Modul XRechnung
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und im Rechnungsaustausch in Deutschland verwendet wird. Die XRechnung in DISPONIC unterstützt alle vorhandenen Funktionalitäten der Rechnungsstellung, wie z.B. automatische Rechnungsanlagen, E-Mailversand oder Export.
Für den Zugang zum Modul XRechnung (ERechnung) ist eine Lizenz erforderlich. Wenn Sie über diese Lizenz verfügen, müssen Sie im Gegensatz zu anderen Zusatzmodulen keine Änderungen an den Programmberechtigungen vornehmen. Sie müssen lediglich auf die Bereiche Systemeinstellungen > Organganisationseinheiten, Stammdaten > Kunden und auf das Modul Faktur zugreifen können.
Der erste Schritt beginnt mit den grundlegenden XRechnung-Einstellungen unter Systemeinstellungen > Organisation > Organisationseinheiten. Die entsprechenden Felder müssen für jede Organisationseinheit befüllt werden.
Nachfolgende Felder müssen in den Kontaktdaten befüllt werden:
- Name: Geben Sie hier die entsprechende Firmenbezeichnung ein.
- Anschrift: Geben Sie hier die entsprechende Adresse ein.
- Postleitzahl: Geben Sie hier die entsprechende Postleitzahl ein.
- Ort: Geben Sie hier den entsprechenden Ort ein.
- Land: Hier muss ein entsprechender Ländercode eingegeben werden.
HINWEIS: Da die XRechnung international ist, ist es wichtig, den richtigen Ländercode zu wählen.
Im Bereich der Belege müssen folgende Felder befüllt werden:
- Kreditoren Ust-ID: Hier muss die entsprechende Umsatzsteuer-ID eingetragen werden.
- Firmenanschrift: Auswahl der Firmenadresse (wird aus dem Bereich der Kontaktdaten übernommen).
- Kontaktname: Hier muss der entsprechende Mitarbeiter der Rechnungsstellung eingetragen werden.
- Kontakt-Telefonnummer: Hier muss die entsprechende Telefonnummer des Mitarbeiters eingetragen werden.
- Kontakt E-Mail: Hier muss die entsprechende E-Mail Adresse des Mitarbeiters eingetragen werden.
Im nächsten Schritt müssen im Bereich Stammdaten > Kunden im Bereich der Belege folgende Felder befüllt werden:
- angeheftete E-Rechnung: Hier müssen Sie zwischen ZUGFeRD oder XRechnung entscheiden.
- Umsatzsteuer ID: Hier müssen Sie die Umsatzsteuer ID vom Kunden eintragen.
- E-Rechnung: Sollten Sie XRechnung ausgewählt haben, erscheint das Feld Leitweg ID, welches zwingend befüllt werden muss.
- Rechnungsanschrift: Auswählen.
- Rechnungsmail an: Hier auswählen, an wen die XRechnung per E-Mail gesendet werden soll.
- Erlöskonto: Auswählen.
- Zahlungskonditionen: Auswählen.
- Zahlungsweg: Auswählen.
- Währung: Auswählen.
HINWEIS: Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt in ihrer Herangehensweise: ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit visuellem PDF, während XRechnung ausschließlich auf strukturierte Daten setzt.
Nun muss in den Bereich der Aufträge des Kunden gewechselt werden. Hier muss in den Belegen die Felder der XRechnung und XRechnung Leistungsempfänger befüllt werden:
- Lieferinformation: Freitextfeld, muss nicht zwingend befüllt werden.
- Lieferort: Adresse vom Auftrag übernehmen.
- Bestellnummer: Wenn vorhanden hinterlegen.
- Projektnummer: Wenn vorhanden hinterlegen.
- Projektname: Wenn vorhanden hinterlegen.
- Vertragsnummer: Wenn vorhanden hinterlegen.
- Name 1: Entsprechende Daten vom Leistungsempfänger eintragen.
- Name 2: Entsprechende Daten vom Leistungsempfänger eintragen, muss nicht zwingend befüllt werden.
- Anschrift: Entsprechende Daten vom Leistungsempfänger eintragen.
- Postleitzahl: Entsprechende Daten vom Leistungsempfänger eintragen.
- Ort: entsprechende Daten vom Leistungsempfänger eintragen.
- Land: Entsprechende Daten vom Leistungsempfänger eintragen.
Ebenfalls sollte überprüft werden, ob im Bereich Faktur > Grundlagen > Mengeneinheiten den angelegten Mengen die entsprechenden Mengencodes hinterlegt wurden. Diese sind ebenfalls zwingend notwendig für die XRechnung.
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie mit der Berechnung und Belegübernahme des Auftrages beginnen.
Während der Belegübernahme erscheint dann zusätzlich die Meldung „Validiere XRechnung“. Somit hat DISPONIC die Einstellung bereits erkannt. Sollten nun Felder nicht befüllt sein, würde im erstellten Beleg in der Belegbearbeitung ein Ausrufezeichen sichtbar sein. Beim drüberfahren mit der Maus, würde man hier auf einen Blick erkennen, welche Felder befüllt werden müssen. In diesem Falle müsste der Beleg gelöscht werden und nach Änderungen in den Einstellung dieser neu berechnet und übernommen werden.
TIPP: Prüfen Sie vor dem Erstellen der Belege, ob Sie dem Auftrag bereits eine Gültigkeit für die Faktur (Abrechnungsmodelle) hinterlegt haben.
Die einzige Änderung zu anderen Belegen besteht darin, dass bei Belegen mit hinterlegter XRechnung im Bereich der Detailansicht die Felder der E-Rechnung ausgeworfen sind, welche dann noch in der Belegbearbeitung überarbeitet werden können.
Wollen Sie die Rechnung nun verbuchen und versenden, gehen Sie wie gehabt in der Belegbearbeitung auf das Feld „Drucken“ und der Beleg wird ganz normal aufbereitet. Drücken Sie dann auf den Sende Emails Button, dann wird die Rechnung verarbeitet und im Hintergrund versendet. Die Datei wird dann automatisch in eine xml-Datei umgewandelt, welche vom Empfänger dann eingelesen werden kann.
Wenn Sie den Beleg nach dem Erstellen und Versenden noch einmal ausdrucken möchten oder eine xml-Datei benötigen, können Sie dieses über den Bereich der Belegbearbeitung > Druckvorschau > Exportierte Rechnungen erledigen. Wählen Sie hier das Format PDF/XML (XRechnung) aus und die Datei wird im definierten Ordner gespeichert.
