Nachunternehmerplattform

Sind Sie als Nachunternehmer noch nicht Teil der Nachunternehmerplattform und nutzen bisher auch kein DISPONIC, dann kann mit einem Klick in der E-Mail auf den Link

die Registrierung für die kostenlose DISPONIC One-Instanz gestartet werden.

Dabei wird ein kostenloser Zugang zur Nachunternehmerplattform bereitgestellt. Eine eigene DISPONIC-Instanz mit automatischer Registrierung der einladenden Firma als Auftraggeber.

Schritt 1 – Formular ausfüllen

Geben Sie die für die Informationen notwendigen Daten zur Registrierung ein.

Umsatzsteuer-ID

Die Umsatzsteuer-ID ist bereits durch den einladenden Auftraggeber ausgefüllt. Prüfen Sie die Angaben auf Richtigkeit. Im Falle einer fehlerhaften Umsatzsteuer-ID teilen Sie dem Auftraggeber dies mit. Dieser muss in diesem Fall eine neue Einladung mit den korrekten Daten auslösen.

Firmenname

Passen Sie die korrekte Firmierung an. Die angezeigte Vorbelegung wird durch den Auftraggeber erstellt und kann geändert werden.

Ansprechpartner/Position/E-Mail-Adresse

Die Daten des Ansprechpartners sind korrekt auszufüllen. Die hinterlegte E-Mail-Adresse dient als Empfangsadresse für den weiteren Registrierungsvorgang. Prüfen Sie diese unbedingt auf Richtigkeit!

Wunsch-Subdomain

Über diese Domain ist Ihre DISPONIC One-Instanz erreichbar und im System registriert. Diese kann nachträglich nicht geändert werden!

Schritt 2 – Abschluss der Registrierung

Mit Abschluss der Registrierung wird die DISPONIC Umgebung erstellt. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach Fertigstellung werden die Zugangsdaten an die angegebene E-Mail-Adresse des Ansprechpartners bereitgestellt.

Der Link zur Registrierung kann nach deren Abschluss nicht ein weiteres Mal verwendet werden.

Schritt 3 – Zugangsdaten

Nach erfolgter Registrierung und durchgeführter Einrichtung werden die Zugangsdaten für DISPONIC One dem angegebenen E-Mail-Adressaten von der Absende-Adresse nachunternehmer@disponic.de zugestellt.

Schritt 4 – Installation des Clients

Laden Sie den Client herunter. Klicken Sie dazu auf [Download Link]. Nach erfolgtem Download führen Sie die Setup-Datei aus und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Schritt 5 – Anmeldung

Melden Sie sich mit den Anmeldedaten aus der E-Mail an. Bei der ersten Anmeldung werden Sie zur Einrichtung einer 2-Faktor-Authentifizierung aufgefordert und zur Vergabe eines neuen Passworts.

Schritt 6 – Kundenzuordnung

Nach erfolgter Anmeldung steht noch die Annahme der Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber aus. Diese erfolgt in der Kundenzuordnung.

Wird erstmalig ein Lieferant als Nachunternehmer bei einem neuen Unternehmen registriert, so muss der Lieferant dieser Zusammenarbeit zustimmen.Diese Zustimmung erfolgt per Zuordnung des Anfragestellers zu einem Kunden.

Alle weiteren Aufträge des Anfragestellers (Auftraggebers) werden für diesen Kunden angelegt und immer in der gleichen Organisationseinheit angelegt.Diese können aber vom Anwender verschoben werden.

Prozess

Der Prozess der Dienstplanung und Auftragsvergabe lässt sich wie folgt darstellen:

( 1 )

Der Auftraggeber plant den Nachunternehmer als unbekannten Lieferanten-Mitarbeiter (mehrfach nutzbar).

( 2 )

Der Auftraggeber übermittelt die Anforderungen an den Nachunternehmer

( 3 )

Dadurch wird eine Anfrage für diese Schicht im System des Nachunternehmers erstellt. Diese steht zur Annahme zu Verfügung.

( 4 )

Nach erfolgter Annahme ist dieser Auftrag mit Diensten und Schichtdefinitionen im System des Nachunternehmers zur Planung bereit. Der Nachunternehmer plant die offenen Positionen.

