In den ,Arbeitstypen‘ legen Sie alle von Ihnen gewünschten Typen aus. Hier können Sie auch auswählen, ob die Stunden als produktive oder unproduktive Stunden in der Auswertung erscheinen.
Sollten Sie das Sie das DISPONIC-Modul ‚Wachbuch‘ nutzen, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, die Gründe der Meldung individuell nach Ihren Bedürfnissen zu definieren. In unserem Beispiel listen wir ‚Unfall‘ auf. Je nach Art der Tätigkeit kann der Grund der Meldung auch Alarm, Meldung etc. sein. Um neue Vorfall-Typen zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Neu‘ und füllen Sie die Felder aus.
Sollten Sie das Sie das DISPONIC-Modul ‚Betriebsrat‘ nutzen, haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, die Änderungsgründe individuell nach Ihren Bedürfnissen zu definieren. In unserem Beispiel listen wir ‚Mitarbeiterausfall‘ und ‚Änderung Kundenanforderung‘ auf. Um neue Änderungsgründe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Neu‘ und füllen Sie die Felder aus.
Über die Kalenderdaten steuern Sie im DISPONIC, welche Tage für Sie als Feiertage gelten (Bundeslandübergreifend), welche Darstellung (farblich) von Wochentagen Sie bevorzugen, mit welchen Tagtypen Sie arbeiten wollen, welche Abwesenheiten (detailliert) verplant werden können sollen und welche Kalender (je Bundesland) in Ihrem Unternehmen gelten sollen.
Unter dem Menüpunkt ‚Feiertage‘ haben Sie die Möglichkeit die Feiertage anzupassen und ggfs. auch zu erweitern. Zudem haben Sie hier die Möglichkeit, diese zeitlich einzuschränken. Am Beispiel Silvester kann dieses gut dargestellt werden: Mancherorts gilt dieser Tag bereits ab 12:00 Uhr als Feiertag, andernorts erst ab 14:00 Uhr oder überhaupt nicht.
Hier können Sie nach Wunsch die Farbgebung der einzelnen Wochentage definieren.
Zur korrekten Unterscheidung von Tagen, auch hinsichtlich des Lohnes, sollte zumindest der Tagtyp ‚Feiertag‘ angelegt werden. Der Tagtyp ‚halber Feiertag‘ muss für Silvester und Heiligabend nicht gesondert angelegt werden, da Sie diesen in dem Bereich ‚Feiertage‘ (siehe Punkt 3.8.1) bereits zuvor definiert hatten. Dies wird im Rahmen der Tagtypen dann in Verbindung mit dem zu Grunde liegenden Kalender erkannt.
Die Abwesenheitstypen haben Sie bereits bei den Typenschlüssel (siehe Punkt 3.2) hinterlegt. Nun werden die Abwesenheiten den Abwesenheitstypen zugewiesen. Zum Beispiel können Sie hier dem Typ ‚Urlaub‘ Erholungsurlaub und Sonderurlaub zuordnen.
Im DISPONIC ist standardmäßig bereits der Kalender ‚Deutschland‘ angelegt. Aufgrund der unterschiedlichen Feiertage in den verschiedenen Bundesländern ist es jedoch empfehlenswert, je Bundesland in dem Sie tätig sind, einen eigenen weiteren Kalender anzulegen. Für Bayern sind so beispielsweise zwei Kalender erforderlich, da Augsburg einen gesonderten Feiertag hat.
Über den Reiter ‚Details‘ können Sie die Kalender Ihren Wünschen entsprechend benennen und anhand des Reiters ‚Feiertage‘ können Sie die entsprechenden Feiertage in dem jeweiligen Kalender aktivieren bzw. deaktivieren.