( 5 )

Der geplante Mitarbeiter für die angefragte Schicht wird im System des Auftraggebers namentlich aufgelöst. Die Übertragung vom Nachunternehmer zum Auftraggeber geschieht automatisch mit nur geringem zeitlichem Versatz.

Vorbereitung

Für die Durchführung ist es erforderlich, dass durch den Auftraggeber zu vergebende Schichten „pro Forma“ für einen Lieferanten eingeplant werden. Dafür muss ein Mehrfach-nutzbarer Lieferanten-Mitarbeiter in der Organisationseinheit des Lieferanten oder unterhalb angelegt werden.

Diese Mitarbeiter müssen einem an der Nachunternehmerplattform partizipierenden Lieferanten zugeordnet sein. Nur wenn eine Planung durch diesen Mitarbeitertyp erfolgt, können diese Plandaten als Anforderungen an einen Nachunternehmer übertragen werden. Der dazugehörige Lieferant muss in der gleichen für die Nachunternehmerplattform registrierten Organisation angelegt sein.

Schichten für Auftragsvergabe planen

Für jede zu besetzende Schicht, muss ein Mehrfach-nutzbarer Lieferanten-Mitarbeiter eingeplant werden. Durch die Mehrfach-Nutzbarkeit findet bei der Planung keine Prüfung auf Zeitüberschneidung, Stundenlimits und Ruhezeiten statt. Eine so geplante Schicht erhält automatisch einen grauen Indikator.

Da pro Organisationseinheit auch mehrere Mehrfach-nutzbarer Lieferanten-Mitarbeiter je Lieferant erlaubt sind, wird sichergestellt, dass nur ein solcher Mitarbeiter des gleichen Lieferanten pro Dienst/Tag geplant werden kann.

Indikatoren

Indikatoren markieren die Schichteinträge farblich an ihrem oberen rechten Eck.

Sie zeigen den Status der Schicht an:

GRAU = Schicht nicht übermittelt

GELB = Schicht an Nachunternehmer übermittelt

GRÜN = durch Nachunternehmer angenommen

Schicht VOR der Übergabe

Wurde eine Schicht mit einem Mehrfach-nutzbaren Lieferanten-Mitarbeiter eingeplant, diese aber noch nicht im Fenster Auftragsvergabe an den Nachunternehmer übermittelt, so wird diese Schicht mit einem grauen Indikator angezeigt. Eine solche Schicht kann nicht einzeln bearbeitet werden, da es direkt die übermittelte Anforderung beeinflussen würde. Nur eine Änderung der Sollvorgabe in der Planung beeinflusst die geplante Zeit. Diese Schicht kann jederzeit gelöscht werden.

 

Bearbeiten einer Schicht NACH der Übergabe (nicht angenommen)

Wurde eine Schicht an den Nachunternehmer übergeben, so ist diese mit einem gelben Indikator versehen. Eine solche Schicht kann nicht einzeln bearbeitet werden, da es direkt die übermittelte Anforderung beeinflussen würde. Nur eine Änderung der Sollvorgabe in der Planung beeinflusst die geplante Zeit. Diese wird nicht automatisch erneut übermittelt!

 

Bearbeiten einer Schicht NACH der Übergabe (angenommen)

Wurde eine Schicht vom Nachunternehmer angenommen, so ist diese mit einem grünen Indikator versehen. Eine solche Schicht kann nicht einzeln bearbeitet werden, da es direkt die übermittelte Anforderung beeinflussen würde. Nur eine Änderung der Sollvorgabe in der Planung beeinflusst die geplante Zeit. Diese wird nicht automatisch erneut übermittelt!

 

Bearbeiten einer namentlich GEPLANTEN Schicht

Diese Schicht besitzt keinen Indikator. Der Mitarbeiter wird normal in der Dienstplanung angezeigt Eine solche Schicht darf bearbeitet werden. Eine Änderung der Zeiten wird automatisch übermittelt. Der Mitarbeiter kann allerdings nicht getauscht oder die Schicht gelöscht werden. Dieser Vorgang bleibt einzig dem Nachunternehmer vorbehalten.

Auftragsvergabe

Zur Übergabe an den Nachunternehmer muss in das Fenster Auftragsvergabe gewechselt werden.

Im Fenster Auftragsvergabe sind alle Anforderungen an Nachunternehmer ersichtlich.

Die Darstellung wird wie folgt gruppiert:

• Nachunternehmer/Lieferant
• Auftrag
• Dienst
• Datum/Zeit

Für eine Übergabe von Anforderungen an einen Nachunternehmer müssen die gewünschten Zeilen zur Übergabe angewählt werden.

Über die Gruppierung können ganze Aufträge oder auch komplette Nachunternehmer zur Übergabe markiert werden.Sind alle Daten so weit in Ordnung, kann die Übergabe per Schaltfläche [grünem Pfeil] erfolgen.

Statusänderung der Anzeige

Mit der Statusänderung der Schichten, geht auch eine Änderung der Anzeige im Fenster Auftragsvergabe einher.

GRÜN –> komplett geplant oder noch nicht übergeben

ORANGE –> erwartete Ereignisse vom Nachunternehmer

ROT –> abgelehnte Schichten

Nachträgliche Änderungen müssen mit einer erneuten Übergabe der Zeile an den Nachunternehmer übermittelt werden (grüner Pfeil).

Anforderungen

Anforderungen können auch direkt in der gewünschten Zeile reduziert .

Wurden die Anforderungen bereits an den Nachunternehmer übergeben, dann können diese nur noch via Reduktion in den Anforderungen reduziert werden.

Auch vom Nachunternehmer bereits angenommene oder geplante Schichten können vom Auftraggeber noch reduziert werden. Welche Plandaten dadurch entfallen, darauf hat der Auftraggeber keinen Einfluss und muss dies ggf. vorab mit dem Nachunternehmer abstimmen.

Geschlecht

Die Angabe des Geschlechts dient nur zu Information und kann vor Übertragung des Auftraggebers im Fenster [Auftragsvergabe] an den Nachunternehmer angepasst werden. Im Fenster [Fremdaufträge] sieht der Nachunternehmer bei Auftragsannahme die gewünschte Verteilung bei der Besetzung des Geschlechts.

Diese Werte haben nur informativen Charakter und werden nicht verbindlich auf die Schichtdefinition angewendet.

Fremdaufträge

Im Fenster [Fremdaufträge] sind die Aufträge gelistet, welche der Nachunternehmer angenommen hat, oder noch annehmen will.

Neue Aufträge sind automatisch in der Organisation des mit dem Auftraggeber verknüpften Kunden angelegt. Diese können jedoch nachträglich in eine untergeordnete Organisation verschoben werden. Aufträge zu einem Kunden sind somit in der gleichen Organisation (des Kunden) und auch in untergeordneten Organisationen möglich.

Über die Eingabefelder kann die Anzahl pro Tag angenommen oder abgelehnt werden.

Eine Übertragung der angenommenen oder abgelehnten Anforderungen wird automatisch an den Auftraggeber übermittelt.

Planung

In der Dienstplanung wird der Fremdauftrag automatisch in der Auftragsauswahl angezeigt und kann von dort in den Planungsbereich übernommen werden.

Die Planung erfolgt dabei auf die gleiche Art und Weise wie bei herkömmlichen Aufträgen in DISPONIC.

Die Tätigkeit der übermittelten Anforderungen ist immer [unbekannt]. Diese kann vom Nachunternehmer jederzeit in den Diensten angepasst werden, um auch mit Fremdaufträgen eine für das Unternehmen konfigurierte Abrechnung zu ermöglichen. Diese Änderung wird nicht an den Auftraggeber zurück kommuniziert.

Die Hoheit über die Zeiten liegen beim Auftraggeber. Das bedeutet Dienst- oder Pausenzeiten können vom Nachunternehmer nicht in der Planung geändert werden.

Synchronisation

Die Planung auf Fremdaufträge wird automatisch zum Auftraggeber übertragen.

Wird ein Mitarbeiter vom Nachunternehmer gelöscht, so wird dieser auf Seite des Auftraggebers automatisch wieder in ein Mehrfach-Nutzbaren Lieferanten-Mitarbeiter überführt.

Anpassungen – Zeiten (Auftraggeber)

Werden Zeiten für geplante Mitarbeiter auf Seite des Auftraggebers angepasst, so findet diese Anpassung ebenfalls automatisch auf Seite des Nachunternehmers statt. Das betrifft die Anforderungen selbst, so wie auch zeitliche Anpassungen einzelner Schichten.

Somit unterliegt Kontrolle für einen ordnungsgemäßen Dienstplan in der Hand des Nachunternehmers.

Qualifikationen – Grundlagen / Mapping

Die Nachunternehmerplattform unterhält einen zentralen Qualifikationskatalog. Dieser ist für ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen zwischen Auftraggeber und Nachunternehmer unerlässlich.

Beide Partner müssen diese Anforderungen mit dem zentralen Katalog abgleichen. Das bedeutet, eine Qualifikation, welche mit der Nachunternehmerplattform interagiert, muss mit dem zentralen Katalog gemappt werden.

Für den Nachunternehmer bedeutet es gleichzeitig, dass eine Prüfung auf diese Qualifikation nicht übergangen werden kann.

Qualifikationen Zuordnung

Soll ein Dienst übertragen werden, dem eine nicht-gemappte Qualifikation zugeordnet ist, so wird eine Übertragung dieser Anforderung verweigert. Per Tooltip im dargestellten Fehlerhinweis zu Beginn der Anforderungszeile werden die fehlenden Qualifikationszuordnungen angezeigt:

Qualifikationskatalog

Der Qualifikationskatalog in den Grundlagen enthält folgende Elemente für eine Zuordnung:

• 34a nach Unterrichtung
• Sachkunde gem. §34a
• Fachkraft für Schutz- und Sicherheit
• Servicekraft für Schutz- und Sicherheit
• Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft ohne Prüfung
• Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft mit Prüfung
• Werkschutzfachkraft
• Werkschutzmeister / Meister für Schutz- und Sicherheit
• Sicherheitsfachwirt
• Security Management M.A.
• Security Management B.A.
• §5 LuftSiG
• §7 LuftSiG
• §8 LuftSiG
• §9 LuftSiG
• Sipo §8
• Betriebssanitäter
• Brandwache
• Detektiv
• Englisch
• Erste Hilfe
• Evakuierungshelfer
• Hundeführer
• Interventionskraft
• Rettungssanitäter
• Einsatzleiter
• Gruppenleiter
• Abschnittsleiter
• Bereichsleiter
• Supervisor
• Handsonde
• Führerschein
• Ü1 Sicherheitsüberprüfung
• Ü2 Sicherheitsüberprüfung
• Ü3 Sicherheitsüberprüfung
• VRR Tarifkunde
• DFB Modul 1
• DFB Modul 2
• DFB Modul 3
• DFB Modul 4
• DFB Modul 5
• DFB Modul 6
• DFB Modul 7
• DFB Modul 8
• DFB Modul 9
• DFB Modul 8 = IT
• Standwachensondermodul

Nach Abschluss einer Veranstaltung ist der Nachunternehmer in der Lage, die komplette Stundenverrechnung an den Nachunternehmer zu übermitteln.

Der Auftraggeber kann unterschiedliche Konditionen als Basis für die Stundenverrechnung für jeden Nachunternehmer, Kunde, Auftrag und Tätigkeit in unterschiedlichen Kombinationen erstellen.

Die Stundenverrechnungssätze können dabei nicht nur für Normalstunden, sondern auch für sogenannte „Zuschlagsstunden“ zu besonderen Zeiten, wie in der Nacht oder am Wochenende gelten.

Aufbau der Nachunternehmerkonditionen

Abrechnungsarten

Die Abrechnungsarten definieren ein Modell an welchen Tagen zu welcher Uhrzeit eine Berechnung berücksichtigt wird. Es können beliebige viele Abrechnungsarten erstellt werden. Diese werden in den Abrechnungsmodellen den jeweiligen Positionen zugewiesen.

Die Option [Normalstunden] besitzt für eine Berechnung der Stundenverrechnung derzeit keine Relevanz.

Abrechnungsmodelle

Über die Abrechnungsmodelle werden die wichtigsten Abrechnungsinformationen für die Stundenverrechnung zusammengeführt und definiert.

Im unteren Bereich können für jedes Modell die gewünschten Positionen erstellt werden. Dabei handelt es sich häufig um Normalstunden, Nacht- oder Sonntagszuschläge und sonstige Zulagen. Je nach Anlage der Abrechnungsarten können auch absolute Stunden in Tag-, Nacht- und z.B. Sonntagsstunden darüber definiert werden.

In den Modellpositionen stehen folgende Feldeingaben zur Verfügung:

Name

Dieser sollte Aussagekräftig sein. um in den Nachunternehmerkonditionen den Zweck klar zu erkennen.

Gültigkeitsbeginn / Gültigkeitsablauf

Diese Zeile kann optional zeitlich eingeschränkt werden. Das Datum bezieht sich dabei auf das Datum der zu berechnenden Schicht.

Abrechnungsart

Die Abrechnungsart definiert die Tage und/oder Tagtypen so wie die jeweilige Tages-/Nachtzeit, welche diese Zeile für die Berechnung abdeckt.

Betrag

Ein fester Betrag, welcher für diese Zeile angegeben werden kann. Derzeit gibt es nur den fest definierten Wert-Typ „pro Stunde“. Daher gilt dieser Betrag pro Stunde.

Referenzposition

Statt des eingegebenen Betrags wird auf diese Position referenziert.

Zuschlag (Prozentual)

Prozentualer Wert, welcher auf den Betrag der Referenzposition angewandt wird.

Zuschlag (fester Betrag)

Fester Betrag, welcher zum Betrag der Referenzposition addiert wird.

Nachunternehmerkonditionen

Im Fenster Nachunternehmerkonditionen werden die angelegten Abrechnungsmodelle den Lieferanten zugeordnet.

Diese Zuordnung kann zeitlich eingeschränkt und auch noch nachträglich wieder bearbeitet werden. Zusätzlich können weitere Einschränkungen wie z.B. für Kunden und Aufträge getroffen werden.

Nach erfolgter Zuweisung können die Werte einzelner Positionen individuell überschrieben werden. Somit entsteht nach und nach eine Liste der Nachunternehmerkonditionen, welche eine Übersicht der vereinbarten Preisstruktur abbildet.

Berechnen

Das Fenster [Nachberechnen] wurde ergänzt um die Option [Nachunternehmer berechnen].

Diese berechnet automatisch den ausgewählten Zeitraum inklusive aller darin befindlichen Schichten, welche durch Nachunternehmer geplant sind. Die Berechnung muss manuell angestoßen werden. Die Berechnung kann durchgeführt werden, solange für die betroffenen Schichten noch keine Übermittlung an den Nachunternehmer erfolgt ist. Eine Übermittlung der Stundenverrechnung an den Nachunternehmer findet im Fenster [Auftragsvergabe] statt.

Auswertung

Nach der Berechnung steht dem Auftraggeber die Stundenverrechnung in der Auswertung [Nachunternehmer Verrechnung] zu Verfügung.

In dieser Auswertung sind alle berechneten Datensätze gelistet.

Übermitteln

Die Stundenverrechnung wird über das Fenster [Auftragsvergabe] übermittelt. Eine einmal übermittelte Verrechnung kann nicht Rückgängig gemacht werden.

Es können nur vollständige Zeilen übermittelt werden wenn:

• Keine Anforderung/Anfrage offen
• Alle Schichten geplant
• Alle Schichten berechnet

Auf Seite des Nachunternehmers steht in Version 1nur eine Auswertung zu Verfügung. In dieser sind alle vom Auftraggeber berechneten und übermittelten Schichten enthalten.

Auswertung

Nach Übermittlung der Stundenverrechnung durch den Auftraggeber stehen dem Nachunternehmer die Daten in der Auswertung zu Verfügung.

In dieser Auswertung sind alle berechneten Datensätze gelistet.

Bei DISPONIC One handelt es sich um eine in der Funktionalität reduzierte Version von DISPONIC.

Diese ist kostenlos verfügbar.

Die Version umfasst eine leicht reduzierte Planungsfunktionalität.

Funktionsumfang:

• Stammdaten
  • Mitarbeiter
  • Aufträge
• Dienstplanung
• Auswertungen
• Nachunternehmerplattform
  • Fremdaufträge
  • Informationen
  • Auswertungen
• Grundlagen
• Systemeinstellungen (eingeschränkt)
  • Kundenzuordnung